Procedimento disciplinare, passo per passo

Come leggerla

Ogni passo è una schermata vera, scattata nell'ordine in cui le cose sono successe a Immobiliare Belvedere. I numeri delle pratiche e le date sono quelli del giorno in cui le schermate sono state fatte: nella tua azienda saranno altri.

Il tempo, nelle schermate, è stato fatto passare spostando le date (il termine per le difese, il giorno dell'audizione, il termine per decidere, la fine della conservazione): per questo in qualche riepilogo o email una data cade prima di un'altra che, nella realtà, verrebbe dopo — per esempio un termine per le difese anteriore alla contestazione. Le altre pratiche dell'agenzia sono state portate al loro punto prima delle schermate.

Le regole «CCNL esempio A» e «CCNL esempio B» sono esempi scritti per la guida, non i termini di un contratto collettivo: le tue le scrivi con il consulente del lavoro.

I termini che calcola il flusso

Cinque giorni per le difese (art. 7 L. 300/1970), o i giorni del CCNL se sono di più: di calendario dal giorno in cui il dipendente ha ricevuto la contestazione; se l'ultimo giorno non è lavorativo (sabato, domenica, festività nazionali) slitta al primo lavorativo dopo. Le sanzioni scritte (rimprovero scritto, multa, sospensione, licenziamento) compaiono dal giorno dopo sia il termine di legge sia quello del CCNL: prima non si possono registrare. Il rimprovero verbale e l'archiviazione si possono decidere sempre.

Il termine per decidere, se la regola lo prevede: in giorni di calendario dall'ultima difesa ricevuta (giustificazioni o audizione) o, senza difese, dalla scadenza delle difese. Un CCNL che conta in giorni lavorativi o sempre dalla scadenza dà un termine più lungo: Iterly avvisa prima (scelta prudente). Promemoria alle 8 dell'ultimo giorno, anche in COMUNICAZIONE perché il CCNL di solito conta fino alla consegna. Il giorno dopo, TERMINE SUPERATO: non blocca, la direzione archivia o decide motivando. Con «Solo Statuto dei lavoratori» non c'è un termine: vale la tempestività, e restano i solleciti.

La proroga del termine per decidere, se la regola ha i giorni di proroga: una volta, registrata prima della scadenza.

Il collegio di conciliazione: il dipendente può chiederlo entro 20 giorni dalla consegna del provvedimento, e la sanzione resta sospesa; dall'invito dell'Ispettorato l'azienda ha 10 giorni per nominare il rappresentante, altrimenti la sanzione non ha effetto.

La recidiva: due anni dal giorno in cui il dipendente ha ricevuto il provvedimento.

La conservazione: 60 mesi dalla consegna per sanzioni e licenziamenti, 12 mesi dalla chiusura per archiviazioni e rapporti cessati; poi l'avviso per eliminare i documenti.

Le ore sono quelle di Roma: nelle due domeniche del cambio d'ora le 8 diventano le 7 o le 9.

Le regole disciplinari e il codice

L'anagrafica «Regole disciplinari» contiene i giorni del tuo CCNL: per le difese, per decidere, di proroga. Arriva con una sola voce, «Solo Statuto dei lavoratori» (cinque giorni, nessun termine per decidere). Prima della prima pratica aggiungi le regole del contratto che applicate, scritte con il consulente del lavoro: Iterly non precarica nessun CCNL. I giorni si scrivono come numero intero, senza parole: con un testo come «cinque» ogni registrazione si ferma con «non è un numero intero».

Due esempi di come si compila, da far verificare al consulente (non sono i termini di un contratto): «CCNL esempio A» con 5 giorni per le difese, 15 per decidere e 30 di proroga; «CCNL esempio B» con 6 giorni per le difese, 6 per decidere e nessuna proroga. Cambiare i giorni di una regola non cambia le date già calcolate: valgono dal ricalcolo successivo.

Il codice disciplinare va affisso in un luogo accessibile a tutti; senza affissione si sanzionano solo condotte evidentemente illecite. Iterly non controlla l'affissione: «Regola violata» chiede l'articolo del codice o del CCNL.

Le sanzioni e i loro massimi (art. 7 c. 4): la multa fino a 4 ore di retribuzione base, la sospensione fino a 10 giorni, nessun mutamento definitivo del rapporto. Le opzioni arrivano ai massimi di legge: quelli del vostro CCNL, spesso più bassi, li controlla chi decide.

Chi legge che cosa

Una sola platea: ufficio personale e direzione. Tutte le form sono riservate a loro, salvo il Riepilogo, che mostra solo nome, regole, date, termini, sospensione cautelare in corso sì o no ed esito per categoria. Nelle email, nelle colonne e nel CSV non ci sono fatti, origine, regola violata, difese, motivazioni, ore o giorni della sanzione, né chi ha riferito.

Chi ha segnalato e i testimoni si scrivono solo in «Chi ha riferito i fatti», che leggono ufficio personale e direzione. Se il dipendente chiede da dove vengono le informazioni, si indica il ruolo o l'ufficio, non il nome. Con l'origine «Canale di segnalazione» non si scrive chi ha segnalato: la contestazione si regge su fatti verificati dall'azienda.

Nessun dato di salute, anche quando l'origine è Malattia: si scrive il fatto (l'assenza alla visita di controllo, l'attestato mancante), mai la diagnosi.

L'amministratore dell'azienda senza i ruoli vede l'elenco e il Riepilogo, non i fatti, le difese e la decisione, e non ha scheda, PDF ed export; ma apre l'archivio «Atti disciplinari» e scarica ogni documento, anche dalla pratica se conosce il file. Un collega senza la pratica riceve un rifiuto.

Il dipendente non entra nella pratica. Se chiede di accedere ai suoi dati, la richiesta si segue in Richieste degli interessati GDPR; la scheda e il PDF del procedimento li hanno ufficio personale e direzione.

Cosa fa ciascuno

• Ufficio personale: avvia; registra la contestazione consegnata, le integrative, le giustificazioni, l'audizione e il rinvio, la sospensione cautelare e la revoca, la proroga, la consegna del provvedimento o della lettera, il numero della pratica di Cessazione, l'esecuzione, il collegio; conserva ed elimina gli atti nell'archivio.
• Direzione: può avviare; decide la sanzione o l'archiviazione, e dopo il termine archivia o decide motivando. Le decisioni disciplinari sono di una persona (art. 41 D.Lgs. 179/2026): sono azioni della sola direzione, e lo Storico dice chi ha deciso.
• Il dipendente, il suo responsabile, chi ha segnalato, i colleghi: non entrano nella pratica.

Che cosa il flusso non fa

• Non scrive, non firma, non consegna e non decide: le lettere si preparano con i modelli del consulente del lavoro e si consegnano fuori. Iterly registra fatti, date e documenti, calcola i termini, impedisce le sanzioni scritte prima del termine e ricorda.
• Non qualifica il fatto e non sceglie la sanzione: proporzionalità e sanzione conservativa del CCNL li valuta chi decide, con il consulente.
• Non controlla l'affissione del codice disciplinare, i massimali del CCNL, la tempestività, la consegna effettiva e l'arrivo per posta delle giustificazioni spedite in tempo (per i cinque giorni conta la spedizione: prima di decidere, controlla la posta).
• Non calcola la trattenuta della multa né i giorni non pagati: li comunica l'ufficio personale al consulente per le paghe.
• Non gestisce l'uscita dopo un licenziamento né le dimissioni per fatti concludenti: sono in Cessazione del rapporto. Le segnalazioni del D.Lgs. 24/2023 non sono in questo flusso.
• Non collega le pratiche dello stesso dipendente: la recidiva si cerca per nome.

Con gli altri flussi

• Cessazione del rapporto: un licenziamento disciplinare si segue là con il percorso «Licenziamento» e la procedura disciplinare attestata come completata. Nel campo «Circostanze» si scrive il numero di questo procedimento, e non si allegano contestazione, giustificazioni o provvedimento: un allegato non si elimina, mentre gli atti restano qui con la loro conservazione. Il numero della pratica di Cessazione si scrive qui. Il licenziamento ha effetto dal giorno in cui è arrivata la prima contestazione (art. 1 c. 41 L. 92/2012): l'ultimo giorno può essere nel passato, decidilo con il consulente.
• Dimissioni per fatti concludenti: un'assenza ingiustificata prolungata non è un procedimento disciplinare in questo flusso, è il percorso «Assenza ingiustificata» di Cessazione del rapporto (art. 19 L. 203/2024).
• Malattia, Consegna DPI, Lavoro agile: sono origini possibili. Qui si scrive il numero della loro pratica in «Pratica d'origine n.»; mai il numero di questo procedimento in quelle, perché le leggono il dipendente, il preposto o i colleghi. Nel lavoro agile le condotte sanzionabili sono quelle dell'accordo (art. 21 L. 81/2017).
• Non conformità e Quasi-infortunio non sono un'origine: le loro guide promettono a chi segnala che il disciplinare non nasce da lì, e chi segnala non si sanziona per il fatto di aver segnalato. Se durante la loro gestione emerge una condotta personale, si accerta per conto suo e l'origine è «Segnalazione interna», senza numero.
• Richieste degli interessati GDPR: l'accesso del dipendente ai suoi dati disciplinari si segue là.

Prima di adottare

I ruoli. Servono utenti in ufficio personale e in direzione: sono anche i ruoli della struttura «Atti disciplinari», che l'import assegna da sé, e con l'amministratore sono i soli ad aprire l'archivio. Chi è amministratore dell'azienda apre l'archivio e scarica ogni documento, anche senza i ruoli: sceglilo di conseguenza; se è un fornitore esterno, passa dall'accordo per il trattamento dei dati (art. 28 GDPR).

L'anagrafica «Dipendenti» con i nomi: il dipendente si sceglie da lì. Se l'hai già da un altro flusso del personale, l'import la riusa.

Le regole del tuo CCNL in «Regole disciplinari», scritte con il consulente del lavoro prima della prima pratica: giorni per le difese, per decidere, di proroga. La guida mostra due esempi da far verificare, non i termini di un contratto.

I modelli delle lettere dal consulente: contestazione, contestazione integrativa, convocazione all'audizione, sospensione cautelare, provvedimento, licenziamento. E il modo di provare la consegna: firma per ricevuta, rifiuto davanti a un testimone, raccomandata con ricevuta di ritorno o compiuta giacenza, PEC. Un'email ordinaria vale solo se si prova che è arrivata.

Il codice disciplinare affisso, e il codice o l'articolo del CCNL da citare in «Regola violata».

La conservazione e i backup. I documenti si eliminano nell'archivio alla data che il flusso calcola; i backup seguono i loro tempi. Dopo l'eliminazione l'amministratore può eliminare i dati della pratica chiusa, con il motivo.

Nessuna revisione legale: il conteggio dei cinque giorni con lo slittamento, il termine per decidere dall'ultima difesa, la recidiva dalla consegna del provvedimento, l'esecuzione non bloccata nei 20 giorni e la conservazione sono decisioni del titolare su un'analisi preliminare, in attesa di revisione: falle rivedere al consulente del lavoro, al consulente privacy e a un legale prima dell'uso.

Da sapere

• Codici, non nomi. Gli atti hanno il numero della pratica più A1, A2…; il file prende il nome dal codice.
• Il registro degli atti è cumulativo: le righe non si cancellano, si aggiunge una riga. Un documento eliminato lascia «Documento eliminato il …». Chi registra via API invia ogni volta tutte le righe.
• Note e motivazioni mostrano l'ultimo invio: dopo Torna alla decisione la nuova motivazione riscrive la vecchia; le versioni precedenti restano nello Storico.
• L'esito dice la categoria: dopo un collegio che riduce la sanzione resta la categoria originale, la sanzione ridotta è nella pratica. In COLLEGIO la pratica resta in «Da fare» fino alla decisione del collegio.
• Arrivata in decisione prima della scadenza (dopo un'audizione), la pratica mostra le sanzioni scritte dal giorno dopo il termine, senza un'email dedicata.
• Una difesa registrata dopo la proroga ricalcola il termine senza la proroga: prima si registrano le difese.
• Una regola rinominata o eliminata porta la pratica in «Regole da correggere» (da Attesa difese, Audizione o Decisione); dopo la correzione il termine per decidere riparte dalla scadenza delle difese.
• Avvisi ravvicinati: una contestazione registrata dopo il termine porta subito in decisione, e in «Termine superato» se è passato anche il termine per decidere; un'audizione registrata con la data già passata fa arrivare insieme l'avviso d'ingresso e quello dell'esito da registrare.
• Un aggiornamento dello Store non cambia le pratiche aperte.
• Sotto i 760 px di finestra le griglie mostrano una scheda per riga.