Guida al flusso · Lavoro agile
Lavoro agile, passo per passo
Il lavoro agile di una persona seguito dalla richiesta alla fine, cambiando utente a ogni passaggio: la dipendente chiede, il responsabile dà il parere, l'ufficio personale registra l'accordo firmato con l'informativa e i documenti e poi la comunicazione al Ministero; l'accordo resta in gestione. Accanto: la priorità di legge che il responsabile non vede e il rifiuto che passa dalla direzione, la proposta dell'azienda con l'email da correggere, l'informativa annuale e quella in ritardo, la proroga di un accordo a termine, il recesso con l'ultimo giorno calcolato, la cessazione e l'annullamento, l'eliminazione dei documenti, la scheda, il registro e chi vede.
- Flusso
- Lavoro agile
- Versione
- 1.0 — venti stage
- Chi lo usa
- Ogni dipendente (chiede), il suo responsabile (parere), ufficio personale, direzione
- Azienda di fantasia
- Immobiliare Belvedere, Borgo Sereno
- Percorsi
- Richiesta, parere, accordo e comunicazione, priorità e rifiuto, proposta e adesione, informativa annuale, scadenza e proroga, informativa in ritardo, recesso, cessazione e annullamento, eliminazione dei documenti, scheda e registro, chi vede
- Schermate
- 53
Azienda, persone e pratiche sono di fantasia. Le schermate sono vere: sono state catturate percorrendo il flusso, e ogni passaggio che la guida racconta è avvenuto davvero. Il flusso è registro e regia, non un sistema di invio: non firma l'accordo, non invia la comunicazione al Ministero e non consegna l'informativa; registra quando è successo, calcola i termini, ricorda, chiede la conferma della direzione per ogni rifiuto e dice quando eliminare i documenti. Nessuna revisione legale: il calcolo dei cinque giorni, la decorrenza della proroga, l'informativa prima dell'avvio, la priorità della L. 106/2025 e la comunicazione dopo una cessazione sono decisioni del titolare su un'analisi preliminare; fai rivedere il flusso e i modelli al consulente del lavoro, al consulente della sicurezza e a un legale prima dell'uso.
Chi c'è dentro
Due ruoli da assegnare — ufficio personale e direzione, gli stessi degli altri flussi del personale — più due figure che non sono un ruolo: il dipendente (chi chiede, o a cui l'azienda propone) e il suo responsabile, letto dall'anagrafica Dipendenti. Nessun indirizzo nella pratica: luoghi, accordo e informative stanno nei documenti dell'archivio Documenti del lavoro agile, che apre l'ufficio personale.
| Persona | Ruolo | Cosa fa nel flusso |
|---|---|---|
| Chiara Lombardi | dipendente | Chiede di lavorare in agile, per sé. Non ha un ruolo. Segue la pratica in «In osservazione»: legge le date, l'accordo e i suoi documenti; non legge il parere del responsabile né i motivi interni. |
| Marco Fontana | responsabile | Dà il parere sulla compatibilità con il lavoro. Non è un ruolo: è il responsabile di Chiara per l'anagrafica Dipendenti. Non vede la priorità, i documenti né i motivi; osserva l'accordo in corso. |
| Gianna Ricci | ufficio personale | Prepara e registra l'accordo, l'informativa, la comunicazione, le proroghe, i recessi; propone il lavoro agile e propone i rifiuti alla direzione; conserva ed elimina i documenti. Legge tutto. |
| Alberto Serra | direzione | Conferma o no ogni rifiuto, dà il parere quando il responsabile manca e riceve l'informativa scaduta. Legge tutto; non apre l'archivio. |
| Federica Gallo, Stefano Moro | dipendente | Federica chiede dichiarando una priorità di legge; a Stefano l'azienda propone il lavoro agile, e lui aderisce. |
| Bruno Leone | collega | Un collega qualunque: non apre le pratiche degli altri. |
La mappa
Una pratica è il lavoro agile di una persona: dalla richiesta (o dalla proposta dell'azienda) alla fine, con le modifiche, le proroghe, le informative e il recesso dentro, fino all'eliminazione dei documenti. Venti stage: due sono attese «in gestione» (l'accordo in corso e la conservazione), due si attraversano da soli (lo smistamento e la fine dell'accordo).
-
CREAZIONE chiunque, per sé; l'ufficio personale per proporre
- Chiedo di lavorare in modalità agile (inizio, durata, giorni, luogo in generale) oppure Proponi il lavoro agile a un dipendente (con la sua email).
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INVIO chi ha chiesto
- **Invia la richiesta**, o **inviala dichiarando una priorità di legge** SMISTAMENTO
- **Ritira la richiesta** CHIUSA
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SMISTAMENTO nessuno: si attraversa
- l'email della proposta non è di un utente attivo DIPENDENTE DA CORREGGERE
- una proposta dell'azienda ADESIONE
- il dipendente ha un responsabile attivo (non sé stesso) VALUTAZIONE
- altrimenti VALUTAZIONE DELLA DIREZIONE
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DIPENDENTE DA CORREGGERE ufficio personale
- **Correggi l'email del dipendente** SMISTAMENTO
- **Annulla la proposta** CHIUSA
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ADESIONE il dipendente
- **Aderisco** PREPARAZIONE
- **Non aderisco** CONSERVAZIONE
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VALUTAZIONE / VALUTAZIONE DELLA DIREZIONE il responsabile, o la direzione
- **Parere favorevole** o **non favorevole**: il parere non decide PREPARAZIONE
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PREPARAZIONE ufficio personale
- **Registra l'accordo firmato** a tempo indeterminato o a termine, con l'informativa e i documenti COMUNICAZIONE
- **Proponi alla direzione di non procedere** DECISIONE DELLA DIREZIONE
- **Chiudi: il dipendente rinuncia** CONSERVAZIONE
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DECISIONE DELLA DIREZIONE direzione
- **Conferma: la richiesta non è accolta** CONSERVAZIONE
- **Non confermare** PREPARAZIONE
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COMUNICAZIONE ufficio personale
- **Registra la comunicazione inviata** (inizio o modifica, entro cinque giorni) ATTIVO
- **Chiudi: il lavoro agile non parte** (solo per l'inizio) CONSERVAZIONE
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ATTIVO ufficio personale, in gestione
- informativa, modifica dei giorni (in loopback) ATTIVO
- proroga, nuovo termine, tempo indeterminato COMUNICAZIONE
- recesso (30 o 90 giorni, giustificato motivo) o cessazione del rapporto RECESSO
- annullamento prima dell'avvio ANNULLAMENTO
- 30 giorni prima della fine di un accordo a termine IN SCADENZA
- 30 giorni prima dei dodici mesi dall'informativa INFORMATIVA
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IN SCADENZA ufficio personale
- proroga, tempo indeterminato, giustificato motivo, cessazione COMUNICAZIONE o RECESSO
- il giorno dopo la fine FINE DELL'ACCORDO
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INFORMATIVA / INFORMATIVA IN RITARDO ufficio personale (e la direzione, in ritardo)
- **Registra la consegna dell'informativa** ATTIVO
- recessi e cessazione, senza l'informativa RECESSO
- il giorno dopo la fine di un accordo a termine FINE DELL'ACCORDO
- il giorno dopo i dodici mesi INFORMATIVA IN RITARDO
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RECESSO ufficio personale
- **Registra la comunicazione di recesso** (o, per una cessazione, **non serve**) RECESSO
- il giorno dopo l'ultimo giorno, con la comunicazione registrata FINE DELL'ACCORDO
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ANNULLAMENTO ufficio personale
- **Registra la comunicazione di annullamento** CONSERVAZIONE
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FINE DELL'ACCORDO nessuno: si attraversa
- Chiude con l'esito preparato: concluso alla scadenza, per recesso o per cessazione del rapporto.
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CONSERVAZIONE ufficio personale, in gestione
- aggiorna i documenti, sposta l'eliminazione CONSERVAZIONE
- dopo 60 mesi, o **Elimina i documenti adesso** ELIMINAZIONE DEI DOCUMENTI
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ELIMINAZIONE DEI DOCUMENTI ufficio personale
- **Registra l'eliminazione**, dopo aver eliminato i documenti nell'archivio CHIUSA
- un sollecito ogni 5 giorni lavorativi ELIMINAZIONE DEI DOCUMENTI
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CHIUSA dipendente, ufficio personale, direzione
- Otto esiti: Non accolta, Non aderisce, Ritirata, Annullata, Annullato prima dell'avvio, Concluso alla scadenza, per recesso, per cessazione del rapporto.
Come leggerla
Ogni passo è una schermata vera, scattata nell'ordine in cui le cose sono successe a Immobiliare Belvedere. I numeri delle pratiche e le date sono quelli del giorno in cui le schermate sono state fatte: nella tua azienda saranno altri.
Il tempo, nelle schermate, è stato fatto passare spostando le date (l'avviso dell'informativa, l'ultimo giorno dopo un recesso, la fine della conservazione): per questo in qualche riepilogo una data cade prima di un'altra che, nella realtà, verrebbe dopo.
I termini che calcola il flusso
La comunicazione al Ministero: entro cinque giorni di calendario dall'avvio effettivo, dalla firma di una proroga o di una modifica della durata, dall'ultimo giorno dopo un recesso (Circ. MLPS 6/2025): avvio il 2 novembre, ultimo giorno utile il 7. Nessuno slittamento per sabati e festivi. Promemoria alle 8 dell'ultimo giorno, «termine superato» dal giorno dopo, poi un sollecito ogni giorno lavorativo. Sanzione da 100 a 500 euro per lavoratore.
L'informativa sui rischi: prima dell'avvio (la data è obbligatoria per registrare l'accordo) e poi entro dodici mesi dall'ultima consegna, con l'avviso trenta giorni prima. Scaduta, va in escalation alla direzione: mancarla è un reato (art. 55 D.Lgs. 81/2008). Quella all'RLS è aziendale: è una voce dello Scadenzario adempimenti ricorrenti.
Il recesso: con 30 giorni di preavviso (90 se recede l'azienda verso un lavoratore con disabilità dell'art. 1 L. 68/1999) da un accordo a tempo indeterminato; per giustificato motivo da qualunque accordo. L'ultimo giorno con preavviso è il minimo di legge: un ultimo giorno più lontano, concordato, si registra come giustificato motivo con la data.
La conservazione: 60 mesi dalla chiusura, poi l'avviso per eliminare i documenti; più a lungo con una causa o un'ispezione in corso.
Le ore sono quelle di Roma: nelle due domeniche del cambio d'ora le 8 diventano le 7 o le 9.
Priorità, parere e rifiuto
La priorità di legge la dichiara il dipendente, in una form che leggono solo lui, l'ufficio personale e la direzione: figli fino a 12 anni, o una situazione tutelata dalla L. 104/1992 o dalla L. 106/2025 (una voce sola, senza dire quale). Nessun certificato in Iterly: la documentazione, se serve, si consegna all'ufficio personale fuori dal flusso. Iterly non la verifica e non la usa per decidere.
Il parere del responsabile non decide e non arriva al dipendente: lo leggono il responsabile, l'ufficio personale e la direzione. Un rifiuto lo propone l'ufficio personale e lo conferma la direzione, sempre: una misura contro chi chiede il lavoro agile è nulla (art. 18 c. 3-bis L. 81/2017), e nel dubbio decide chi ne risponde.
La richiesta
La scrivania di Chiara
Chiara non ha nessun ruolo: trova Lavoro agile fra le pratiche che può avviare, con l'azione Chiedo di lavorare in modalità agile. Chiunque in azienda la ha, ma solo per sé stesso.
Chiedo di lavorare in modalità agile
Da quando, la durata che chiede, quali giorni e il luogo in generale: il domicilio, un altro luogo in Italia, anche all'estero. L'indirizzo va solo nell'accordo; i motivi personali non si scrivono qui.
Invia la richiesta
La richiesta resta di Chiara finché non la invia: può inviarla, inviarla dichiarando una priorità di legge o ritirarla. Nessuna email: la trova in «Da fare». Chiara non ha priorità e la invia.
L'email al responsabile
Il flusso legge l'anagrafica Dipendenti: il responsabile di Chiara è Marco Fontana, e la richiesta va a lui. Senza un responsabile attivo (o se è responsabile di sé stesso) va alla direzione.
Il parere del responsabile
La scrivania del responsabile
Marco non ha un ruolo: è il responsabile di Chiara per l'anagrafica. Ha la richiesta in «Da fare», con un sollecito ogni 2 giorni lavorativi.
Parere favorevole
Il parere riguarda l'organizzazione del lavoro, non la persona. Le note vanno all'ufficio personale: Chiara non le legge, e non legge nemmeno se il parere è favorevole o no. Il parere non decide: decide l'ufficio personale, e ogni rifiuto passa dalla direzione.
L'accordo e la comunicazione
La scrivania dell'ufficio personale
La richiesta arriva a Gianna, in PREPARAZIONE, con l'email e un sollecito ogni 5 giorni lavorativi. Qui si prepara l'accordo con il modello del consulente e lo si fa firmare, fuori da Iterly.
Il documento dell'accordo
Ogni file è un documento dell'archivio Documenti del lavoro agile, creato dalla riga della griglia: codice e tipo arrivano dalla riga, il file prende il nome dal codice. Mai il nome della persona.
Registra l'accordo firmato
Due azioni, una per durata: a tempo indeterminato o a termine (con la fine). Fasce di contattabilità e disconnessione, la data di firma, la data dell'informativa sui rischi e i documenti sono obbligatori: senza accordo e informativa il lavoro agile non parte. Il flusso calcola il termine della comunicazione e la prossima informativa.
L'email: la comunicazione da inviare
COMUNICAZIONE avvisa Gianna con i dati da girare al consulente: chi, da quando, la durata, la firma, il tipo di comunicazione e il termine: cinque giorni dall'avvio. Il giorno del termine arriva un promemoria; dal giorno dopo, «termine superato» e un sollecito ogni giorno lavorativo.
Registra la comunicazione
Iterly non invia la comunicazione: la registra. La data, il codice della ricevuta, chi l'ha inviata (anche il consulente) e la ricevuta come documento. Si può registrare anche prima dell'avvio.
L'accordo in gestione
L'accordo in corso sta in «In gestione»: è dell'ufficio personale ma non chiede niente e non manda email. Chiara e Marco lo vedono in «In osservazione». La pratica si muove da sola 30 giorni prima della scadenza e dell'informativa annuale.
Il riepilogo e le azioni dell'accordo
Il Riepilogo dice le date che contano. Da ATTIVO si registrano una nuova informativa, una modifica, una proroga, il passaggio al tempo indeterminato, i tre recessi, la cessazione del rapporto e, prima dell'avvio, l'annullamento.
La priorità di legge e il rifiuto
Dichiara la priorità
Federica invia la richiesta con una priorità di legge. La voce sulla salute è unica (L. 104/1992 o L. 106/2025), senza dire quale; nessun certificato in Iterly. La leggono solo lei, l'ufficio personale e la direzione.
Il responsabile non vede la priorità
Marco apre la richiesta di Federica: le date, la durata, i giorni e il luogo in generale. La priorità non c'è, né in pagina né nella ricerca né nell'email.
Parere non favorevole
Il motivo è un fatto dell'organizzazione (presenza allo sportello), non un giudizio sulla persona. Lo leggono l'ufficio personale e la direzione; Federica no.
Proponi alla direzione di non procedere
L'ufficio personale non rifiuta da solo: propone, con i motivi. Una misura contro chi chiede il lavoro agile è nulla (art. 18 c. 3-bis L. 81/2017): ogni rifiuto passa dalla direzione, con o senza priorità.
L'email alla direzione
Alberto riceve la proposta in DECISIONE DELLA DIREZIONE, con un sollecito ogni 2 giorni lavorativi. Nell'email nessun motivo e nessuna priorità: solo date e numeri.
Non confermare
La direzione legge la priorità e i motivi e rimanda indietro: valutate un'alternativa. La pratica torna in PREPARAZIONE; il motivo resta interno.
Conferma il rifiuto
Alla seconda proposta Alberto conferma: il motivo comunicato per iscritto a Federica, la data e la conferma di aver letto le priorità. La pratica chiude «Non accolta» e passa dalla conservazione.
Ciò che legge la dipendente
Federica legge il motivo che le è stato comunicato e la sua priorità; non legge il parere, la proposta né il motivo della non conferma.
La proposta dell'azienda
Proponi il lavoro agile a un dipendente
L'ufficio personale propone il lavoro agile a Stefano, con la sua email e le date. Gianna sbaglia l'indirizzo: «s.moro» invece di «stefano.moro».
L'email: dipendente da correggere
L'email non è di un utente attivo: nessuno riceverebbe la proposta. La pratica passa in DIPENDENTE DA CORREGGERE e avvisa l'ufficio personale, con un sollecito ogni giorno lavorativo.
Correggi l'email
Gianna scrive l'email come nel profilo di Stefano. Il flusso rilegge l'anagrafica e manda la proposta a lui. Se la proposta non vale più, la annulla.
L'email della proposta
Stefano riceve la proposta in ADESIONE, con un sollecito ogni 3 giorni lavorativi. Il lavoro agile è volontario: senza la sua adesione non parte.
Aderisci o no
Stefano legge date, durata e giorni proposti e aderisce. Con «Non aderisco» la pratica chiude «Non aderisce». Una proposta non passa dal responsabile: l'ha fatta l'azienda.
L'informativa annuale
L'email: informativa da rinnovare
Trenta giorni prima dei dodici mesi dall'ultima informativa, alle 8, la pratica passa in INFORMATIVA e avvisa l'ufficio personale, con un sollecito ogni 5 giorni lavorativi. Mancarla è un reato (art. 55 D.Lgs. 81/2008).
Registra la consegna dell'informativa
La data e l'informativa firmata, in una riga nuova: le righe dei documenti non si cancellano, il registro cresce. Il flusso ricalcola la prossima informativa e la pratica torna in gestione.
La scadenza e la proroga
L'email: accordo in scadenza
L'accordo a termine di Luisa finisce fra un mese: trenta giorni prima, alle 8, la pratica passa in IN SCADENZA e avvisa l'ufficio personale. Se nessuno fa niente, il giorno dopo la fine si chiude da sola, «Concluso alla scadenza».
Proroga l'accordo
Una proroga si firma prima della scadenza: la nuova fine, la data della firma e il documento. La comunicazione «Modifica» va inviata entro cinque giorni dalla firma.
La comunicazione della proroga
La pratica torna in COMUNICAZIONE con il tipo «Modifica» e il termine calcolato dalla firma; registrata la comunicazione, l'accordo torna in gestione con la nuova scadenza.
L'informativa in ritardo
L'email: informativa scaduta
L'informativa di Paolo non è stata rinnovata entro i dodici mesi: dal giorno dopo la pratica è in INFORMATIVA IN RITARDO e avvisa anche la direzione, con un sollecito ogni giorno lavorativo a tutti e due.
Le azioni con l'informativa in ritardo
Si registra l'informativa, appena consegnata. Ma se nel frattempo il dipendente recede o il rapporto cessa, si registra il recesso o la cessazione senza inventare la consegna; un accordo a termine scaduto si chiude da solo.
La direzione registra l'informativa
Anche la direzione può registrare la consegna, con la data vera e l'informativa firmata. La pratica torna in gestione.
Il recesso
Registra un recesso
Chiara recede con 30 giorni di preavviso. Tre azioni dichiarate: 30 giorni, 90 giorni per il recesso dell'azienda verso un lavoratore con disabilità (art. 1 L. 68/1999), giustificato motivo con l'ultimo giorno scritto a mano. Con un accordo a termine c'è solo il giustificato motivo.
L'ultimo giorno calcolato
L'ultimo giorno lo calcola il flusso, 30 giorni dopo il recesso; la comunicazione va inviata entro cinque giorni da lì. Promemoria l'ultimo giorno, «termine superato» dopo il quinto, poi un sollecito ogni giorno lavorativo.
Registra la comunicazione di recesso
Anche il recesso si comunica al Ministero. Registrata la comunicazione, la pratica aspetta l'ultimo giorno; se è già passato, chiude subito.
La conservazione in gestione
Dopo l'ultimo giorno la pratica chiude «Concluso per recesso» e passa in CONSERVAZIONE, in gestione: i documenti si conservano 60 mesi, poi arriva l'avviso per eliminarli.
La cessazione del rapporto e l'annullamento
Il rapporto di lavoro cessa
Teresa lascia l'azienda: il numero della pratica di Cessazione del rapporto e l'ultimo giorno in lavoro agile. I due flussi non si collegano da soli: il numero si scrive anche nell'altra pratica.
La comunicazione non serve
Solo per una cessazione, e solo se il consulente conferma che basta la comunicazione di fine rapporto: chi l'ha confermato e quando. Altrimenti si registra la comunicazione di recesso.
Annulla prima dell'avvio
L'accordo di Andrea è firmato e comunicato, ma non parte. Prima del giorno d'inizio si annulla: la pratica va in ANNULLAMENTO e chiede la comunicazione di annullamento, poi chiude «Annullato prima dell'avvio».
L'eliminazione dei documenti
L'email: è ora di eliminare
Per l'accordo di Giulio, chiuso cinque anni fa, i 60 mesi sono passati: alle 8 la pratica va in ELIMINAZIONE DEI DOCUMENTI e avvisa l'ufficio personale, con un sollecito ogni 5 giorni lavorativi.
L'archivio Documenti del lavoro agile
L'archivio lo aprono l'ufficio personale (ruolo della struttura) e l'amministratore. I documenti hanno il codice della pratica: si trovano senza nomi.
Elimina il documento nell'archivio
Gianna elimina i documenti con i codici della pratica, uno per uno. Il file sparisce; resta una riga di registro senza il contenuto.
Il segnaposto nei documenti
Nella pratica ogni riga dice «Documento eliminato il …»: il registro resta, il file no.
Registra l'eliminazione
La conferma di aver eliminato i documenti dall'archivio. La pratica chiude con la data; dopo, l'amministratore può eliminare i dati della pratica chiusa, con il motivo.
Chiusa, in Archiviate
La pratica resta in «Archiviate» con le date e l'esito.
Scheda, registro e chi vede
La scheda della pratica
Ufficio personale e direzione hanno la scheda completa, il PDF e l'export: tutte le date, il parere, la priorità, i motivi e i documenti.
Il registro dei lavoratori agili
Le pratiche filtrate per Lavoro agile e l'esportazione CSV sono il registro da mostrare in un'ispezione: chi, da quando, la durata, i giorni, le fasce, la firma, le comunicazioni, le informative, il recesso e l'esito. Nessun dato riservato nelle colonne.
Ciò che vede Chiara
Chiara legge le date, l'accordo e i suoi documenti, che scarica dalla pratica, e lo Storico dalla sua richiesta. Non legge il parere del responsabile né i motivi interni; non ha la scheda, il PDF né l'archivio.
Ciò che vede il responsabile
Marco conserva la pratica perché ha dato il parere: le date, la richiesta e il suo parere, lo Storico da quando la richiesta è arrivata a lui. Non la priorità, non i documenti, non i motivi.
Un collega non apre la pratica
Bruno, un collega di Chiara, non apre la sua pratica: il lavoro agile di una persona non è affare dei colleghi.
L'amministratore senza ruoli
Un amministratore senza i ruoli vede solo i dati non riservati: niente priorità, parere, motivi, documenti, scheda né export. Ma l'archivio Documenti del lavoro agile lo apre comunque: sceglilo di conseguenza.
Cosa fa ciascuno
- Il dipendente: chiede, dichiara la priorità, aderisce a una proposta; poi osserva e scarica i suoi documenti dalla pratica.
- Il responsabile (da Dipendenti): dà il parere sull'organizzazione del lavoro; osserva l'accordo in corso.
- Ufficio personale: propone; corregge l'email; prepara e registra l'accordo, le comunicazioni, le informative, le modifiche, le proroghe, i recessi, la cessazione e l'annullamento; propone i rifiuti; conserva ed elimina i documenti nell'archivio.
- Direzione: dà il parere quando il responsabile manca; conferma o no ogni rifiuto; riceve e può registrare l'informativa in ritardo.
Che cosa il flusso non fa
- Non firma l'accordo, non invia la comunicazione al Ministero, non scrive al consulente e non consegna l'informativa: registra quando è successo, calcola i termini e ricorda.
- Non tiene il calendario dei singoli giorni in agile né le presenze.
- Non contiene il testo dell'accordo e dell'informativa: i modelli li danno il consulente del lavoro e l'RSPP.
- Non gestisce il lavoro dall'estero (distacco, previdenza, fisco), i controlli a distanza, gli strumenti da comprare (Richiesta di acquisto), l'infortunio (Infortunio), la cessazione del rapporto (Cessazione del rapporto): solo numeri copiati a mano, nei due versi.
- Non tiene l'informativa all'RLS: è aziendale, va nello Scadenzario adempimenti ricorrenti.
Con gli altri flussi
- Infortunio: «In lavoro agile» è una delle opzioni di «Dove»; l'accordo e i luoghi concordati sono nella pratica di Lavoro agile: si scrive il numero.
- Cessazione del rapporto: nella pratica di Lavoro agile si registra «Il rapporto di lavoro cessa» con il numero della pratica di Cessazione, e viceversa.
- Fascicolo sicurezza del dipendente: l'informativa del lavoro agile si registra qui, non là.
- Richiesta di acquisto: gli strumenti per lavorare in agile si chiedono là, con il numero di questa pratica nelle note.
Prima di adottare
I ruoli. Servono utenti in ufficio personale e in direzione. Il dipendente e il responsabile non sono ruoli. L'ufficio personale è anche il ruolo della struttura «Documenti del lavoro agile»: l'import lo assegna alla struttura, ed è lui, con l'amministratore, ad aprire l'archivio ed eliminare i documenti. Chi è amministratore dell'azienda apre l'archivio e scarica ogni documento, anche senza i ruoli: sceglilo di conseguenza.
L'anagrafica Dipendenti deve avere per ogni dipendente l'email con cui accede a Iterly, scritta come nel profilo, e il responsabile. Senza un responsabile attivo la richiesta va alla direzione; il responsabile è quello dell'anagrafica al momento dell'invio.
I modelli. L'accordo individuale (durata, giorni, luoghi, strumenti, potere direttivo e controlli, fasce di contattabilità e disconnessione, recesso: artt. 19 e 21 L. 81/2017) dal consulente del lavoro; l'informativa sui rischi generali e specifici dall'RSPP. Senza accordo firmato e informativa non si lavora in agile, nemmeno «un giorno ogni tanto».
La comunicazione: decidi chi la invia sul portale del Ministero (ufficio personale o consulente) e come arrivano i dati: l'email di COMUNICAZIONE li riassume. Codice fiscale, PAT e voce di tariffa li ha il consulente.
L'RLS: aggiungi nello Scadenzario adempimenti ricorrenti una voce «Informativa sui rischi del lavoro agile all'RLS», ogni 12 mesi, finché lo Scadenzario non la porta da sé.
La conservazione e i backup. I documenti si eliminano nell'archivio dopo 60 mesi; i backup seguono i loro tempi. Dopo l'eliminazione l'amministratore può eliminare i dati della pratica chiusa, con il motivo.
Nessuna revisione legale: il calcolo dei cinque giorni, la decorrenza della proroga, l'informativa prima dell'avvio, la priorità della L. 106/2025 e la comunicazione dopo una cessazione sono decisioni prese su un'analisi preliminare: falle rivedere al consulente del lavoro, al consulente della sicurezza e a un legale.
Per usarlo nella tua azienda
Come adottarlo
Cinque passi, da Amministrazione e dallo Store, fatti da chi amministra l'azienda. Se hai già adottato Ferie e permessi, l'anagrafica Dipendenti e il ruolo ufficio personale ci sono già e l'import li riusa (la direzione si crea); con Apertura posizione e selezione, Cessazione del rapporto, Infortunio o Richiesta informazioni retributive si riusano entrambi i ruoli. La struttura documentale Documenti del lavoro agile è nuova e nasce con il suo ruolo.
- Importa il flusso dallo Store
- Assegna i ruoli
- Aggiungi le voci di Dipendenti
- Controlla la struttura «Documenti del lavoro agile»
- Pubblica il flusso e parti
Importa il flusso dallo Store
Sulla scheda premi Importa. Il piano mostra l'anagrafica Dipendenti, la struttura documentale Documenti del lavoro agile «con i ruoli: ufficio personale» e il campo codice che dà il nome ai file, e i due ruoli ufficio personale e direzione. Con Crea ciò che manca e importa il flusso arriva come bozza. Nessuna voce iniziale.
Assegna i ruoli
Metti almeno un utente in ufficio personale (prepara gli accordi, registra comunicazioni e informative, conserva ed elimina i documenti) e in direzione (conferma i rifiuti, riceve l'informativa scaduta). Il dipendente e il responsabile non sono ruoli.
Aggiungi le voci di Dipendenti
Ogni dipendente con il nome, l'email con cui accede a Iterly e il responsabile (prima il responsabile, poi chi dipende da lui). Senza responsabile le richieste vanno alla direzione.
Controlla la struttura «Documenti del lavoro agile»
In Documenti apri Documenti del lavoro agile: nella sezione Riservatezza l'import ha spuntato ufficio personale e ha scelto il campo codice come nome dei file. Non cambiare i campi della struttura: li usano le griglie dei documenti.
Pubblica il flusso e parti
Apri la bozza nel designer e premi Salva e pubblica. Da quel momento ogni dipendente trova Lavoro agile fra le pratiche da avviare. Le richieste e gli accordi già in corso si registrano proponendoli dall'ufficio personale.
Da sapere
- Codici, non nomi. I documenti hanno il numero della pratica più D1, D2…; il file prende il nome dal codice; nella pratica nessun indirizzo.
- Il registro dei documenti è cumulativo: le righe non si cancellano, si aggiunge una riga. Un documento eliminato lascia «Documento eliminato il …».
- La richiesta originale non resta nella pratica: date, durata e giorni vengono riscritti dall'accordo e dalle proroghe; la pratica mostra quelli in vigore.
- In INFORMATIVA e INFORMATIVA IN RITARDO non si registrano modifiche dell'accordo: prima l'informativa. Recessi, cessazione e fine di un accordo a termine si registrano anche lì. In IN SCADENZA l'informativa non ha promemoria: si registra con «Registra una nuova consegna dell'informativa».
- Una richiesta mai inviata resta nel «Da fare» del dipendente, senza solleciti; l'ufficio personale non la vede finché non è inviata.
- Avvisi ravvicinati: una comunicazione registrata in ritardo, un accordo registrato dopo l'avvio o un recesso registrato dopo l'ultimo giorno fanno partire più email in pochi minuti.
- Chi ha agito conserva la pratica: il responsabile la ritrova con la ricerca dopo il parere, anche fuori dagli stage in cui la osserva. La direzione vede le pratiche in cui ha agito e quelle chiuse.
- L'ultimo giorno con preavviso è il minimo di legge; un recesso a 90 giorni si riconosce dalla data, che il responsabile vede.
- Un aggiornamento dello Store non cambia le pratiche aperte.
- Sotto i 760 px di finestra le griglie mostrano una scheda per riga.
Vuoi usare questo flusso nella tua azienda?
Iterly è attualmente disponibile su invito. Richiedi l'accesso indicando il flusso che ti interessa: potrai importarlo, adattarlo alla tua azienda e gestirlo in autonomia.
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