Richieste degli interessati GDPR, passo per passo

Come leggerla

Ogni passo è una schermata vera, scattata nell'ordine in cui le cose sono successe a Immobiliare Belvedere. I numeri delle pratiche e le date sono quelli del giorno in cui le schermate sono state fatte: nella tua azienda saranno altri.

Il filo principale è la richiesta di accesso di un'ex dipendente, arrivata per email a Mario: la segui dalla registrazione alla conservazione del fascicolo. Le altre pratiche (la richiesta di un avvocato senza delega, la cancellazione chiesta da un cliente che la direzione decide, la lettera arrivata in ritardo, il candidato con l'incarico da correggere, la richiesta di due anni fa da eliminare, la lamentela che non è una richiesta) mostrano le strade laterali.

Nelle schermate vedi codici, non nomi: RIC-2026-10-26-1 è la richiesta, 1234-D1 e 1234-D2 sono i documenti del fascicolo. Il nome dell'interessato sta solo nel documento, nell'archivio «Richieste degli interessati».

Il termine, la sospensione, la proroga

Un mese dal ricevimento (art. 12 GDPR), alla data corrispondente: una richiesta ricevuta il 5 marzo si risponde entro il 5 aprile, anche se è un sabato. Il termine lo calcola il flusso dalla data di ricevimento, che chi registra scrive: il giorno in cui la richiesta è arrivata in azienda, a chiunque, non il giorno in cui qualcuno l'ha letta. Sette giorni prima arriva il promemoria; il giorno dopo il termine la pratica passa in OLTRE IL TERMINE e avvisa anche la direzione.

La sospensione. Se serve una prova dell'identità o una precisazione, il referente la chiede subito, entro il termine: il termine si azzera e riparte da capo, un mese, quando l'integrazione arriva. Dopo 30 giorni senza integrazione la richiesta torna al referente, che la chiude come «non completata» o la avvia se l'integrazione arriva dopo. Una richiesta registrata quando il termine è già passato non si sospende: si lavora e la prova d'identità si chiede dal fascicolo.

La proroga. Due mesi in più, una volta sola, solo per richieste complesse o numerose, solo entro il primo mese e comunicata all'interessato con i motivi: il flusso chiede la conferma e sposta il termine a tre mesi dal ricevimento. Oltre il termine la proroga non c'è più.

Codici, documenti e il collega

Il fascicolo è una griglia della pratica: una riga per documento (la richiesta, le prove d'identità, le comunicazioni, la risposta, la copia dei dati forniti), con un codice, il tipo, la data e una nota. Il documento si crea dalla riga, nella struttura Richieste degli interessati: codice e tipo arrivano dalla riga, nome e recapito dell'interessato e il file si scrivono nella finestra. Il file viene salvato con il codice come nome. Le righe non si cancellano: si aggiunge una riga.

Il collega incaricato si indica con la sua email, come nel suo profilo. Riceve l'email, vede la richiesta e le istruzioni (non il fascicolo), registra dove ha cercato e che cosa ha trovato, con il materiale, ed esce dalla pratica. Un collega per volta. Se l'email non è quella di un utente attivo, la pratica passa in INCARICO DA CORREGGERE e lo dice al referente.

Dove si cercano i dati. Nei sistemi fuori da Iterly (posta, gestionale, consulente del lavoro, commercialista, fornitore informatico) cercano il referente e il collega. Nelle pratiche di Iterly cercano i ruoli di ciascun flusso: la ricerca di testo, la scheda e il PDF escludono le form riservate a chi non ha il ruolo, anche all'amministratore. Il referente incarica a turno chi li ha, o l'amministratore si assegna i ruoli per la ricerca e lo registra. Negli archivi documentali (CV dei candidati, ricevute) cerca l'amministratore.

Cosa fa ciascuno

• Chi registra (chiunque): registra la richiesta appena arriva, con la data, il canale e il documento; poi la osserva.
• Referente privacy: prende in carico; chiede l'integrazione; incarica un collega e lo corregge; proroga; aggiorna il fascicolo; registra la risposta accolta o propone alla direzione; registra la risposta motivata; sposta o anticipa l'eliminazione; elimina i documenti nell'archivio e lo registra.
• Direzione: conferma o non conferma un rifiuto, una limitazione o una risposta parziale; riceve l'avviso oltre il termine. Osserva tutte le pratiche; apre l'archivio.
• Collega incaricato (per email, uno per volta): cerca dove gli dice il referente e registra dove ha cercato e che cosa ha trovato, con il materiale.
• Amministratore: importa, assegna i ruoli, apre l'archivio «Richieste degli interessati»; senza i ruoli del flusso legge solo date ed esito; elimina i dati di una pratica chiusa, con il motivo.

Che cosa il flusso non fa

• Non riceve le richieste, non scrive all'interessato e non invia la risposta: registra, calcola il termine e ricorda. La risposta parte dalla posta dell'azienda.
• Non cerca i dati da solo: nei sistemi cercano il referente e il collega; nelle pratiche di Iterly i ruoli di ciascun flusso; negli archivi documentali l'amministratore.
• Non controlla che una risposta registrata come accolta sia davvero completa, né il contenuto della risposta motivata: chi nega anche in parte deve usare «Proponi alla direzione», e la conferma sui rimedi la dà chi risponde.
• Non sospende il termine per un'integrazione chiesta dopo il termine, e non fa slittare il termine al giorno lavorativo: la data è quella corrispondente del mese dopo.
• Non elimina i documenti da solo: alla scadenza avvisa, il referente elimina nell'archivio e lo registra. I dati di una pratica chiusa li elimina l'amministratore, con il motivo. I backup seguono i loro tempi.
• Non collega le pratiche fra loro: i numeri di Apertura posizione e selezione, Reclamo cliente, Violazione di dati personali e Cessazione del rapporto si copiano a mano, nei due versi.
• Non mostra i valori precedenti di un campo corretto: la pratica mostra l'ultimo invio, i valori di prima restano nel database fino all'eliminazione della pratica.

Prima di adottare

I ruoli. Servono utenti in referente privacy e in direzione: senza, le richieste restano senza destinatari e lo Storico lo dice. Chi registra e il collega incaricato non sono ruoli. I due ruoli sono anche i ruoli della struttura «Richieste degli interessati»: l'import li assegna alla struttura, e sono loro, con l'amministratore, ad aprire l'archivio, cercare, scaricare ed eliminare i documenti. Chi è amministratore dell'azienda apre l'archivio e scarica ogni documento, anche senza i ruoli: sceglilo di conseguenza. Se è un fornitore esterno, il rapporto passa da Richiesta di acquisto con l'accordo art. 28.

L'informativa deve dire come si esercitano i diritti: a chi scrivere, con quale indirizzo, che cosa aspettarsi e in quanto tempo. Un modello, da far rivedere al consulente privacy: «Puoi esercitare i diritti di accesso, rettifica, cancellazione, limitazione, portabilità e opposizione, e revocare il consenso, scrivendo a privacy@azienda.example o per posta a [indirizzo]. Rispondiamo entro un mese dal ricevimento, prorogabile di due mesi per richieste complesse, dandotene notizia. Puoi proporre reclamo al Garante per la protezione dei dati personali.»

Le risposte. Quattro modelli da preparare e far rivedere a un legale: la risposta accolta (che cosa trattiamo, perché, per quanto, a chi lo comunichiamo, la copia dei dati); la risposta parziale (che cosa sì, che cosa no e perché, i rimedi); il rifiuto (i motivi, il reclamo al Garante e il ricorso al giudice); la proroga (i motivi, entro il primo mese). Una limitazione per la difesa in giudizio (art. 2-undecies Codice privacy) si comunica con i motivi, salvo che la comunicazione comprometta la difesa.

Dove cercare. La casella email aziendale dell'ex dipendente è un dato personale per intero (Garante, provv. 165/2026): prima di cancellarla a fine rapporto, in Cessazione del rapporto, si tiene conto di una richiesta in corso. Le posizioni dei candidati sono in Apertura posizione e selezione, i reclami in Reclamo cliente: si cerca con i ruoli di quei flussi.

Le richieste abusive. Una richiesta si respinge come manifestamente infondata o eccessiva solo con una prova scritta che non mira a conoscere i propri dati (CGUE, C-526/24): una causa in corso o l'insistenza non bastano. La prima copia dei dati è gratuita.

La conservazione e i backup. Il fascicolo si conserva 24, 60 o 120 mesi (60 suggeriti: la prescrizione delle sanzioni e dell'azione di danno), più a lungo se c'è un reclamo o una causa. Un documento eliminato resta nelle copie di sicurezza per i loro tempi (fino a 90 giorni nella copia fuori sede): va detto nell'informativa. La pratica resta con date ed esito; se un giorno l'amministratore elimina i dati della pratica, resta un segnaposto. Nessuna revisione legale: il termine alla data corrispondente, la sospensione, la conservazione e le richieste abusive sono decisioni del titolare su un'analisi preliminare, da far rivedere prima dell'uso.

Da sapere

• Codici, non nomi. La richiesta è RIC con la data e un progressivo; i documenti del fascicolo sono il numero della pratica più D1, D2…; il nome sta solo nel documento. Due richieste lo stesso giorno: RIC-…-1 e RIC-…-2.
• L'email del collega si confronta esattamente con quella del profilo, maiuscole comprese: se non è di un utente attivo la pratica passa in INCARICO DA CORREGGERE. Un collega per volta; il secondo si incarica dopo che il primo ha registrato i dati. Ogni incarico rimanda l'email di LAVORAZIONE a tutto il ToDo.
• Chi scarica i file. I ruoli e l'amministratore dall'archivio; chi ha caricato un documento dalla pratica (la richiesta di chi registra, il materiale del collega) lo scarica dall'archivio finché non viene eliminato, anche dopo essere uscito dalla pratica.
• Dopo la conferma della direzione il termine superato non passa da OLTRE IL TERMINE: i solleciti vanno al referente, la direzione osserva.
• La proroga si offre una volta e solo entro il termine: entrare in lavorazione negli ultimi sette giorni fa partire subito anche il promemoria (due email vicine).
• Via API, chi registra riceve la scheda parziale ({"stato":"parziale"}) e il numero della pratica nell'intestazione Location.
• I valori precedenti di un campo corretto restano nel database e nessuna pagina li mostra: una risposta di accesso basata su Iterly contiene i dati com'erano all'ultimo invio. Da verificare con il consulente privacy.
• Le pratiche degli altri flussi che contengono dati dell'interessato (un reclamo, una posizione) si eliminano a parte: i documenti nei loro archivi, i dati di una pratica chiusa dall'amministratore, con il motivo.