Non conformità e azioni correttive, passo per passo

Come leggerla

Regia e registro, non sistema di gestione. Il flusso raccoglie, fa valutare, assegna, ricorda, verifica e conserva. Alla direzione restano politica, riesame, rischi e opportunità; all'RSPP il DVR; all'ente di certificazione e al cliente i loro termini, che qui diventano date «entro»; al legale il modello 231, le prescrizioni dell'organo di vigilanza, il GPSR, le comunicazioni ambientali. Iterly non conta le NC, non calcola indicatori né tempi medi e non trasmette nulla: il registro è l'esportazione CSV con il PDF della pratica.

Un flusso per tre ambiti. Il §10.2 è comune alla ISO 9001, alla 14001 e alla 45001, e in un'azienda di trenta persone il registro è uno: l'ambito dice se è qualità, salute e sicurezza, ambiente o altro.

Chi ha la pratica legge tutto. Nessuna form è ristretta: niente nomi di chi ha sbagliato, niente dati sanitari. Il cliente resta in un campo fuori dalle email e dal registro; il fornitore viene dall'anagrafica. Chi scrive non mette nomi di persone.

Senza colpe, per costruzione. Nessun campo per chi ha sbagliato o per chi era presente; le cause sono tecniche e organizzative (nessun «errore umano»). L'unico nome fra le variabili è quello degli incaricati. Il disciplinare è un flusso a parte e non nasce mai da qui.

Trattamento, correzione e azione correttiva

• Il trattamento viene prima. Che cosa si fa del prodotto o del servizio non conforme (§8.7): rilavorare, bloccare, scartare, restituire, sospendere, nessuno. Lo registra il responsabile dell'area o il responsabile qualità; finché è «Non ancora deciso», la valutazione non compare.
• La concessione ha un'azione sua: chi l'ha autorizzata (direzione, cliente, responsabile qualità), se il cliente è stato informato, il riferimento e le condizioni. Se il requisito è del cliente, serve il suo consenso.
• L'azione correttiva è una decisione esplicita: «Serve», oppure «Non serve» con un motivo scelto da un elenco (caso isolato con effetti lievi, causa già rimossa dal trattamento, costo sproporzionato, già coperta da un'altra NC). Per i rilievi d'audit esterno serve sempre.
• Non è una non conformità e doppione si chiudono senza trattamento: un guasto va alla manutenzione (Segnalazione guasto, futuro), un doppione cita il numero dell'altra pratica.

Il piano: tre azioni, date, promemoria e solleciti

• Tre slot fissi. Ogni azione ha tipo, incaricato, data «entro», cosa fare; ciascuna i suoi promemoria. Il piano si compone in ANALISI senza email e parte con una sola email a tutti gli incaricati. Oltre la terza azione: nel testo dell'analisi, o una NC collegata.
• Due giorni lavorativi prima della data un promemoria al solo incaricato; dopo la data un sollecito ogni tre giorni lavorativi all'incaricato e al responsabile qualità, finché l'azione non è fatta o annullata. I promemoria partono alle otto. Nessuna escalation alla direzione.
• L'incaricato trova l'azione in «In gestione», non in «Da fare»: il promemoria e i solleciti la riportano in «Da fare» per un'ora. Un'azione cambiata, aggiunta o da rifare passa da un avviso di un'ora: il nuovo incaricato riceve l'email, gli altri osservano, il responsabile qualità non ha bottoni.
• Chi è sostituito e non ha mai agito perde la pratica; chi ha agito la conserva. Uno slot annullato resta nel registro e non si riusa. Un incaricato senza utente non riceve nulla: nello Storico compare «nessun destinatario risolto» e il responsabile qualità segna «Fatta» per lui.
• La verifica delle azioni è tutta insieme: quando nessuno slot è più aperto la pratica passa da sola in VERIFICA AZIONI. Lì si manda a rifare un'azione, se ne aggiunge una, o si chiude senza azione correttiva se sono state tutte annullate.

La verifica dell'efficacia e la NC nuova

• I mesi si scelgono alla pianificazione e si confermano alla verifica delle azioni: un numero intero, di solito 3; 0 vuol dire subito. La data vale per tutta la NC, non per singola azione.
• Alla data la pratica torna in «Da fare» del responsabile qualità, con l'email; prima si può anticipare con «Verifica l'efficacia adesso».
• Non efficace o ricorrente = NC nuova. Lo Storico mostra chi ha fatto che cosa e quando, non i valori di allora: riscrivere gli slot cancellerebbe il registro. La NC chiusa non si riapre; si apre la nuova con «Registra», fonte Altro, e i due numeri si copiano a mano nei due versi.

Da audit, clienti, fornitori e organi di vigilanza

• La fonte (interna, cliente, fornitore, audit interno, audit esterno, organo di vigilanza, quasi-infortunio, infortunio, altro) e il numero collegato (rapporto d'audit, verbale, numero della pratica) sono due campi del registro: nessuna verifica, nessun collegamento automatico.
• I termini di un audit o di una prescrizione diventano date «entro» delle azioni; il flusso ricorda, non adempie. Per una prescrizione dell'organo di vigilanza termini, adempimento e pagamento stanno al legale.
• Il cliente è un testo fuori dal registro: il reclamo, la risposta al cliente e il registro dei reclami del GPSR stanno in Reclamo cliente, che si chiude con «Fondato, con una non conformità» e il numero della NC aperta qui con fonte «Cliente» e il numero del reclamo. Un prodotto già da un consumatore e pericoloso si segnala subito alla direzione: ritiro, richiamo e Safety Business Gateway stanno fuori da Iterly.
• Il fornitore viene dall'anagrafica Fornitori, che qui ha solo il nome: la valutazione dei fornitori è di Qualifica fornitori e lavori in appalto (futuro).

Registro e indicatori

• Il registro è l'esportazione CSV da Pratiche, filtrando il flusso: una riga per NC con tutte le variabili, comprese le email del responsabile dell'area e degli incaricati, i nomi degli incaricati e «Creata da». Toglili nel foglio prima di condividerlo.
• Le NC si contano sulle chiuse (stage CHIUSA) con esito diverso da «Doppione» e «Non è una non conformità»; si dividono per ambito, fonte, riguarda, reparto, fornitore, causa, gravità.
• Nel foglio si calcolano i tempi (rilevata → valutata → azioni verificate → chiusa), le azioni oltre il termine, la percentuale di efficacia, i costi. Il riesame della direzione parte da lì; Iterly non calcola.
• Il PDF della pratica è il documento di una singola NC: natura, azioni e risultati (§10.2.2, §8.7.2). Se bastano come informazioni documentate lo decide l'ente di certificazione.

Cosa fa ciascuno

• Chi segnala apre con pochi campi, riceve l'esito, ritrova la pratica in Pratiche.
• Il responsabile dell'area (il preposto del reparto in Reparti) riceve l'avviso, registra il trattamento o la concessione, poi osserva.
• Il responsabile qualità valuta, decide, compone e cambia il piano, verifica le azioni e l'efficacia, chiude, corregge in archivio, registra l'RLS informato e segna «Fatta» per chi non ha un utente.
• Gli incaricati fanno la loro azione e la segnano fatta; vedono le altre, ma hanno il bottone solo della propria.
• La sicurezza e la direzione registrano le NC che trovano e osservano tutto; la direzione entra nel compito se la valutazione tarda.
• Il preposto (ruolo) registra una NC. L'RLS non vede le pratiche: il responsabile qualità lo informa e lo registra.

Con Quasi-infortunio, Infortunio, Consegna DPI, Scadenzario, Reclamo cliente e i flussi futuri

• Quasi-infortunio. Una sola azione tracciata sta lì; quando servono più azioni con incaricati diversi, o una verifica dell'efficacia a distanza di mesi, la sicurezza registra qui una NC con fonte «Quasi-infortunio» e il numero di quella pratica, e là chiude con Valutata: le azioni vanno in una non conformità scrivendo il numero di questa NC (dalla 1.1 di Quasi-infortunio). Nessuna scrittura da una pratica all'altra: solo i due numeri.
• Infortunio. Le azioni correttive sono un testo e una data, senza incaricati: gli incaricati, i solleciti e l'efficacia stanno qui, con fonte «Infortunio» e il numero copiato nei due versi.
• Consegna DPI. Una causa «DPI» qui è solo la causa: la consegna, la sostituzione e l'addestramento si registrano là.
• Scadenzario adempimenti ricorrenti. L'audit interno e il riesame della direzione sono scadenze: si ricordano là; qui arrivano le NC che ne escono, con fonte «Audit interno».
• Reclamo cliente. Il reclamo, la risposta al cliente, i tempi e il registro GPSR stanno là; quando il reclamo è fondato e serve un'azione, il servizio clienti registra qui una NC con fonte «Cliente» e il numero del reclamo, e là chiude con Fondato, con una non conformità scrivendo il numero di questa NC. Nessuna scrittura da una pratica all'altra: solo i due numeri.
• Qualifica fornitori, Segnalazione guasto e Procedimento disciplinare (futuri): la valutazione dei fornitori, i guasti senza output non conforme e il disciplinare non passano da qui.

Che cosa il flusso non fa

• Non conta e non calcola: indicatori, tempi medi, percentuale di efficacia e costi totali si fanno nel foglio.
• Non trasmette nulla: nessuna notifica a enti, autorità o clienti; nessun Safety Business Gateway, nessuna comunicazione ambientale, nessun rapporto per l'organo di vigilanza.
• Non è il sistema di gestione né il modello 231: non sostituisce la procedura, il riesame, l'audit, l'OdV. Per chi ha un modello ex art. 30 registra le azioni nate da audit, riesame e violazioni; non è il sistema di controllo.
• Non valuta i fornitori, non gestisce i reclami, non apre procedimenti disciplinari e non decide la proporzionalità delle azioni: la decide la persona.
• Non è una revisione legale. Il flusso è allineato al §10.2 comune a ISO 9001, 14001 e 45001 e al §8.7 della 9001 (norme volontarie, versioni 2026 per 9001 e 14001); l'idoneità come informazioni documentate la valuta l'ente di certificazione, le parti di legge un legale.

Da sapere

• Tre azioni tracciate per NC. Oltre: testo nell'analisi, oppure una NC collegata.
• Il piano si compone prima di partire. Un'azione aggiunta dopo o cambiata passa da un avviso di un'ora: in quell'ora il responsabile qualità non ha bottoni, gli altri incaricati osservano.
• Il responsabile qualità vede le azioni in corso in «In gestione», non in «Da fare»; l'email gli arriva solo dopo la data (sollecito), quando tutte le azioni sono fatte, e alla data dell'efficacia. Anche l'incaricato trova la sua azione in «In gestione».
• Le email portano tutte le variabili: ogni incaricato legge anche le altre azioni, il fornitore e il costo. Partono anche a pratica già uscita dallo stage, con l'oggetto di quello stage.
• I promemoria a data partono alle otto; una data già vicina all'assegnazione dà due email ravvicinate (piano o avviso, poi promemoria). L'attesa della valutazione scatta all'ora dell'apertura, tre giorni lavorativi dopo. Patrono e chiusure aziendali non entrano nei giorni lavorativi.
• Uno slot tolto prima dell'avvio lascia il suo testo «cosa fare» nella scheda finché non viene riusato: scrivilo nelle note dell'analisi.
• Un numero di mesi con i decimali (possibile solo via API) blocca «Azioni fatte e verificate» con un errore: si corregge lì.
• Lo Storico dice chi ha fatto che cosa e quando, non i valori di allora. Un'azione cambiata o da rifare mostra solo l'ultima versione; i file sostituiti restano scaricabili.
• Il responsabile dell'area si legge da Reparti all'apertura: se l'anagrafica cambia dopo, la pratica resta a chi c'era. Chi non ha mai agito perde la pratica quando è sostituito.
• Chi crea la NC riceve l'email di esito anche quando l'ha chiusa lui. Chi non ha il ruolo non vede «Registra»; «Segnala» è aperta a tutti.
• Nessun collegamento diretto con Quasi-infortunio, Infortunio, Consegna DPI, Scadenzario o con i flussi futuri: solo numeri copiati a mano.
• Riferimenti: ISO 9001:2026 e ISO 14001:2026 (§10.2, §8.7), ISO 45001:2018 (§10.2), art. 30 D.Lgs. 81/2008, Reg. UE 2023/988 (GPSR), consultati il 16/10/2026. Nessuna revisione legale: la decide il titolare. Iterly non cancella le pratiche da solo: la conservazione la decide il titolare.