Guida al flusso · Locazioni: scadenze e adempimenti
Locazioni, passo per passo
Una locazione portata dalla firma all'archivio, cambiando utente a ogni passaggio, e una seconda lasciata ferma apposta per vedere che cosa succede quando nessuno rispetta un termine.
- Flusso
- Locazioni: scadenze e adempimenti
- Versione
- 2.1 — nove stage
- Agenzia di fantasia
- Immobiliare Belvedere, Borgo Sereno
- Schermate
- 36
Agenzia, persone, indirizzi e importi sono di fantasia. Le schermate sono vere: sono state catturate percorrendo il flusso, e ogni passaggio che la guida racconta è avvenuto davvero.
Chi c'è dentro
Quattro ruoli d'agenzia, il conduttore e l'amministratore dell'azienda. Il ruolo non è un'etichetta: decide chi riceve il compito, chi può invocare quale azione e chi si limita a guardare.
| Persona | Ruolo | Cosa fa nel flusso |
|---|---|---|
| Giulia Gestore | gestore locazioni | Apre la pratica e chiude quasi tutti gli adempimenti: registrazione, comunicazioni, ISTAT, proroghe, chiusura. È la destinataria principale dei compiti e dei solleciti. |
| Roberto Responsabile | responsabile agenzia | Vede passare tutto e può invocare ogni azione. Riceve il compito insieme al gestore quando un termine di legge è già scaduto. |
| Marta Contabile | amministrazione | Solo l'imposta di registro delle annualità successive: registra il versamento, oppure dichiara che in cedolare secca non è dovuta. |
| Carlo Conduttore | conduttore | Un solo compito in tutta la vita della pratica: la checklist dello stato dell'immobile alla consegna delle chiavi. Non è un ruolo dell'agenzia ma una regola: il flusso riconosce come conduttore la persona la cui email è scritta su quella locazione. Della pratica vede la sua checklist e nient'altro: non il canone, non il contratto registrato, non le altre schede. |
| Sofia Osservatrice | consultazione | Sola lettura. Vede le pratiche attraversare ogni stage, non riceve mai un compito e non può invocare nessuna azione. |
| Anna Amministratrice | amministratore azienda | Designer, utenti, ruoli, anagrafiche. Nel flusso non ha nessun ruolo: non riceve compiti e non può invocare le azioni delle pratiche. |
La mappa
A sinistra la strada principale, quella che la guida percorre più avanti. A destra ciò che succede da solo quando un termine passa: il flusso sposta la pratica, senza che nessuno guardi un calendario.
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APERTURA PRATICA gestore · responsabile
- La sola form che si compila prima che la pratica esista.
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ADEMPIMENTI INIZIALI gestore · conduttore
- Tre adempimenti insieme, chiusi in qualunque ordine: registrazione del contratto, stato dell'immobile, comunicazioni obbligatorie.
- stipula + 20 gg promemoria della registrazione — la pratica non si muove
- registrazione + 10 gg promemoria dello stato dell'immobile
- stipula + 50 gg promemoria delle comunicazioni
- termine scaduto ADEMPIMENTI FUORI TERMINE 30 giorni dalla stipula, 15 dalla registrazione, 60 per le comunicazioni
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ADEMPIMENTI FUORI TERMINE gestore · responsabile
- Gli stessi tre adempimenti, sempre in parallelo. Cambia chi ha il compito: entra il responsabile.
- ogni 7 giorni sollecito, finché non sono chiusi tutti e tre
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CONTRATTO ATTIVO gestore
- 11 mesi ADEMPIMENTI ANNUALI parte da sé, ogni anno
- scadenza − 30 gg PROROGA O RINNOVO si apre da sola, contando all'indietro dalla scadenza del contratto
- a mano DISDETTA DEL CONDUTTORE
- a mano PROROGA O RINNOVO
- a mano RICONSEGNA E CHIUSURA
- Il giro annuale. ADEMPIMENTI ANNUALI tiene insieme l'imposta di registro, dell'amministrazione, e l'adeguamento ISTAT, del gestore: nello stesso posto e in qualsiasi ordine. Chiusi entrambi, la pratica torna su CONTRATTO ATTIVO, pronta a rifare il giro l'anno dopo. Anche PROROGA e DISDETTA, se non portano alla chiusura, riportano lì.
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RICONSEGNA E CHIUSURA gestore
- ogni 15 giorni sollecito, finché la riconsegna non è registrata
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ARCHIVIO nessun compito — sola consultazione
- Capolinea: la pratica resta consultabile con tutto il suo storico.
Atto I — la locazione di Via dei Tigli
Dalla firma alla locazione avviata
I tre adempimenti di legge dell'avvio — registrazione, stato dell'immobile, comunicazioni — non si aspettano l'un l'altro: stanno nello stesso posto e si chiudono in qualunque ordine. Qui si comincia di proposito dall'ultimo, per mostrare che si può.
La scrivania di Giulia
Quattro riquadri: che cosa può avviare, «Da fare», «In osservazione» e «Archiviate». La locazione di Piazza della Fontana che si vede già lì è una pratica in corso, non fa parte del percorso che segue.
La form di apertura, compilata
È la sola form del flusso che si compila prima che la pratica esista: immobile, parti, date, canone e il contratto firmato in allegato. L'email del conduttore non è un recapito qualunque: è ciò con cui il flusso riconoscerà l'inquilino di questa locazione.
La pratica è nata, e il compito è già suo
La nuova pratica compare fra le «Da fare» di Giulia: il flusso l'ha portata da sola su ADEMPIMENTI INIZIALI e le ha assegnato il compito.
Due adempimenti aperti insieme, non in fila
In fondo alla modale ci sono due bottoni, non uno: registrazione e comunicazioni sono disponibili adesso, tutte e due. Il terzo adempimento, lo stato dell'immobile, qui non compare: è del conduttore.
Si comincia dalle comunicazioni
La seconda modale si impila sulla prima, che resta visibile dietro. Le due comunicazioni obbligatorie — al conduttore e all'amministratore di condominio — con la ricevuta d'invio allegata.
Un adempimento in meno, stessa pratica
La pratica non si è mossa, ma il bottone delle comunicazioni è sparito: ciò che è fatto smette di essere proposto, invece di restare cliccabile a vuoto.
La registrazione del contratto
Gli estremi di registrazione e il contratto registrato in allegato. È questa data a far partire il termine dei quindici giorni per lo stato dell'immobile — non il momento in cui il flusso ci arriva.
Il conduttore entra in gioco adesso
Carlo non appartiene a nessun ruolo dell'agenzia: è la sua locazione a designarlo, attraverso l'email scritta all'apertura. Prima della registrazione la checklist non avrebbe avuto senso, e infatti non gli era offerta.
Della pratica vede una cosa sola
Nessuna linguetta in alto: le schede con canone, proprietario, deposito e contratto registrato sono riservate a chi lavora in agenzia. In fondo, un solo bottone — il suo.
La checklist, riga per riga
La griglia si allunga a piacere: un locale, un elemento, il suo stato. È il verbale di consegna, compilato dove serve invece che su un foglio.
Chiuso il terzo, la pratica va avanti da sola
Nessuno ha premuto «avanti»: il flusso si accorge che i tre adempimenti sono tutti chiusi e porta la locazione su CONTRATTO ATTIVO, dove vivrà per tutta la durata del contratto.
Atto II
Chi guarda, e chi vede solo la sua parte
Due modi diversi di vedere meno: Sofia vede tutta la pratica e non può toccare niente; Carlo può agire, ma su una parte sola. Visibilità e permesso sono due cose distinte.
La stessa pratica, in osservazione
Sofia ha le stesse locazioni sotto gli occhi, ma nel riquadro «In osservazione»: nessun compito, nessun flusso da avviare.
Tutti i dati, nessun bottone
Aprendola vede ogni scheda e lo stage corrente. In fondo non c'è nessuna azione: il ruolo consultazione non ne ha nemmeno una.
Atto III
Le scadenze si presentano da sole
Qui il tempo è stato spostato in avanti apposta: undici mesi su CONTRATTO ATTIVO, e il flusso apre il giro annuale senza che nessuno lo chieda.
Il flusso avvisa, e avvisa chi tocca
Nessuno ha guardato un calendario. L'oggetto porta il numero della pratica in testa, dove i programmi di posta non lo tagliano, e sotto il link ci sono i dati della locazione: si capisce di quale contratto si parla senza aprirla.
Il compito arriva a chi lo deve fare
Marta non aveva mai visto questa pratica: entra in gioco ora, quando si apre l'adempimento annuale che è suo.
Due adempimenti, una persona per ciascuno
Imposta di registro e adeguamento ISTAT convivono su questo stage e sono indipendenti. Marta vede solo i bottoni dell'imposta: l'ISTAT è del gestore, e infatti a lei non compare.
Imposta di registro, annualità successiva
Due strade possibili: registrare il versamento con la quietanza allegata, oppure dichiarare che in cedolare secca non è dovuta. Entrambe chiudono l'adempimento.
Adeguamento ISTAT del canone
L'altro adempimento annuale, chiuso dal gestore. Non aspettava l'imposta e l'imposta non aspettava lui: chiusi entrambi, la pratica torna da sola su CONTRATTO ATTIVO e il ciclo ripartirà l'anno prossimo.
Atto IV
La scadenza si avvicina, e il flusso se ne accorge
Il contratto ha una fine naturale, scritta sulla pratica dal primo giorno. Trenta giorni prima il flusso apre da solo la proroga — contando all'indietro da quella data.
Gli eventi che non hanno una scadenza
Su CONTRATTO ATTIVO restano le azioni che si invocano quando serve: la disdetta del conduttore, la proroga, la chiusura. Non hanno una cadenza, quindi nessun conto alla rovescia.
La proroga si è aperta da sola
Nessuno l'ha avviata. Mancando meno di trenta giorni alla scadenza del contratto, la pratica è passata a PROROGA O RINNOVO e il compito è comparso sulla scrivania del gestore: rinnovare, o avviare la chiusura.
Riconsegna e chiusura
Si è scelto di non rinnovare. L'ultima azione: data di riconsegna, motivo della chiusura, verbale e restituzione del deposito. Da qui la pratica va in ARCHIVIO.
Lo storico: chi ha fatto cosa, e quando
Tutto il percorso in una tabella. Si leggono i tre adempimenti chiusi fuori ordine da persone diverse, i passaggi che il flusso ha fatto da sé — con «Sistema» al posto di una persona — e la proroga aperta contando all'indietro dalla scadenza.
Atto V — la locazione di Viale dei Mandorli
Quando invece non fa niente nessuno
Una seconda locazione aperta e poi lasciata lì. È il caso per cui il flusso è costruito: il termine di legge corre lo stesso, e a un certo punto smette di essere il problema di una persona sola.
Venti giorni dopo: un avviso, non uno spostamento
Il promemoria è scattato, ma la pratica è rimasta dov'era, con i suoi adempimenti ancora tutti aperti: avvisare non vuol dire spostare.
Il promemoria, venti giorni dopo la stipula
La prima email, al solo gestore. Il conto non parte da quando la pratica è stata aperta ma dalla data di stipula scritta sul contratto: è quella che la legge guarda.
Passato il termine, cambia il destinatario
Questa copia è quella del responsabile dell'agenzia, che fino a ieri non riceveva nulla: l'escalation si legge già nel destinatario. In fondo, i tre adempimenti con il loro stato: si vede a colpo d'occhio che cosa manca.
Il compito sale di livello
Finché il termine correva era un problema del gestore. Scaduto, il compito arriva anche a Roberto: l'escalation è parte del flusso, non una telefonata.
Gli stessi adempimenti, sempre in parallelo
Lo stage è cambiato e con lui i destinatari, ma il lavoro no: gli adempimenti restano lì, ancora chiudibili in qualunque ordine, con un sollecito ogni sette giorni finché non lo sono. Lo stato dell'immobile resta del conduttore, e infatti qui non ha un bottone.
Per usarlo nella tua azienda
Come adottarlo
Cinque passi, tutti da Amministrazione e dallo Store, fatti da chi amministra l'azienda. Le schermate vengono da un'Immobiliare Belvedere al suo primo giorno: nessun flusso, nessun ruolo, nessuna anagrafica.
- Importa il flusso dallo Store
- Metti almeno un utente in ogni ruolo
- Rivedi le voci di Tipologie di contratto
- Pubblica la tua versione
- Parti
Importa il flusso dallo Store
Sulla scheda di Locazioni: scadenze e adempimenti premi Importa. Prima di scrivere qualsiasi cosa l'import mostra il suo piano: l'anagrafica Tipologie di contratto, con 4 campi e 5 voci iniziali, e i ruoli gestore locazioni, responsabile agenzia, amministrazione e consultazione, quelli che la tua azienda non ha. Non devi crearli prima: con Crea ciò che manca e importa li crea lui, e il flusso arriva come bozza. I ruoli nascono vuoti; l'anagrafica invece arriva con le tipologie di contratto più comuni, perché la casella Inserisci le voci iniziali proposte dal file è già spuntata: toglila se preferisci partire da un'anagrafica vuota. L'esito riepiloga ruoli e voci sotto Anagrafiche in questa azienda. L'avviso sul Conduttore di questa locazione non chiede di cambiare niente: vedi il passo 2.
Metti almeno un utente in ogni ruolo
Da Amministrazione › Utenze apri ciascun collega e scegli il suo ruolo. Un ruolo senza utenti non dà il compito a nessuno: una pratica arriverebbe sullo stage e nessuno lo saprebbe. Amministrazione › Ruoli conta le persone di ciascuno — gestore locazioni, responsabile agenzia, amministrazione e consultazione — e nessuno deve restare a zero. Il conduttore non è un ruolo: dagli un accesso con la stessa email che scriverai sulla sua locazione.
Rivedi le voci di Tipologie di contratto
Le tipologie arrivano già inserite: libero 4+4, concordato 3+2, transitorio, studenti universitari e commerciale 6+6, ciascuna con durata, rinnovo e una nota. Sono le scelte del menu Tipo di contratto all'apertura della pratica. Da Amministrazione › Oggetti dati, Record su Tipologie di contratto: togli quelle che la tua agenzia non usa, correggi le note e aggiungi le tue con + Riga, poi Salva modifiche. Se all'import hai tolto la spunta, l'anagrafica è vuota e le tipologie si scrivono qui, una riga ciascuna: senza voci, quel menu resta vuoto.
Pubblica la tua versione
Apri il flusso nel designer: è una copia tutta tua, e prima di pubblicarla puoi cambiare scadenze, testi e form. Poi Salva e pubblica. Finché resta una bozza nessuno può avviarlo; in Designer il flusso risulta Pubblicato.
Parti
Il gestore trova il flusso nel suo riquadro «Creazione» con il bottone Avvia: la prima locazione si apre da lì, e da quel momento il resto — compiti, promemoria, solleciti — lo porta il flusso.
Da sapere
- Promemoria, fuori termine e solleciti partono dalle date scritte sulla pratica — stipula, registrazione, scadenza — e non da quando qualcuno ha chiuso l'adempimento precedente. Un promemoria scatta una volta sola.
- Le schermate sono prese nella vista Riquadri. La vista Classica mostra gli stessi dati come un gestionale a due colonne, e la scelta resta memorizzata per ciascun utente.
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