Richiesta informazioni retributive, passo per passo

Come leggerla

Regia, non paghe. Il flusso fa quattro cose: tiene il termine, controlla la riconoscibilità, fa firmare la risposta alla direzione e conserva la prova della consegna. Il calcolo dei livelli medi e la classificazione del lavoro di pari valore li fa il consulente del lavoro.

Tre livelli di riservatezza. Richiesta e riepilogo sono visibili a chi apre la pratica (richiedente, Ufficio personale, direzione, amministratori). Prospetto, riconoscibilità e bozza solo a Ufficio personale e direzione. Risposta firmata, chiarimenti e invio anche al richiedente. Il responsabile diretto non compare mai. Le variabili della pratica — e quindi le email — contengono solo date, canale, esito e sì/no: nessun importo, nessun nome, nessun testo libero.

La bozza non è la risposta. Il richiedente legge soltanto il documento che la direzione firma: una bozza non approvata non arriva mai al lavoratore, nemmeno da «Dati pratica», nemmeno da un indirizzo di download. E l'esito si scrive nella pratica solo alla firma.

Materiali pronti

Testo dell'informativa annuale

Da adattare alla tua azienda e inviare ogni anno a tutti i lavoratori, nel modo che preferisci: email, bacheca o intranet, consegna con firma, insieme al cedolino. L'elenco dei destinatari, le ricevute o le firme sono la prova da allegare nella pratica.

Oggetto: il tuo diritto alle informazioni sulla retribuzione.

Il D.Lgs. 96/2026 (art. 7) ti dà il diritto di chiedere e ricevere per iscritto i livelli retributivi medi, divisi per sesso, delle categorie di lavoratori che svolgono il tuo stesso lavoro o un lavoro di pari valore. Insieme a queste informazioni ti comunichiamo anche il tuo livello retributivo e i criteri con cui si determinano le retribuzioni in azienda.

Come chiedere. Da Iterly, con l'azione «Chiedo le informazioni sulla mia retribuzione», oppure per iscritto all'Ufficio personale ([email o indirizzo]). Puoi chiedere anche tramite i rappresentanti dei lavoratori o un organismo di parità, con una tua delega.

Quando riceverai la risposta. Per iscritto, entro due mesi dalla richiesta. Il diritto si può esercitare non più di una volta l'anno. Se le informazioni ti sembrano inesatte o incomplete puoi chiedere chiarimenti, anche tramite i rappresentanti dei lavoratori: riceverai una risposta motivata, che ci impegniamo a darti entro 30 giorni.

Riservatezza. Non comunichiamo dati da cui si possa riconoscere la retribuzione di un singolo collega. Se in una categoria le persone sono troppo poche, quel dato non è nella risposta: vi possono accedere i rappresentanti dei lavoratori, l'Ispettorato del lavoro e la consigliera di parità, che possono assisterti senza rivelare le retribuzioni individuali. Le informazioni sui colleghi che ricevi si possono usare solo per far valere il diritto alla parità retributiva.

La tua retribuzione. Nessuna clausola contrattuale può limitare la tua facoltà di rendere nota la tua retribuzione.

Richiesta al consulente del lavoro, con la checklist del prospetto

Iterly non calcola i livelli medi: li fornisce il consulente. Questo è il testo da mandargli, con la lista di ciò che il prospetto deve contenere perché la casella «il prospetto è completo» sia vera. Fissa una data di consegna con almeno tre settimane di margine sulla scadenza della risposta: servono ancora la verifica, la bozza e la firma.

Oggetto: prospetto retributivo per una richiesta di informazioni (art. 7 D.Lgs. 96/2026).

Gentili, un nostro lavoratore ha chiesto le informazioni previste dall'art. 7 del D.Lgs. 96/2026. Vi chiediamo, entro il [data], un prospetto riferito al periodo [periodo], con le categorie di lavoratori che svolgono lo stesso lavoro o un lavoro di pari valore, definite in base alla classificazione del CCNL applicato e a criteri oggettivi e neutri rispetto al genere.

Il prospetto non deve contenere nomi né dati di singoli lavoratori, salvo quelli del richiedente indicati sotto. Vi preghiamo di trasmetterlo con un canale protetto: lo conserveremo in Iterly, in una scheda riservata alla direzione e all'Ufficio personale.

Il richiedente: [nome], [mansione]. Indicate la categoria in cui lo collocate e il suo livello retributivo individuale.

Il prospetto deve contenere:

• il periodo di riferimento e la data di elaborazione;
• le categorie di lavoratori che svolgono un lavoro uguale o di pari valore, con il criterio con cui le avete definite;
• per ogni cella categoria × sesso, il numero di persone;
• per ogni cella, la retribuzione lorda annua media e la retribuzione lorda oraria media, calcolate sugli elementi fissi e continuativi, esclusi i trattamenti economici individuali non strutturali (per esempio superminimi individuali, premi discrezionali, componenti temporanee non generalizzate nella categoria), con l'elenco degli elementi inclusi;
• la cella del richiedente: la soglia di riconoscibilità si conta escludendolo;
• il livello retributivo individuale del richiedente (lordo annuo e orario, calcolati sugli stessi elementi fissi e continuativi, esclusi i trattamenti economici individuali non strutturali: per esempio superminimi individuali, premi discrezionali, componenti temporanee non generalizzate nella categoria);
• la fonte (consulente, software paghe, interno).

Modello di risposta

Uno schema da adattare, non un parere. Segue ciò che il flusso fa preparare all'Ufficio personale: livello individuale, criteri e CCNL, medie delle celle comunicabili, e le diciture quando qualcosa non si può comunicare. Le diciture sono testi di Iterly scritti sulla norma: falle rivedere dal consulente o dal legale dell'azienda prima di usarle la prima volta. Le righe «Nota per chi compila» sono istruzioni per l'Ufficio personale, in un riquadro a parte: non vanno nella lettera.

Oggetto: risposta alla tua richiesta di informazioni retributive del [data].

1. Il tuo livello retributivo. Nel periodo [periodo] la tua retribuzione lorda annua è [importo] e quella oraria è [importo], calcolate sugli elementi fissi e continuativi, esclusi i trattamenti economici individuali non strutturali (per esempio superminimi individuali, premi discrezionali, componenti temporanee non generalizzate nella categoria). Sei inquadrato al livello [livello] del CCNL [nome].

Nota per chi compila: il livello individuale si include sempre.

2. I criteri. Le retribuzioni sono determinate secondo la classificazione e i minimi del CCNL [nome], applicato in azienda, e secondo [eventuali elementi aggiuntivi e i loro criteri: superminimi, premi, indennità].

3. I livelli medi per sesso. Per la categoria [categoria], che comprende chi svolge il tuo stesso lavoro o un lavoro di pari valore, nel periodo [periodo] i livelli retributivi medi sono: [per ogni cella comunicabile: sesso, media lorda annua, media lorda oraria].

Dicitura se nella categoria non c'è nessun altro. Nella tua categoria non ci sono altri lavoratori con cui confrontare la tua retribuzione: non ci sono quindi livelli medi da comunicarti.

Dicitura per una cella riservata. Per [categoria, sesso] il dato non ti viene comunicato, perché renderebbe riconoscibile la retribuzione di singoli colleghi. Ai sensi dell'art. 11 del D.Lgs. 96/2026 vi possono accedere i rappresentanti dei lavoratori, l'Ispettorato del lavoro e gli organismi di parità territorialmente competenti (la consigliera di parità), che possono assisterti senza rivelare le retribuzioni individuali.

Dicitura per il decreto atteso (datori fino a 49 dipendenti). Per i datori di lavoro fino a 49 dipendenti, le modalità con cui fornire queste informazioni devono essere fissate da un decreto del Ministro del lavoro (art. 7, c. 8, e art. 9, c. 4, D.Lgs. 96/2026), non ancora emanato alla data di questa risposta. Nel frattempo ti comunichiamo tutto ciò che possiamo senza rendere riconoscibili le retribuzioni dei colleghi.

Nota per chi compila: prima di inviare verifica che il decreto non sia stato emanato. Se lo è, non usare questa dicitura e segui le nuove modalità.

Se è una richiesta ripetuta. Ti abbiamo già risposto il [data] (pratica n. [numero]) e da allora i dati non sono cambiati: ti alleghiamo copia di quella risposta, che resta valida.

Nota per chi compila: una richiesta ripetuta non si respinge mai in silenzio, si risponde sempre per iscritto.

Chiarimenti. Se queste informazioni ti sembrano inesatte o incomplete puoi chiedere chiarimenti, anche tramite i rappresentanti dei lavoratori: da Iterly, dalla pratica di questa risposta, oppure per iscritto all'Ufficio personale. Ti daremo una risposta motivata entro 30 giorni.

Uso delle informazioni. Le informazioni sui livelli medi dei colleghi si possono usare solo per far valere il diritto alla parità retributiva.

[Luogo e data] — [Nome e ruolo di chi firma per il datore di lavoro]

La regola provvisoria di riconoscibilità, con un esempio

Una cella categoria × sesso si comunica solo se, escluso il richiedente, contiene almeno 3 persone. È una regola provvisoria dell'azienda, non di legge. Per i datori fino a 49 dipendenti le modalità le fisserà un decreto ministeriale, non ancora emanato; quando uscirà, Iterly pubblicherà un aggiornamento del flusso. Nel parere del 26 marzo 2026 sullo schema del decreto, il Garante privacy non ha indicato una soglia numerica: ha chiesto che il decreto ministeriale preveda livelli di aggregazione adeguati.

Esempio. Lorenza è un'impiegata. Nella sua categoria ci sono 4 donne, lei compresa, e 2 uomini. La categoria comprende tutti quelli che in azienda svolgono il suo stesso lavoro o un lavoro di pari valore, non solo il suo reparto.

• La cella donne ha 4 persone: escludendo Lorenza ne restano 3, quindi si comunica.

• La cella uomini ha 2 persone: è sotto soglia, quindi esce dalla risposta con la dicitura per la cella riservata.

• Se le donne fossero 3 (Lorenza compresa), ne resterebbero 2 oltre a lei: anche quella cella sarebbe riservata.

In ogni caso Lorenza riceve il suo livello individuale e i criteri.

Quale esito scegliere nella bozza.

• Completa: tutte le celle della categoria sono sopra soglia, oppure nella categoria non c'è nessun altro (usa la dicitura apposita).

• Parziale, in attesa del decreto: almeno una cella è sotto soglia e l'azienda ha fino a 49 dipendenti. Nella risposta vanno sia la dicitura per la cella riservata sia quella per il decreto.

• Con celle riservate: almeno una cella è sotto soglia e l'azienda ha 50 dipendenti o più. Nella risposta va solo la dicitura per la cella riservata.

• Rinvio alla risposta precedente: richiesta ripetuta entro 12 mesi, con dati non cambiati.

Come si usa nel flusso. Nella verifica di riconoscibilità l'Ufficio personale indica se tutte le celle sono sopra soglia, se alcune sono sotto soglia (e quali) oppure se non c'è nessun termine di confronto, e spunta la casella che conferma di aver applicato la regola. Poi sceglie l'esito della bozza come sopra; la direzione lo conferma firmando.

Da sapere

• Regia, non paghe. Il flusso tiene il termine, controlla la riconoscibilità, fa firmare la risposta e conserva la prova della consegna. Non calcola i livelli medi e non decide il lavoro di pari valore: li fornisce il consulente del lavoro, che non accede a Iterly.
• Il termine di due mesi non si sospende mai, nemmeno mentre la richiesta è «Da chiarire»: la legge non prevede sospensioni, e la scelta prudente è non presumerle. Una richiesta si respinge per iscritto, mai in silenzio.
• Si risponde sempre entro i due mesi, anche sotto i 50 dipendenti e senza decreto: si dà ciò che si può (livello individuale, criteri e CCNL, celle sopra soglia) con l'esito «Parziale, in attesa del decreto».
• Chiarimenti dopo la chiusura. Un chiarimento arrivato per iscritto dopo la chiusura della pratica si registra come nuova richiesta, ma non è una richiesta ripetuta: non si risponde con un rinvio. Il canale scritto resta aperto anche dopo la chiusura della pratica in Iterly; i 30 giorni sono l'impegno dell'azienda a rispondere.
• La soglia di riconoscibilità è una regola provvisoria dell'azienda. Quando il decreto uscirà, la nuova versione del flusso andrà adottata: chi ha già il flusso riceverà un avviso e un'email, ma il suo flusso non cambia da solo.
• Il limite di una richiesta l'anno si verifica a mano: il flusso chiede la verifica nell'archivio (casella obbligatoria) ma non la fa. Per ritrovare le richieste dello stesso lavoratore negli ultimi 12 mesi usa Esportazione e Storico: filtra per Creata da e per data, e cerca l'email del lavoratore nel testo per le richieste registrate. La pratica resta in archivio finché l'azienda non la elimina; il decreto non fissa per quanto conservare questi dati, e lo decide l'azienda con il consulente.
• Scheda, PDF ed esportazione della pratica non sono disponibili per il richiedente. Legge la risposta in «Dati pratica» e scarica il file firmato da lì.
• Un amministratore senza il ruolo ufficio personale né direzione vede solo le schede libere: Riepilogo, richiesta e informativa. Prospetto, riconoscibilità e bozza sono riservati ai due ruoli.
• Lo storico della pratica mostra i nomi delle azioni (per esempio «Rimanda in preparazione»), non il loro contenuto: lo vedono tutti quelli che aprono la pratica, richiedente compreso.
• Un richiedente con il ruolo ufficio personale o direzione vede le fasi riservate della propria richiesta e le lavora.
• Il responsabile diretto non vede mai la richiesta, per scelta. Nessun ruolo, nessun compito, nessuna osservazione lo riguarda.
• Il dipendente riceve un'email con il link, non il documento: la risposta firmata la apre in Iterly. Chi non ha un utente la riceve per iscritto dall'Ufficio personale (PEC, raccomandata o consegna a mano), con la prova allegata.
• I giorni lavorativi seguono il calendario nazionale: il santo patrono e le chiusure aziendali non contano.
• Dopo la prima risposta non c'è escalation automatica: una correzione decisa dopo la firma non riporta la pratica «In scadenza» e non manda l'avviso «Termine scaduto»; resta il sollecito settimanale all'Ufficio personale. Ogni azione sposta in avanti i solleciti settimanali o quotidiani; i timer legati a una data non si spostano.
• Il flusso non copre gli annunci di lavoro e il divieto di chiedere la storia retributiva ai candidati: stanno in un altro flusso, Apertura posizione e selezione. Non copre nemmeno i criteri di determinazione all'assunzione, che sono nell'informativa di Ingresso nuovo assunto.