Lavori in appalto, passo per passo

Come leggerla

Ogni passo è una schermata vera, scattata nell'ordine in cui le cose sono successe a Immobiliare Belvedere. I numeri delle pratiche e le date sono quelli del giorno in cui le schermate sono state fatte: nella tua azienda saranno altri.

Il tempo, nelle schermate, è stato fatto passare spostando le date (la scadenza del promemoria del DURC, la fine prevista, le due date di eliminazione): per questo in qualche schermata il DURC «in scadenza» vale ancora mesi, o un lavoro finito oggi è già da eliminare. Le altre pratiche dell'agenzia sono state portate al loro punto prima delle schermate.

I documenti sono PDF di prova di poche righe: i veri li carichi tu, con i modelli del tuo RSPP e i documenti che ti dà l'impresa.

La lista di controllo prima dell'ingresso

Nessun lavoro parte senza la lista completa. «Lavori pronti a partire» compare solo quando sono registrati: la verifica dell'idoneità tecnico-professionale (visura e autocertificazione; in cantiere i documenti dell'Allegato XVII), che serve anche senza un contratto scritto; l'informazione sui rischi dei vostri ambienti e delle vostre misure d'emergenza; il preposto che l'impresa ha indicato per iscritto (art. 26 c. 8-bis); il DUVRI firmato oppure il motivo per cui non serve; i costi della sicurezza scritti a parte nel contratto (senza, il contratto è nullo) oppure lo zero dichiarato; il DURC valido oggi, oppure il motivo per cui non c'è.

Il DUVRI non serve solo nei casi della legge: servizi di natura intellettuale, mere forniture, lavori fino a cinque uomini-giorno in un anno senza rischi particolari; in cantiere lo sostituiscono PSC e POS. Il coordinamento resta: anche senza DUVRI vi informate e decidete chi accompagna, dove e quando. La conferma sui rischi particolari è obbligatoria. L'incaricato al posto del DUVRI non è fra le scelte: la legge lo ammette solo nei settori a basso rischio del decreto dell'art. 29 c. 6-ter, che non risulta adottato.

Il cantiere (lavori edili o di ingegneria civile: costruire, ristrutturare, demolire, impianti nelle opere edili, scavi, coperture) chiede anche la patente a crediti con almeno 15 crediti o la SOA dalla III classe (senza, la sanzione all'impresa parte da 12.000 euro) e il POS, con il coordinatore per l'esecuzione e la notifica preliminare: Iterly li registra, PSC, nomine e invio restano a voi e al vostro tecnico. Il tipo non si cambia dopo l'apertura: se è sbagliato si annulla e si riapre.

Il subappalto ha la sua pratica, con il numero dell'appalto principale, e non parte senza la vostra autorizzazione registrata.

Il DURC vale 120 giorni dalla verifica: si scrive la data stampata, e Iterly avvisa dieci giorni prima. Un DURC scaduto non ferma i lavori (per un appalto privato la legge non lo prevede) ma porta la pratica in «Rinnovo DURC», con l'email e i solleciti; pesa sulla responsabilità solidale, quindi parlane con l'amministrazione prima di pagare.

La tessera di riconoscimento: «Lavori pronti a partire» chiede di confermare che chi entra la porta, con fotografia, generalità e datore di lavoro. Il badge di cantiere del DL 159/2025 non è ancora operativo: si aspetta il decreto.

Chi legge che cosa

Tre livelli. Referente sicurezza, acquisti e direzione leggono la pratica; referente sicurezza e direzione anche i documenti dei lavoratori dell'impresa; il preposto del reparto legge il Riepilogo e la sezione «Per il preposto» (luogo, preposto dell'impresa e suo telefono, DUVRI, come vi coordinate), non il contratto, i costi né i lavoratori.

Acquisti non ha scheda, PDF ed export, perché non legge i lavoratori: il registro degli appalti in CSV lo esporta il referente sicurezza o la direzione.

Nelle email, nelle colonne e nel CSV ci sono solo impresa, lavoro, reparto, tipo, date, spunte della lista di controllo, DURC, esito, solidarietà ed eliminazioni, e l'email del preposto del reparto, che serve a portargli l'avviso. Mai importi, motivi, il preposto dell'impresa, i lavoratori. Il nome dell'impresa compare: per una ditta individuale è un nome di persona.

I lavoratori dell'impresa non stanno mai in un campo: solo in documenti dell'archivio «Lavoratori delle imprese esterne», che apre il solo referente sicurezza (la direzione li scarica dalla pratica). Nessun certificato medico: dell'idoneità basta la dichiarazione dell'impresa.

Il preposto che ha preso visione continua a vedere la pratica e a scaricare il DUVRI anche a lavori finiti, fino all'eliminazione dei documenti: una pratica resta visibile a chi ha agito. Se l'avviso l'ha chiuso il referente sicurezza, il preposto la vede finché i lavori durano.

L'amministratore dell'azienda senza ruoli vede l'elenco e il Riepilogo, non le verifiche né i lavoratori; ma apre i due archivi e scarica ogni documento, anche dalla pratica se conosce il file. Un collega senza la pratica riceve un rifiuto.

Cosa fa ciascuno

• Referente sicurezza: verifica e registra la lista di controllo, avvia i lavori, sblocca l'avviso se il preposto non c'è, registra coordinamento, DUVRI aggiornato, DURC nuovi, proroghe, fine o interruzione; sposta ed esegue le eliminazioni nei due archivi.
• Acquisti: apre la pratica, di solito dopo l'ordine, e la segue in «In osservazione». Non legge i lavoratori.
• Direzione: può aprire la pratica e la segue; legge tutto.
• Il preposto del reparto: riceve l'avviso prima dell'inizio, prende visione, segue i lavori finché durano.
• Responsabile qualità: non entra nella pratica; apre l'archivio «Documenti dei fornitori».
• L'impresa: non entra in Iterly. Documenti e date si registrano da voi.

Che cosa il flusso non fa

• Non scrive il DUVRI, l'informazione sui rischi o il contratto: si preparano con l'RSPP e il consulente. Iterly registra che cosa è stato verificato, quando e con quali documenti, impedisce l'avvio dei lavori senza la lista di controllo e ricorda.
• Non controlla il contenuto dei documenti, gli uomini-giorno, i rischi particolari, l'importo dei costi, le tessere all'ingresso.
• Non valuta la genuinità dell'appalto: un appalto è genuino se l'impresa organizza i mezzi e i lavoratori e ne porta il rischio; altrimenti è una somministrazione irregolare. È una valutazione del consulente del lavoro.
• Non controlla il trattamento economico dei lavoratori dell'impresa: dal 2024 l'art. 29 c. 1-bis D.Lgs. 276/2003 chiede che non sia inferiore a quello del contratto collettivo del settore. Chiedilo nel contratto.
• Non segue i pagamenti, il DURC al pagamento né le ritenute negli appalti dell'art. 17-bis D.Lgs. 241/1997 (sopra i 200.000 euro l'anno per impresa, con manodopera prevalente presso di voi e vostri beni strumentali): si seguono con il commercialista, e domani con il flusso Approvazione fatture passive.
• Non gestisce PSC, nomine del coordinatore e notifica preliminare: li registra.
• Non qualifica i fornitori: è il futuro flusso Qualifica fornitori.
• Non collega le pratiche fra loro: i numeri (richiesta di acquisto, appalto principale, qualifica) si copiano a mano.

Con gli altri flussi

• Richiesta di acquisto: un lavoro in sede passa prima dal via libera della sicurezza della richiesta, con visura, autocertificazione, esito del DUVRI e costi; dopo l'ordine acquisti apre qui la pratica e scrive il numero della richiesta. Qui non si scrive il numero di questa pratica in quella: la legge chi ha chiesto l'acquisto. I documenti caricati là come Allegati si ricaricano qui, nell'archivio «Documenti dei fornitori», dove seguono la conservazione e l'eliminazione di questo flusso: un Allegato non si elimina. Vale fino a Richiesta di acquisto 1.1.
• Qualifica fornitori (in arrivo): la valutazione dei fornitori non è qui. Il campo «Qualifica del fornitore n.» accoglie il numero della sua pratica, e l'archivio «Documenti dei fornitori» sarà in comune.
• Non conformità: un problema di sicurezza o di qualità durante i lavori dell'impresa si apre là, con la fonte «Fornitore»; un'interruzione per sicurezza la registra anche qui.
• Quasi-infortunio: un evento che coinvolge un lavoratore dell'impresa si registra là, con «Da chi arriva: un lavoratore di un'impresa esterna». Qui si annota solo il coordinamento che ne segue, mai il nome di chi ha segnalato.

Prima di adottare

I ruoli. Servono utenti in referente sicurezza, acquisti e direzione. I ruoli delle strutture li assegna l'import: «Documenti dei fornitori» a referente sicurezza, acquisti e responsabile qualità; «Lavoratori delle imprese esterne» al solo referente sicurezza. Chi ha un ruolo di una struttura crea, sostituisce ed elimina i documenti dell'archivio: un documento eliminato lì sparisce da ogni pratica. Assegna responsabile qualità solo a chi può leggere contratti e DUVRI.

Se un archivio esisteva già (per esempio creato da un altro flusso), l'import non ne cambia i ruoli: controlla che fra i ruoli ci sia referente sicurezza, altrimenti il referente non sceglie i documenti delle altre pratiche e non apre l'archivio.

Le anagrafiche le scrive l'amministratore: Fornitori con le imprese, Dipendenti con ogni preposto e l'email del suo utente, Reparti con il preposto di ciascuno. Chi apre una pratica e non trova l'impresa o il reparto lo chiede a lui. Un reparto senza preposto funziona: l'avviso va al solo referente sicurezza.

I modelli dell'RSPP: il DUVRI, l'informazione sui rischi dei vostri ambienti e delle misure d'emergenza, le regole d'accesso. E il contratto o l'ordine con i costi della sicurezza scritti a parte.

Chi è amministratore dell'azienda apre i due archivi e scarica ogni documento, anche senza i ruoli: sceglilo di conseguenza; se è un fornitore esterno, passa dall'accordo per il trattamento dei dati (art. 28 GDPR).

La conservazione e i backup. I dati dei lavoratori si eliminano il giorno dopo i due anni della responsabilità solidale, i documenti dieci anni dopo la fine; si spostano in avanti per una causa o un'ispezione. I documenti eliminati restano nei backup per i loro tempi.

Nessuna revisione professionale: la lista di controllo, le esclusioni dal DUVRI, il riuso della verifica d'idoneità, il DURC e la conservazione sono decisioni del titolare su un'analisi preliminare. Falle rivedere al consulente della sicurezza, al consulente del lavoro, al consulente privacy e a un legale.

Da sapere

• Codici, non nomi. I documenti dell'impresa hanno il numero della pratica più D1, D2…, quelli dei lavoratori L1, L2…; il file prende il nome dal codice. Una riga che sceglie un documento di un'altra pratica porta il codice di quel documento.
• Il registro è cumulativo: le righe di Documenti e Lavoratori non si cancellano, si aggiunge una riga. Un DURC nuovo è una riga nuova, mai una versione nuova nell'archivio: una versione caricata nell'archivio cambia il documento in ogni pratica che lo richiama, chiuse comprese, e la precedente non resta nello Storico.
• Un documento eliminato lascia «Documento eliminato il …» nella pratica.
• Note e motivi mostrano l'ultimo invio; le versioni precedenti restano nello Storico. Chi registra via API invia ogni volta tutte le righe di una griglia obbligatoria; una griglia facoltativa omessa resta com'è.
• Il tipo e il subappalto non si correggono: si annulla e si riapre. Lavoro, reparto, luogo, date e numeri si correggono durante la verifica con Correggi i dati dell'appalto; l'impresa no.
• Due email lo stesso giorno: una pratica aperta tre giorni prima dell'inizio, o il giorno stesso, dopo le 8 riceve insieme l'email d'apertura e il promemoria.
• Un DURC che scade fra meno di dieci giorni all'avvio dei lavori porta subito in «Rinnovo DURC».
• L'email del preposto del reparto compare nelle email, nel CSV e nella ricerca: serve a portargli l'avviso.
• Un aggiornamento dello Store non cambia le pratiche aperte.