Guida al flusso · Segnalazione guasto e manutenzione
Segnalazione guasto e manutenzione, passo per passo
Un guasto su un'attrezzatura, un impianto o un locale, dalla segnalazione dal telefono alla chiusura: la presa in carico con chi chiamare, il fuori servizio, la macchina ferma che passa alla direzione, il pericolo con la sicurezza, l'attesa del ricambio, il controllo prima della rimessa in uso e il registro dei guasti.
- Flusso
- Segnalazione guasto e manutenzione
- Versione
- 1.0 — nove stage
- Chi lo usa
- Chiunque abbia un utente (segnala), la manutenzione (prende in carico, ripara, chiude), il preposto del reparto (riceve l'avviso, mette fuori servizio), la sicurezza e la direzione nei guasti con un pericolo o fermi da due giorni. La ditta esterna non entra in Iterly
- Azienda di fantasia
- Immobiliare Belvedere, Borgo Sereno
- Percorsi
- Dal telefono, caso tipico, macchina ferma e fuori servizio, pericolo con la sicurezza, attesa del ricambio, riparazione provvisoria, sostituito, non è un guasto, doppione, intervento registrato da un controllo, registro
- Schermate
- 45
Azienda, persone, macchine e ditte sono di fantasia. Le schermate sono vere: sono state catturate percorrendo il flusso, e ogni passaggio che la guida racconta è avvenuto davvero. Il flusso è registro e regia, non un sistema di manutenzione: non pianifica le manutenzioni periodiche, non tiene il registro di controllo dell'attrezzatura né quello antincendio e non ferma le macchine. Le regole del D.Lgs. 81/2008 qui ricordate sono promemoria decisi dal titolare su un'analisi preliminare, da far rivedere al vostro consulente della sicurezza.
Chi c'è dentro
Quattro ruoli da assegnare — manutenzione, preposto, referente sicurezza e direzione — e chi segnala, che non è un ruolo: chiunque abbia un utente. Il preposto del reparto non si sceglie a ogni guasto: lo dice l'anagrafica Reparti, e riceve l'avviso dei guasti del suo reparto.
| Persona | Ruolo | Cosa fa nel flusso |
|---|---|---|
| Sara Colombo | chi segnala | Lavora in Produzione. Segnala dal telefono in sei campi, con una foto, e segue la sua pratica in In osservazione fino all'email di chiusura. |
| Dario Fabbri | chi segnala | In ufficio e in magazzino: segnala il carrello fermo, la caldaia che perde, la stampante che non si accende. |
| Tommaso Riva | manutenzione | Il manutentore interno, che chiama anche le ditte. Prende in carico, mette fuori servizio, aggiorna, mette in attesa, rimette in uso e chiude; corregge il registro in archivio. Trova le attese in In gestione. |
| Lorenzo Gentile | preposto | Il preposto di Produzione e Magazzino, scelto in Reparti. Riceve l'avviso dei guasti dei suoi reparti e può metterli fuori servizio o segnalare un pericolo; poi osserva. Ha anche il ruolo preposto, per registrare un intervento per conto di chi glielo dice. |
| Marta Ricci | referente sicurezza | Nei guasti con un pericolo registra la pratica di Quasi-infortunio o di Infortunio, o scrive perché non serve: prima, nessuno può chiudere, mettere in attesa o rimettere in uso. |
| Fabrizio Testa | direzione | Riceve gli avvisi, senza bottoni: una macchina ferma non presa in carico dopo due giorni lavorativi e ogni guasto con un pericolo. |
La mappa
Una pratica è un guasto o un intervento straordinario su un'attrezzatura, un impianto o un locale. Nove stage, in due famiglie: quella normale e quella PERICOLO, dove entra ogni pratica con un pericolo e da cui non si esce. Lo smistamento è un passaggio automatico, senza persone; l'attesa è «in gestione».
-
NUOVA SEGNALAZIONE chiunque abbia un utente; per «Registra» manutenzione, preposto, sicurezza, direzione
- Segnala un guasto: reparto, attrezzatura, se si può usare, se qualcuno si è fatto male o poteva, che cosa succede, una foto. Registra un intervento: gli stessi campi, più l'origine (una segnalazione a voce, una non conformità, un quasi-infortunio, un controllo o una verifica periodica…) e il numero collegato.
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SMISTAMENTO nessuno: passa subito
- un pericolo, non ancora presa in carico PERICOLO DA PRENDERE IN CARICO
- nessun pericolo, non ancora presa in carico DA PRENDERE IN CARICO
- un pericolo, già presa in carico (di ritorno dall'attesa) PERICOLO IN LAVORAZIONE
- negli altri casi IN LAVORAZIONE
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DA PRENDERE IN CARICO manutenzione e il preposto del reparto; chi segnala osserva
- Prendi in carico (con chi interviene e la ditta), Metti fuori servizio (anche il preposto), C'era un pericolo, Non è un guasto, Doppione. Solleciti ogni giorno lavorativo se la macchina è ferma, ogni tre se no. Ferma e non presa in carico dopo due giorni lavorativi dall'apertura: passa a FERMA DA PRENDERE IN CARICO.
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FERMA DA PRENDERE IN CARICO come sopra, più la direzione (avviso, senza bottoni)
- Le stesse azioni; sollecito ogni giorno lavorativo a manutenzione, preposto e direzione.
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PERICOLO DA PRENDERE IN CARICO manutenzione, preposto, sicurezza; la direzione con l'avviso
- La sicurezza registra la pratica di sicurezza (il numero di Quasi-infortunio o di Infortunio) o scrive perché non serve. Prima la manutenzione può solo prendere in carico e mettere fuori servizio. Sollecito ogni giorno lavorativo.
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IN LAVORAZIONE manutenzione; preposto e chi segnala osservano
- Aggiorna, Metti fuori servizio, C'era un pericolo, In attesa, Rimetti in uso (riparazione provvisoria), e le chiusure: Riparato, Sostituito o dismesso, Non è un guasto, Doppione. Sollecito ogni cinque giorni lavorativi se ferma, ogni dieci se no.
-
PERICOLO IN LAVORAZIONE manutenzione e sicurezza; preposto, direzione e chi segnala osservano
- Come IN LAVORAZIONE, ma chiusure, attesa e rimessa in uso solo dopo la sicurezza. Sollecito ogni cinque giorni lavorativi alla manutenzione e alla sicurezza.
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IN ATTESA manutenzione, in **In gestione**
- Il ricambio, la ditta, la riparazione definitiva. Nessuna email: alle 8 del giorno di ripresa torna in lavorazione (da SMISTAMENTO), con l'email. Prima, Riprendi il lavoro.
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CHIUSA manutenzione, preposto e chi segnala ricevono l'email
- Archivio, con l'esito: Riparato, Sostituito o dismesso, Non è un guasto, Doppione. Con le prime due la manutenzione corregge i dati del registro (il costo quando arriva la fattura).
Dal telefono
La segnalazione si fa dal telefono, nel reparto, davanti alla macchina. Se c'è un pericolo immediato, prima ci si ferma e si avvisa a voce: la segnalazione viene dopo.
La scrivania di Sara
Sara apre Iterly dal telefono: in Creazione c'è Segnalazione guasto e manutenzione. Il bottone è Avvia.
Segnala un guasto
Sei campi, quattro a scelta: Reparto, Attrezzatura o impianto (il codice scritto sulla macchina; se non c'è, la prima voce, «(Non in elenco…)», e si scrive nella descrizione che cos'è), Si può usare?, Qualcuno si è fatto male?, Che cosa succede e la Foto. Nessuna priorità da scegliere: lo stato d'uso è la priorità.
La segnalazione compilata
Il trapano a colonna T01 vibra e dà l'errore E42: si può usare con cautela, nessuno si è fatto male. Per la foto Sara sceglie dalla galleria… ma prende il video al posto della foto.
Il video non si carica, i campi restano
Iterly rifiuta il video e lo dice in rosso. Quello che Sara ha scritto resta: reparto, attrezzatura, le due scelte, la descrizione. Solo il file va scelto di nuovo, e il messaggio lo dice: il telefono non lascia ripresentare un file. Sara sceglie la foto: va bene anche in HEIC, il formato in cui la salvano l'iPhone e molti Android.
In osservazione
La pratica nasce e va alla manutenzione e al preposto di Produzione. Sara la trova in In osservazione: vede a che punto è, senza email, fino a quella di chiusura.
Il caso tipico
L'email alla manutenzione
Tommaso riceve l'email con i dati della pratica e Chi chiamare per l'assistenza, letto dall'anagrafica Attrezzature e impianti: l'officina, il telefono, il numero del contratto. Anche Lorenzo, il preposto di Produzione, la riceve.
La scrivania della manutenzione
In Da fare i guasti da prendere in carico e quelli in lavorazione; le attese in In gestione.
La segnalazione di Sara
Il riepilogo dice che cosa, dove, in che stato e chi chiamare; nei Dettagli la descrizione e la foto. I bottoni sono quelli dello stage.
Prendi in carico
Tommaso corregge, se serve, Si può usare? (decide il ritmo dei solleciti), sceglie Chi interviene e la Ditta, e scrive nelle note che cosa ha fatto. Una ditta o il costruttore in sede: idoneità, informazione sui rischi e coordinamento valgono sempre (art. 26 D.Lgs. 81/2008); un contratto di manutenzione si segue in Lavori in appalto.
In lavorazione
La pratica è in lavorazione: Tommaso può aggiornarla, metterla fuori servizio, in attesa, rimetterla in uso con una riparazione provvisoria o chiuderla.
Chiudi: riparato
Il giorno dell'intervento, che cosa è stato fatto, il controllo prima della rimessa in uso — sempre una scelta esplicita: dopo una riparazione su un'attrezzatura che si deteriora con l'uso serve il controllo di una persona competente (art. 71 c. 8) — il rapportino, se è già successo (la cinghia, a settembre) e il costo senza IVA. «Già successo» è il momento di pensare a una Non conformità o a una voce di manutenzione preventiva nello Scadenzario.
L'email di chiusura
Sara riceve l'email di chiusura (il testo è fisso: «Azione richiesta: CHIUSA»), e la pratica passa nelle sue Archiviate. La ricevono anche il preposto e la manutenzione.
La macchina ferma
Il carrello elevatore del magazzino perde le forche: Dario lo ha lasciato a terra, spento, e ha segnalato «No, è ferma».
L'avviso al preposto
Lorenzo è il preposto del Magazzino: la segnalazione è nel suo Da fare, con i bottoni della presa in carico che lo riguardano.
Metti fuori servizio
Lorenzo scrive come l'ha fermato: cartello, chiave tolta, carrello parcheggiato. «Fuori servizio» diventa Sì, con la data. È un fatto registrato, non uno stato d'uso: Iterly non ferma la macchina. Il preposto la ferma per il tempo necessario; la decisione definitiva è del datore di lavoro o del dirigente.
Due giorni lavorativi dopo, la direzione
Il carrello è fermo e nessuno l'ha preso in carico: due giorni lavorativi dall'apertura dopo, la pratica passa anche alla direzione, con l'email. Conta dall'apertura, non dal fuori servizio: una macchina aperta da due giorni e fermata adesso passa alla direzione al giro successivo del controllo automatico.
La direzione, senza bottoni
Fabrizio vede la pratica nel suo Da fare, senza bottoni: è un avviso. La vede finché è nel suo avviso; quando la manutenzione la prende in carico, non la vede più.
Rimetti in uso, con una riparazione provvisoria
Tommaso prende in carico il carrello e, in attesa del ricambio originale, lo rimette in uso con una guarnizione di recupero: scrive la riparazione provvisoria e i suoi limiti (800 kg), il controllo fatto e chi l'ha fatto. «Fuori servizio» torna No; la pratica resta aperta fino alla riparazione definitiva.
Il pericolo
Il carter di protezione del tornio si è aperto durante la lavorazione: Sara ha segnalato «Poteva succedere». Ogni pratica con un pericolo entra nella famiglia PERICOLO, e non ne esce.
La scrivania della sicurezza
Il guasto con il pericolo arriva a Marta, alla manutenzione, al preposto e, con l'avviso, alla direzione.
Prima della sicurezza
Tommaso può prendere in carico e mettere fuori servizio, non chiudere: nessuna chiusura, attesa o rimessa in uso prima della sicurezza.
Registra la pratica di sicurezza
Marta ha aperto il Quasi-infortunio: qui ne scrive il tipo e il numero, e là il numero di questa. Dopo, le resta solo questo bottone, per correggere il numero o il tipo: «Nessuna pratica di sicurezza» si usa una volta sola, prima di ogni registrazione.
Dopo la sicurezza
Ora Tommaso ha anche le chiusure. Il carter non si chiude: mette il tornio fuori servizio con il sezionatore lucchettato.
C'era un pericolo: avvisa la sicurezza
La caldaia della sede perde acqua: Tommaso l'ha presa in carico e scopre che l'acqua esce vicino al quadro elettrico. C'era un pericolo riporta la pratica alla presa in carico, nella famiglia PERICOLO, con l'email alla sicurezza e alla direzione. Nella situazione, non le persone: niente nomi né dati di salute.
Nessuna pratica di sicurezza: perché
Il quadro è stagno e il locale chiuso a chiave: nessuno poteva arrivarci. Marta scrive perché non serve una pratica di sicurezza; anche questo sblocca le chiusure. Un pericolo non si abbassa: una segnalazione sbagliata si chiude così.
L'attesa del ricambio
In attesa di ricambio o ditta
La pompa della caldaia va ordinata: Tommaso sceglie Attesa: motivo, la data di ripresa prevista, la ditta e il numero della Richiesta di acquisto. La data è da domani in poi: con la data di oggi la pratica torna subito in lavorazione.
In gestione
La caldaia è in In gestione: nessuna email e nessun sollecito finché si aspetta. Se il ricambio arriva prima, Riprendi il lavoro.
Il giorno di ripresa
Alle 8 del giorno di ripresa la pratica torna in lavorazione da sola, nella sua famiglia (qui PERICOLO IN LAVORAZIONE), con l'email. «Attesa: motivo» e «Attesa: ripresa prevista il» restano scritti: dicono l'ultima attesa.
Le altre chiusure
Chiudi: sostituito o dismesso
La stampante dell'ufficio non vale la riparazione: si rottama. Tommaso scrive che cosa è stato deciso, il costo e il numero della Richiesta di acquisto della nuova. In Attrezzature e impianti la voce vecchia si rinomina «(dismessa)» in fondo al nome o si elimina, e si aggiunge la nuova.
Chiudi: non è un guasto
L'ascensore non partiva perché un carrello delle pulizie bloccava la porta: non è un guasto. Se il problema fosse nel prodotto o nel servizio, si aprirebbe una Non conformità; se fosse un DPI consegnato a una persona, Consegna DPI.
Chiudi: doppione
Sara ha segnalato il carrello che Dario aveva già segnalato: Tommaso scrive il numero della pratica che segue lo stesso guasto. Ogni chiusura riporta «Fuori servizio» a No.
Registra un intervento
Dal controllo periodico
Alla verifica semestrale un estintore è scarico. Tommaso usa Registra un intervento, con l'origine «Controllo o verifica periodica» e il numero della pratica dello Scadenzario; lì scrive il numero di questa. Lo stesso per una segnalazione a voce di chi non ha un utente, una non conformità, un quasi-infortunio. Antincendio: interviene solo un tecnico manutentore qualificato, e l'intervento va anche nel registro dei controlli antincendio.
Il registro
Iterly non conta i guasti né calcola fermi o costi totali: il registro è la vista Classica di Processi e il CSV del flusso, da Esportazione e Storico.
Correggi i dati del registro
Arriva la fattura dell'officina: in archivio Tommaso corregge il costo. Si correggono solo i dati del registro (attrezzatura, reparto, chi interviene, ditta, ricorrenza, costo, numeri); il racconto dell'intervento resta com'è. La fattura vera passa da Approvazione fatture passive.
Il registro di una macchina
Nella vista Classica, il filtro su Attrezzatura o impianto con il codice «T01» mostra la storia del trapano: la cinghia di settembre e i cuscinetti di oggi. Il filtro cerca «contiene»: per questo i codici non si contengono l'uno nell'altro («T1» troverebbe anche «T12»).
Le macchine ferme adesso
Il filtro «Sì» su Fuori servizio mostra le macchine ferme in questo momento. Le attese in corso sono le pratiche nello stage IN ATTESA; il fermo si calcola nel foglio da «Fuori servizio dal» (o dall'apertura) a «Rimessa in uso il».
Che cosa resta fuori
- Il piano delle manutenzioni periodiche e le verifiche di legge: messa a terra (DPR 462/2001), antincendio (DM 1/9/2021) e Allegato VII stanno nel catalogo dello Scadenzario. Ascensori (DPR 162/1999) e impianti termici (DPR 74/2013) non ci sono ancora: aggiungeteli a mano nel suo catalogo, con la periodicità che vi indica il consulente. Qui arriva solo l'esito negativo, come origine.
- Il registro di controllo dell'attrezzatura (art. 71 c. 9, almeno tre anni) e il registro dei controlli antincendio: la pratica ne ricorda il controllo, non li sostituisce.
- La decisione di fermare una macchina e di riprenderla, il DVR e il DUVRI: al preposto per il tempo necessario, poi al datore di lavoro o al dirigente, e all'RSPP.
- La modifica sostanziale di una macchina: se un intervento cambia funzioni, protezioni o prestazioni non è una riparazione; dal 20/1/2027 chi la fa ne risponde come fabbricante (Reg. (UE) 2023/1230). Si sente l'RSPP prima di rimetterla in uso.
- Le segnalazioni anonime (whistleblowing): qui chi segnala è sempre il creatore della pratica.
Con gli altri flussi
- Quasi-infortunio e Infortunio: un guasto con un pericolo vive in tutte e due. La sicurezza scrive qui il numero della sua pratica, e là il numero di questa. Chi si è fatto male va in Infortunio, mai qui.
- Non conformità: un guasto che ha prodotto pezzi o servizi non conformi apre anche una NC, e qui se ne scrive il numero alla chiusura. Un guasto senza prodotti non conformi resta qui.
- Consegna DPI: i DPI consegnati a una persona si sostituiscono lì, dalla scheda di chi li ha. I DPI di reparto senza consegna personale (un'imbracatura o un respiratore in comune) e le protezioni collettive (una linea vita) stanno qui, come attrezzature.
- Scadenzario adempimenti ricorrenti: le verifiche periodiche; un esito negativo si registra qui con «Registra un intervento», origine «Controllo o verifica periodica».
- Richiesta di acquisto, Lavori in appalto, Approvazione fatture passive: il ricambio si chiede lì, la ditta in sede con un contratto si segue lì, la fattura si paga lì. Qui se ne scrivono i numeri.
Prima di adottare
Chi segnala è chiunque abbia un utente: chi non ce l'ha lo dice al preposto o alla manutenzione, che usano «Registra un intervento».
Reparti porta il preposto di ogni reparto (una Relazione verso Dipendenti, con l'email del suo utente): è lui che riceve l'avviso. Un reparto senza preposto manda i suoi guasti alla sola manutenzione. Se avete già Reparti da Quasi-infortunio o Non conformità, si riusa così com'è; se esiste senza il campo preposto, aggiungete la Relazione prima di importare, altrimenti il preposto non riceve niente.
Attrezzature e impianti arriva con otto voci generiche; aggiungete le vostre macchine con un codice che nessun altro contenga («T01», non «T1»), il reparto, la matricola (per le attrezzature dell'Allegato VII quella INAIL) e Chi chiamare: ditta, telefono, numero del contratto, mai nomi di dipendenti. Va nell'email alla manutenzione. Qui anche i DPI di reparto e le protezioni collettive.
Fornitori sono le ditte che intervengono: senza, il menu della Ditta è vuoto.
La foto si carica com'è, anche in HEIC: su Mac, iPhone e Android si apre, su Windows serve l'estensione HEIF di Microsoft. Della macchina, del display, del pezzo rotto: niente volti, badge o targhe.
Da sapere
- Chi ha la pratica vede tutto, costi e rapportini compresi: la manutenzione, il preposto del reparto, la sicurezza e la direzione nelle loro, chi ha segnalato la sua. Non i colleghi. L'amministratore vede ogni pratica e scarica ogni file.
- La direzione vede la pratica solo finché è nel suo avviso: ferma da prendere in carico, o con un pericolo da prendere in carico o in lavorazione. Dopo, anche il link della sua email risponde «accesso negato»: le chiuse le trova l'amministratore, o il CSV di chi le ha.
- La sicurezza riceve i solleciti di un guasto con pericolo fino alla chiusura, anche dopo aver registrato la sua pratica.
- I solleciti contano i giorni lavorativi del calendario nazionale: non conoscono l'orario di lavoro, il santo patrono e le chiusure aziendali. Le email hanno il testo fisso «Azione richiesta: …», anche quella di chiusura.
- Dopo un rifiuto (un file non ammesso, un costo scritto male) la finestra conserva i valori scritti, non i file: la foto o il rapportino vanno scelti di nuovo.
- «Presa in carico il» è l'ultima presa: un pericolo scoperto dopo riporta alla presa in carico.
- Note e racconti mostrano l'ultimo invio; un rapportino sostituito resta nello Storico.
- Gli importi escono con il punto e due decimali in email, scheda, PDF e nella vista classica; con la virgola nel CSV.
- Conservazione: nessuna eliminazione automatica. Almeno tre anni per i controlli (art. 71 c. 9), di solito la vita dell'attrezzatura; le pratiche chiuse si eliminano una per una dall'amministratore. Un aggiornamento dello Store non cambia le pratiche aperte.
Per usarlo nella tua azienda
Come adottarlo
Sette passi, da Amministrazione e dallo Store, fatti da chi amministra l'azienda. Qui l'azienda è vuota: nascono i quattro ruoli e le quattro anagrafiche. Se avete già Quasi-infortunio, Non conformità o Qualifica fornitori, Reparti, Dipendenti, Fornitori e i ruoli ci sono già, e l'import li riusa senza toccarli e senza reinserire le voci.
- Importa il flusso dallo Store
- Assegna i ruoli
- Aggiungi le voci di Dipendenti
- Rivedi le voci di Reparti e scegli il preposto
- Rivedi le voci di Attrezzature e impianti e aggiungi le macchine
- Aggiungi le voci di Fornitori
- Pubblica il flusso e parti
Importa il flusso dallo Store
Sulla scheda premi Importa. Il piano mostra quattro anagrafiche — Attrezzature e impianti (otto voci), Reparti (quattro voci), Dipendenti e Fornitori — e quattro ruoli. La casella Inserisci le voci iniziali proposte dal file permette di rinunciare alle voci. L'avviso sulla formula «Preposto dell'area» ricorda di controllare che risolva a qualcuno: lo fa il passo di Reparti.
Assegna i ruoli
Metti almeno un utente in manutenzione, referente sicurezza e direzione; in preposto chi registra un intervento per conto di altri. Chi segnala non ha un ruolo.
Aggiungi le voci di Dipendenti
In Dipendenti almeno i preposti, con l'email del loro utente: è così che il preposto del reparto riceve l'avviso.
Rivedi le voci di Reparti e scegli il preposto
Arrivano già inserite: rinomina o aggiungi i vostri reparti e scegli il preposto di ciascuno. Un reparto senza preposto manda i guasti alla sola manutenzione.
Rivedi le voci di Attrezzature e impianti e aggiungi le macchine
Le otto voci generiche arrivano già inserite; «(Non in elenco: scrivilo nella descrizione)» resta la prima del menu. Aggiungi le macchine e gli impianti con il codice in testa, il reparto, la matricola e Chi chiamare.
Aggiungi le voci di Fornitori
Le ditte che intervengono: officine, assistenza dei costruttori, impiantisti. Senza, il menu della Ditta è vuoto.
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