Richiesta di acquisto, passo per passo

Come leggerla

Registro e regia, non gestionale. Iterly non manda l'ordine al fornitore, non calcola l'IVA né le scadenze di pagamento, non registra le fatture. Registra chi ha chiesto, approvato, verificato, ordinato e ricevuto, con le date e i documenti. Tutto IVA esclusa: righe, totali, soglie, importo ordinato. Il CSV è il registro degli ordini; la scheda e il PDF sono il fascicolo dell'acquisto.

Le regole stanno nelle anagrafiche. Le soglie in Soglie di acquisto (il flusso le porta: direzione oltre 1.000 €, più preventivi oltre 3.000 €), i controlli per tipo di acquisto nei tre flag di Categorie di acquisto (dieci categorie già inserite). Il flusso le legge a ogni richiesta e reinvio e copia nella pratica la soglia applicata: cambiare una soglia vale per le richieste nuove, ogni pratica ricorda la sua.

Una riga, una categoria; i controlli seguono gli importi. Tre totali filtrati — sicurezza, lavori in sede, dati personali — accendono le verifiche solo se sono maggiori di zero. Una categoria sbagliata le salta: nel dubbio si sceglie quella con più controlli.

Ogni modifica si riapprova. «Rimanda al richiedente» da qualunque stage prima dell'ordine porta la richiesta in DA RIVEDERE con le righe precompilate; il reinvio azzera approvazioni e verifiche e riparte dallo smistamento. Chi vuole cambiare una richiesta in approvazione chiede all'approvatore di rimandargliela.

Chi ha la pratica legge tutto. Nessuna form è ristretta: importi, preventivi, note e motivi li leggono chi ha chiesto, gli approvatori, acquisti e l'amministrazione. Il motivo resta fuori dalle email e dal registro, e l'aiuto chiede di non scrivere motivi di salute. I colleghi non vedono la pratica.

Soglie, preventivi e approvazioni

• Il responsabile prima, la direzione oltre la soglia. Il responsabile è quello scritto in Dipendenti accanto a chi chiede, letto all'invio; senza, o se è lui stesso o è disattivato, decide la direzione anche per 100 €. Oltre la soglia servono due firme: responsabile, poi direzione.
• Nel dubbio decide la direzione. Soglia rinominata o cancellata, record mancante, anagrafica senza il campo: tutto quello che non è «sotto soglia con il responsabile» va alla direzione. I nomi delle due soglie sono chiavi: non si rinominano.
• Più preventivi oltre soglia. Oltre 3.000 € con «Uno solo» il flusso scrive «Meno preventivi del minimo aziendale: Sì» nell'email e nella scheda: lo segnala, non lo impedisce. «Fornitore unico o urgenza» va spiegato nel motivo. Tre allegati per i preventivi, non confrontati.
• Gli importi si scrivono con la virgola o con il punto («1.200,50» o «1200.50»): il flusso li salva con due decimali e il punto (1200.50). Un valore ambiguo come «1.500» è rifiutato: si scrive 1500 oppure 1,5.
• I solleciti: ogni 2 giorni lavorativi a chi deve approvare, verificare o ordinare; un promemoria ogni 5 a chi deve correggere, e dopo 20 giorni lavorativi senza reinvio la richiesta si ritira da sola. I giorni lavorativi sono quelli nazionali, senza patrono e chiusure aziendali.

Le verifiche della sicurezza e della privacy

• Dopo l'approvazione e prima dell'ordine: costano solo per gli acquisti approvati e impediscono di ordinare senza via libera. In sequenza, sicurezza e poi privacy: un'email arriva solo a chi deve agire.
• Sicurezza: attrezzature, macchine, sostanze, DPI. Il referente scrive le prescrizioni, allega i documenti e dice se la valutazione dei rischi va aggiornata (una macchina o una sostanza nuova: avvisare l'RSPP; sostanze con la scheda di sicurezza prima dell'uso; DPI scelti con RSPP e medico competente). Esempi: una sedia ergonomica è un arredo, non passa; un trapano, un solvente e i guanti sì.
• Lavori o servizi in sede (art. 26 D.Lgs. 81/2008): pulizie, manutenzioni, installazioni. Il referente carica visura camerale e autocertificazione dell'idoneità tecnico-professionale, registra l'esito del DUVRI (redatto; non dovuto per servizi intellettuali, mere forniture e lavori fino a 5 uomini-giorno senza rischi particolari; ambiente a basso rischio con incaricato) e i costi della sicurezza da interferenze, anche se zero. I cantieri edili hanno regole proprie. Il coordinamento dei lavori, gli accessi e i cantieri restano fuori.
• Privacy: servizi che trattano dati personali (art. 28 GDPR): software, cloud, paghe, informatica, marketing. Il referente carica l'accordo o l'atto di nomina a responsabile, oppure dichiara che la nomina non serve (il fornitore non tratta dati per nostro conto, o è titolare autonomo: il consulente del lavoro, la banca). In entrambi i casi dice se lo strumento ha funzioni di IA: chi lo userà va formato e i dipendenti vanno informati.
• Dopo un reinvio le verifiche si ripetono e visura, autocertificazione e accordo si caricano di nuovo, anche se identici: il file precedente resta nello Storico.

Ordine, ratifica, consegna

• Ordine solo a fornitori in elenco. Il campo Fornitore è una tendina dall'anagrafica Fornitori: un fornitore nuovo lo aggiunge l'amministratore dell'azienda, prima dell'ordine. È anche il presidio contro i fornitori fittizi.
• Un ordine oltre l'approvato è una ratifica, senza tolleranza: la pratica torna in approvazione con l'importo ordinato, prima al responsabile e poi, se supera la soglia, alla direzione; «Non ratificare» chiude con «Non ratificato» e l'ordine resta fatto. Se acquisti sa prima che il prezzo è cambiato, usa «Rimanda al richiedente».
• Un acquisto urgente già fatto, con fattura o carta aziendale, si registra con «Registra un acquisto urgente già fatto» e segue la stessa approvazione come ratifica; approvato, va in ORDINATA senza passare da acquisti.
• L'attesa della consegna è «In gestione»: nessuna email, i bottoni nella sezione In gestione di chi chiede e di acquisti. L'avviso di ritardo arriva alle 8 di due giorni lavorativi dopo la consegna prevista e poi ogni cinque; una consegna parziale, una merce non conforme o una nuova data lo spostano.
• Termini di pagamento fra imprese: trenta giorni di legge, fino a sessanta per accordo, oltre sessanta solo se pattuito per iscritto e non gravemente iniquo (D.Lgs. 231/2002). Il flusso li registra e lo ricorda nell'aiuto; scadenze e interessi di mora restano al flusso futuro delle fatture passive.
• Merce non conforme: si apre una non conformità in Non conformità e azioni correttive con fonte «Fornitore» e si scrive qui il suo numero; il fornitore sostituisce o completa (la pratica resta in consegna) oppure si chiude con «Reso al fornitore» o «Ricevuto con non conformità». Contratto con durata o rinnovo: si apre una pratica nello Scadenzario (voce «Disdetta o rinnovo di un contratto di fornitura») e si scrive qui il numero; senza, la richiesta non si chiude.

Cosa fa ciascuno

• Chi chiede (chiunque): scrive la richiesta con le righe, i preventivi e il motivo, o registra un acquisto urgente già fatto; corregge e reinvia, o ritira; registra consegne, nuova data, merce non conforme, il numero dello Scadenzario.
• Responsabile (da Dipendenti): approva, rimanda, respinge; ratifica. Direzione: lo stesso oltre la soglia e per chi non ha un responsabile; osserva le chiuse.
• Referente sicurezza: via libera su attrezzature, sostanze e DPI; visura, autocertificazione, DUVRI e costi per i lavori in sede. Referente privacy: accordo art. 28 o nomina non necessaria, con l'IA.
• Acquisti: ordina, rimanda prima dell'ordine, annulla; registra consegne e chiusure con la NC; corregge i numeri in archivio.
• Amministrazione: osserva dalla consegna in poi e le chiuse; esporta il registro degli ordini.

Che cosa il flusso non fa

• Non manda l'ordine e non calcola: IVA, quantità per prezzo, scadenze di pagamento e fatture restano fuori (Approvazione fatture passive, in futuro).
• Non valuta i fornitori né coordina i lavori in appalto, gli accessi e i cantieri (Qualifica fornitori e lavori in appalto, in futuro); non fa la valutazione completa di uno strumento digitale o di IA (Adozione di un nuovo strumento digitale o IA, in futuro).
• Non gestisce le spese anticipate dal dipendente (Nota spese mensile), i viaggi e gli anticipi (Autorizzazione trasferta), la consegna dei DPI alle persone (Consegna DPI), la vita del contratto (Scadenzario), le azioni correttive verso il fornitore (Non conformità), un incidente di un fornitore che tratta dati (Violazione di dati personali): solo numeri copiati a mano, nei due versi.
• Non rileva un acquisto spezzato in più richieste sotto soglia (la ricerca per fornitore lo mostra) e non impedisce alla direzione di approvare un proprio acquisto: lo Storico dice chi ha approvato.
• Non è una revisione legale. Art. 26 D.Lgs. 81/2008, art. 28 GDPR, D.Lgs. 231/2002 sui termini di pagamento, art. 4 AI Act e L. 132/2025, ISO 9001 §8.4 entrano come cancelli, promemoria e aiuti, decisi dal titolare su un'analisi preliminare: i consulenti devono rivederli. Non è un modello 231: fornisce tracciabilità e poteri per soglia a chi ne ha uno.

Da sapere

• Il responsabile è quello dell'anagrafica al momento dell'invio: se cambia dopo, la pratica resta a chi c'era; un reinvio lo rilegge. Un dipendente senza email in anagrafica non viene mai riconosciuto.
• Le email portano le variabili, non il motivo né le righe: totali, soglia, stati delle approvazioni e delle verifiche, fornitore, importi, date. Partono anche a pratica già uscita dallo stage e dicono «Azione richiesta» anche negli avvisi senza bottoni. Chi chiede riceve l'email di ORDINATA anche se è lui stesso in acquisti: un solo avviso.
• Gli avvisi di ritardo arrivano alle 8 circa (fino a venti minuti dopo); una data di consegna già passata, anche in un acquisto urgente registrato dopo l'arrivo, manda l'avviso subito, un'ora dopo ORDINATA.
• Gli importi escono con il punto e due decimali (1234.50) in email, scheda, PDF e API, con la virgola nel CSV, senza separatore delle migliaia. Un importo con più di due decimali è rifiutato.
• Una categoria rinominata nell'anagrafica non cambia le pratiche già scritte; al reinvio di una richiesta va riscelta nelle righe. Un'anagrafica soglie_acquisto già presente senza il campo importo manda tutto alla direzione e non segnala i preventivi mancanti: aggiungi il campo.
• Note e motivi mostrano l'ultimo invio; i DDT e gli allegati sostituiti restano nello Storico. Un DDT registrato senza file conserva il file della consegna precedente. Visura, autocertificazione e accordo art. 28 si caricano di nuovo a ogni verifica.
• Sotto i 760 px di finestra la griglia delle righe mostra una scheda per riga.
• Chi vede: chi chiede sempre; il responsabile mentre deve approvare e dopo, se ha agito (dal link o con la ricerca); direzione, referenti sicurezza e privacy nei loro stage e sulle pratiche su cui hanno agito, la direzione anche tutte le chiuse; acquisti dall'ordine in poi e tutte le chiuse; l'amministrazione dalla consegna in poi e tutte le chiuse; l'amministratore dell'azienda tutte. I colleghi, il preposto del reparto e gli altri ruoli no.
• Nessun collegamento diretto con Non conformità, Scadenzario, Consegna DPI e Nota spese: solo numeri copiati a mano. I fornitori li inserisce l'amministratore dell'azienda, da Amministrazione › Oggetti dati o dall'API.
• Riferimenti: art. 26, 70, 76, 77 D.Lgs. 81/2008; art. 28 GDPR; D.Lgs. 231/2002 art. 4; D.Lgs. 231/2001; art. 4 AI Act e L. 132/2025; ISO 9001:2026 §8.4, §8.6, §8.7; art. 21 c. 4 DPR 633/72. Consultati il 23/10/2026. Nessuna revisione legale: decisioni del titolare su un'analisi preliminare. Iterly non cancella le pratiche da solo: la conservazione la decide il titolare.