Guida al flusso · Ingresso nuovo assunto
Ingresso nuovo assunto, passo per passo
Una persona sta per entrare in un'agenzia: l'Ufficio personale prepara l'assunzione, la Sicurezza e il responsabile preparano il primo giorno, e il flusso segue il primo mese e la prova fino a quando è in forza. A ogni passaggio si vede chi legge cosa, e chi non legge il dossier del lavoratore.
- Flusso
- Ingresso nuovo assunto
- Versione
- 1.0 — undici stage
- Chi lo usa
- Ufficio personale, Sicurezza, responsabili
- Azienda di fantasia
- Immobiliare Belvedere, Borgo Sereno
- Schermate
- 40
Azienda, persone e documenti sono di fantasia. Le schermate sono vere: sono state catturate percorrendo il flusso, e ogni passaggio che la guida racconta è avvenuto davvero. Il flusso è regia, non paghe: dice chi fa cosa ed entro quando e conserva le prove, ma non calcola e non trasmette niente. Comunicazioni, contratto e cedolino restano al consulente del lavoro.
Chi c'è dentro
Due ruoli da assegnare — l'Ufficio personale e il referente sicurezza — e un responsabile che non è un ruolo: lo sceglie l'Ufficio personale, pratica per pratica, dall'anagrafica Dipendenti. Chi entra non ha un utente prima dell'inizio: i suoi documenti li carica l'Ufficio personale.
| Persona | Ruolo | Cosa fa nel flusso |
|---|---|---|
| Rita Marchi | ufficio personale | Apre la pratica quando il candidato ha accettato, e la porta fino al primo giorno: informativa privacy, documenti al consulente, comunicazione di assunzione e contratto. Poi registra le informazioni al lavoratore e la scelta del TFR, cambia la data di inizio e gestisce rinuncia, recesso e annullamento. È l'unica che vede il dossier del lavoratore: IBAN, retribuzione, documenti, TFR. Le pratiche concluse le ritrova nelle sue Archiviate, il registro degli ingressi. |
| Sandro Pellegrini | referente sicurezza (lo stesso del Fascicolo sicurezza) | Registra la formazione, l'idoneità alla mansione e l'apertura del Fascicolo sicurezza. Finché formazione e idoneità mancano, ogni giorno lavorativo il flusso ricorda a lui e agli altri di non adibire la persona alla mansione. Non vede il dossier del lavoratore né ciò che è riservato all'Ufficio personale e al responsabile. |
| Valerio Costa | il responsabile (scelto in Dipendenti) | Riceve una mail quando la persona sta per entrare, registra le attività di inserimento (postazione, accessi, accoglienza, affiancamento), fa il colloquio del primo mese e decide l'esito della prova. Vede le note del colloquio e i motivi di un recesso, non vede mai il dossier del lavoratore. |
| Luca Neri | il nuovo assunto (nessun utente) | Compare nella pratica come nome e come email aziendale, e come riga di Dipendenti quando l'Ufficio personale ve lo scrive. Non accede a niente prima dell'inizio: informative, documenti e firme passano dall'Ufficio personale. |
La mappa
Una pratica sta in uno stage per volta. Dove ci sono più lavori da fare insieme (In arrivo e Inserimento) ogni compito è un'azione che si spegne quando è fatta, e una condizione fa uscire la pratica quando sono tutti fatti.
-
NUOVA ASSUNZIONE solo l'Ufficio personale
- Nome, email aziendale, responsabile, tipo di contratto, orario, mansione, data di inizio e sorveglianza sanitaria. Nessun dato riservato: retribuzione e documenti vengono dopo, in form ristrette.
-
PREPARAZIONE l'Ufficio personale · il responsabile e la Sicurezza osservano
- Tre cose bloccano l'ingresso e vanno fatte prima dell'inizio, in quest'ordine: informativa privacy, documenti al consulente, comunicazione di assunzione e contratto.
- dai 5 giorni prima, ogni giorno lavorativo sollecito all'Ufficio personale finché la comunicazione non è fatta
- informativa, documenti e comunicazione fatti IN ARRIVO
- il candidato rinuncia NON AVVIATA
-
IN ARRIVO Ufficio personale · responsabile · Sicurezza
- Mail al responsabile e alla Sicurezza: una persona sta per entrare. Formazione, idoneità , fascicolo, attività , anagrafica e (per l'apprendistato) tutor e piano formativo.
- alla vigilia dell'inizio INSERIMENTO
- cambia la data di inizio PREPARAZIONE la comunicazione va rifatta
- il candidato rinuncia ANNULLAMENTO COMUNICAZIONE
-
INSERIMENTO Ufficio personale · responsabile · Sicurezza
- Ai lavori di In arrivo si aggiungono informazioni al lavoratore, scelta del TFR e colloquio del primo mese. Ogni promemoria arriva per mail a chi ha il compito.
- finché formazione o idoneità mancano ogni giorno lavorativo: non adibire alla mansione
- tutto fatto, nessuna prova IN FORZA
- tutto fatto, prova lunga IN PROVA
- tutto fatto, prova in chiusura ESITO DELLA PROVA
- recesso in prova / non si è presentato RECESSO IN PROVA / ANNULLAMENTO
-
IN PROVA Ufficio personale · responsabile
- Lo stage è in gestione: niente mail, niente conteggi in Da fare.
- 15 giorni prima della fine della prova ESITO DELLA PROVA
- recesso RECESSO IN PROVA
-
ESITO DELLA PROVA il responsabile · l'Ufficio personale osserva
- prova superata IN FORZA
- prova non superata RECESSO IN PROVA
- il giorno dopo la fine della prova IN FORZA superata per decorso, se nessuno ha deciso
- ogni 2 giorni lavorativi sollecito al responsabile
-
RECESSO IN PROVA l'Ufficio personale · il responsabile osserva
- recesso comunicato CESSATO IN PROVA
- ogni giorno lavorativo sollecito all'Ufficio personale
-
ANNULLAMENTO COMUNICAZIONE l'Ufficio personale
- annullamento comunicato NON AVVIATA
- ogni giorno lavorativo sollecito
- Tre archivi: IN FORZA (l'ingresso è concluso), CESSATO IN PROVA e NON AVVIATA. L'Ufficio personale li ritrova tutti nelle sue Archiviate.
-
IN FORZA l'Ufficio personale osserva
- Il registro degli ingressi: dossier completo, pronto da passare al consulente del lavoro.
Come leggerla
Regia, non paghe. Il flusso dice chi fa cosa ed entro quando, e conserva le prove: ricevute, contratto, informative, scelta del TFR. La comunicazione obbligatoria e le sue rettifiche, il contratto, l'inquadramento, il cedolino, l'INAIL, l'iscrizione al fondo pensione e gli incentivi restano al consulente del lavoro. Iterly non calcola e non trasmette niente.
Due livelli di blocco. Solo tre cose fermano l'ingresso: informativa privacy, documenti al consulente e comunicazione di assunzione, perché vanno fatte prima dell'inizio. Formazione e idoneità vanno fatte prima di adibire alla mansione, anche il primo giorno: non bloccano l'ingresso, ma finché mancano il flusso sollecita ogni giorno lavorativo. TFR e prova partono comunque dalla data di inizio, così le due scadenze che non si recuperano non si perdono in uno stage fermo.
Il dossier è riservato. Retribuzione, IBAN, familiari, detrazioni, categoria protetta, contratto, documenti e scelta del TFR non sono mai dati della pratica che finiscono nelle email o negli elenchi: stanno in campi riservati all'Ufficio personale. Il responsabile vede in più le note del colloquio, il tutor e i motivi della prova; la Sicurezza vede solo formazione, idoneità , fascicolo e attività .
Con un solo token. In In arrivo e Inserimento tutti i lavori sono sempre aperti insieme: ognuno è un bottone che sparisce quando è fatto, e la pratica esce da sola quando sono tutti spenti. Nella scheda Avanzamento si vede, riga per riga, cosa manca.
Atto I — prima dell'inizio
Preparare l'assunzione
Il candidato ha accettato. L'Ufficio personale apre la pratica e fa le tre cose che non si possono rimandare.
La scrivania di Rita
Il riquadro Creazione ha un solo flusso, Ingresso nuovo assunto, e lo può avviare solo l'Ufficio personale. In Archiviate c'è già un ingresso concluso: è il registro degli ingressi.
Apre la pratica
Nome e cognome, email aziendale (quella con cui la persona entrerà in Iterly: deve essere uguale a quella in Dipendenti), il responsabile scelto dall'anagrafica, tipo di contratto, orario, mansione, data di inizio, se il DVR prevede la sorveglianza sanitaria. Gli incentivi sono un promemoria: l'offerta va pubblicata sul SIISL prima dell'assunzione. Nessun dato riservato in questa form.
La pratica è in Preparazione
Tre schede — Riepilogo, Avanzamento e Dossier riservato — e un solo lavoro disponibile: l'informativa. I documenti compaiono solo dopo, e la comunicazione solo dopo i documenti.
Il responsabile osserva
Valerio non ha ancora niente da fare, ma la pratica è già nella sua scrivania, in In osservazione: sa chi sta per entrare, quando e con quale mansione. Non riceve i solleciti sulla comunicazione.
L'informativa privacy
Va consegnata prima di raccogliere i documenti: per questo i documenti non si possono inviare finché l'informativa non è registrata. Data e, se c'è, la copia firmata.
I documenti per il consulente
Documento d'identità e codice fiscale sono obbligatori; gli altri (permesso di soggiorno, detrazioni, fondo pensione, titoli, collocamento mirato) solo se servono. Livello e retribuzione concordati. È la checklist dei documenti: ogni voce è un file. Tutto questo resta nel dossier, visibile solo all'Ufficio personale.
Comunicazione e contratto
La ricevuta della comunicazione obbligatoria e il contratto firmato sono obbligatori: la comunicazione si fa entro il giorno prima dell'inizio. Qui si indica anche la fine della prova (vuota se non c'è) e, per un contratto a termine, la fine del contratto. Fatta questa, la pratica passa da sola In arrivo.
La mail al responsabile
Arriva al responsabile e alla Sicurezza: una persona sta per entrare. Dice chi, per quale mansione, da quando, e a che punto è il lavoro. Mostra solo i dati pubblici della pratica: né documenti, né retribuzione, né IBAN.
Atto II — In arrivo
Prepararsi al primo giorno
Più persone lavorano insieme sulla stessa pratica, ciascuna con i suoi bottoni. Intanto il dossier resta all'Ufficio personale.
Sandro apre la pratica
Ha tre schede: Riepilogo, Avanzamento, Sicurezza e inserimento. Nessun dossier. I suoi bottoni sono Formazione registrata, Idoneità registrata (la sorveglianza sanitaria è prevista) e Fascicolo sicurezza aperto.
Registra la formazione
Data e conferma di averla registrata nel Fascicolo sicurezza: il flusso non scrive nel Fascicolo, chiede solo la conferma. Può farlo già prima dell'inizio. Il bottone sparisce, la pratica resta In arrivo.
Le attività di inserimento
Postazione, accessi, accoglienza, affiancamento: l'elenco viene da Attività di ingresso e si cambia. Il responsabile registra quelle fatte, con la data. Serve almeno una riga.
L'anagrafica manca
La persona deve essere in Dipendenti, con la stessa email della pratica: lo si controlla all'ingresso nello stage e ogni volta che qualcuno agisce. Non c'è ancora: In anagrafica dipendenti è No, e la pratica non può uscire da Inserimento.
Si scrive in Dipendenti
Il flusso non scrive mai nelle anagrafiche: la riga la aggiunge chi amministra l'azienda. Nome, email e responsabile.
La stessa verifica, adesso riesce
Rita ripete Verifica anagrafica dipendenti: stavolta la persona c'è e il lavoro si spegne. Un'altra azione avrebbe fatto lo stesso: ogni volta che si agisce, la verifica si rifà .
Il dossier, solo per Rita
Informativa, documenti, IBAN, retribuzione, comunicazione: nella scheda Dossier riservato. Anche gli allegati si scaricano soltanto da qui.
Sandro non lo vede
Tre schede, nessun dossier. Non è un permesso che qualcuno ha dimenticato di dare: le form con i dati del lavoratore sono ristrette all'Ufficio personale, e quel che non si vede non compare né nella pagina, né nel PDF, né nell'esportazione, né fra gli allegati.
Nemmeno Valerio
Ha una scheda in più, Riservato al responsabile, dove compariranno le note del colloquio, il tutor e i motivi della prova. Il dossier del lavoratore no. Ha già fatto la sua parte: nessun bottone finché non comincia l'Inserimento.
Atto III — Inserimento
Il primo giorno e il primo mese
Alla vigilia dell'inizio la pratica passa da sola a Inserimento. Da qui contano le scadenze: promemoria per mail, e una condizione che la fa uscire quando tutto è fatto.
Inserimento
Il passaggio lo fa il cron, alla vigilia della data di inizio. Rita trova in più due lavori: Informazioni complete (D.Lgs. 152/1997) e Scelta TFR registrata. Il responsabile avrà il colloquio del primo mese.
Non adibire alla mansione
L'idoneità non è ancora registrata. Dal giorno lavorativo dopo l'ingresso nello stage, ogni giorno il flusso scrive ai tre attori. Il sollecito smette da solo appena formazione e idoneità sono a posto.
Registra l'idoneitÃ
Solo l'esito: idoneo o idoneo con prescrizioni o limitazioni, il giudizio del medico competente se c'è. Mai diagnosi. La non idoneità si gestisce fuori dal flusso, con il consulente.
Informazioni complete
Il contratto o la copia della comunicazione le contengono tutte? Oppure sono state integrate dopo l'inizio? Un promemoria avvisa a 5 giorni dall'inizio, una volta.
La scelta del TFR
Il lavoratore ha 60 giorni per scegliere: un promemoria a 10 giorni dalla scadenza e un avviso a scadenza. Se non sceglie, si registra Nessuna scelta entro 60 giorni e si avvisa il consulente. La scelta, come tutto il resto, resta nel dossier.
Il colloquio del primo mese
Data e, se vuole, due righe di note. Le note le vedono solo il responsabile e l'Ufficio personale. È l'ultimo lavoro: appena è fatto, la pratica esce da sola.
In prova
Tutto fatto, e la prova è lunga: la pratica passa a In prova, uno stage in gestione. Compare in In gestione, non in Da fare: nessuna mail, nessun conteggio. Resta lì finché non mancano quindici giorni alla fine della prova. Senza prova, la pratica sarebbe andata direttamente In forza.
Atto IV — la prova
L'esito, e il registro degli ingressi
A quindici giorni dalla fine della prova il flusso chiede una decisione. Se nessuno la prende, la prova è superata per decorso.
L'esito da decidere
Una mail al responsabile: la prova finisce fra poco. Un sollecito ogni due giorni lavorativi finché non decide.
Valerio decide
Prova superata o Prova non superata (con chi recede e il motivo, riservato a lui e all'Ufficio personale). Il giorno dopo la fine della prova, se nessuno ha deciso, il flusso la dà per superata.
Il registro degli ingressi
La pratica è In forza e Rita la ritrova nelle sue Archiviate, insieme agli ingressi precedenti. Se la prova fosse finita con un recesso, sarebbe passata da Recesso in prova a Cessato in prova, con la lettera e l'ultimo giorno.
Atto V — una rinuncia
Se la persona non arriva
Prima dell'inizio il candidato può rinunciare. Il flusso distingue se la comunicazione obbligatoria è già partita.
Il candidato rinuncia
Solo l'Ufficio personale la registra, con il motivo (riservato). In Preparazione la pratica va direttamente a Non avviata; da In arrivo in poi la comunicazione è già partita, e la pratica passa prima per l'Annullamento comunicazione. Vale anche se il lavoratore non si presenta nei primi cinque giorni e non risulta nessuna attività .
Annullare la comunicazione
Rita deve ottenere l'annullamento dal consulente e registrarlo, con la ricevuta se c'è. Un sollecito ogni giorno lavorativo. Poi la pratica va in Non avviata. I documenti restano nella pratica: cancellarli è un compito manuale.
Per usarlo nella tua azienda
Come adottarlo
Sette passi, da Amministrazione e dallo Store, fatti da chi amministra l'azienda. Le schermate vengono da un'Immobiliare Belvedere al suo primo giorno: nessun flusso, nessun ruolo, nessuna anagrafica.
- Importa il flusso dallo Store
- Assegna l'Ufficio personale e il referente sicurezza
- Rivedi i tipi di contratto
- Rivedi le attività di ingresso
- Compila i Dipendenti
- Pubblica la tua versione
- Parti
Importa il flusso dallo Store
Sulla scheda di Ingresso nuovo assunto premi Importa. Prima di scrivere qualsiasi cosa l'import mostra il suo piano: tre anagrafiche — Tipi di contratto (4 voci iniziali), Attività di ingresso (7 voci iniziali) e Dipendenti (senza voci: è tua) — e due ruoli, ufficio personale e referente sicurezza. Con Crea ciò che manca e importa le crea lui, e il flusso arriva come bozza. I ruoli nascono vuoti; le due anagrafiche arrivano già compilate, perché la casella Inserisci le voci iniziali proposte dal file è già spuntata. Se hai già adottato Ferie e permessi o il Fascicolo sicurezza, l'anagrafica Dipendenti e i ruoli ci sono già : l'import li riusa e non li modifica. Se hai già un'anagrafica con nome tecnico dipendenti ma senza i campi nome ed email, il piano la segna come conflitto: il campo Responsabile resterebbe senza opzioni e nessun ingresso partirebbe. Aggiungi i due campi (o rinomina l'anagrafica) prima di importare.
Assegna l'Ufficio personale e il referente sicurezza
Da Amministrazione › Utenze apri chi se ne occupa e dagli il ruolo ufficio personale, poi chi cura formazione e visite mediche e dagli il ruolo referente sicurezza. Se la sicurezza la segue il titolare, assegnagli anche il ruolo referente sicurezza. Il responsabile non è un ruolo: lo sceglie l'Ufficio personale pratica per pratica. L'Ufficio personale vede il dossier del lavoratore: IBAN, retribuzione, documenti, TFR. Scegli solo chi è autorizzato al trattamento di quei dati, e non dare il ruolo di amministratore aziendale a chi non deve vederli: chi amministra l'azienda vede tutte le pratiche, dossier compreso. Se un ruolo resta a zero utenti, la pratica avanza lo stesso, ma nessuno riceve quel compito. Amministrazione › Ruoli conta le persone.
Rivedi i tipi di contratto
I Tipi di contratto sono quattro: Tempo indeterminato, Tempo determinato, Apprendistato professionalizzante e Altro concordato con il consulente. Il part-time non è un tipo: è l'orario che si sceglie all'apertura. Il campo Richiede il piano formativo vale Sì solo per l'apprendistato: è ciò che accende il lavoro Tutor e piano formativo. Se rinomini un tipo non succede niente alle pratiche già aperte. Aggiungi i tuoi e togli quelli che non usi.
Rivedi le attività di ingresso
Le Attività di ingresso sono sette: postazione, accessi, badge e chiavi, accoglienza, consegna dei DPI, affiancamento, regolamenti. Ciascuna dice chi se ne occupa e quando: sono promemoria per chi compila la griglia, il flusso non le controlla una per una (basta una riga perché il lavoro sia fatto). Sono un punto di partenza: togli quelle che non usi e aggiungi le tue. La voce «Consegna dei DPI» resta un promemoria: la consegna vera, con la conferma del dipendente e l'addestramento, si registra in Consegna DPI (azione Prima consegna), e qui si spunta la riga dopo aver registrato la Prima consegna.
Compila i Dipendenti
L'anagrafica Dipendenti è tua e arriva vuota, e va compilata almeno con i responsabili prima della prima pratica: senza, il campo Responsabile dell'apertura non ha niente da scegliere. Ogni riga ha nome, email (la stessa con cui la persona accede a Iterly) e responsabile, scelto fra le altre righe: scrivi prima i responsabili e salva, poi gli altri. Il flusso non scrive mai in Dipendenti: ogni nuovo assunto lo aggiunge chi amministra l'azienda prima che la pratica esca da Inserimento, con l'email aziendale scritta all'apertura. Il flusso controlla che la persona ci sia e non prosegue senza.
Pubblica la tua versione
Apri il flusso nel designer: è una copia tutta tua. Poi Salva e pubblica. Finché resta una bozza nessuno può avviarlo; in Designer il flusso risulta Pubblicato. Se i due ruoli hanno almeno un utente la pubblicazione non lascia avvisi.
Parti
L'Ufficio personale trova il flusso nel suo riquadro «Creazione» con il bottone Avvia: gli altri non lo vedono. Ogni persona che entra è una pratica, e le concluse restano nelle sue Archiviate.
Da sapere
- Il flusso non invia comunicazioni, non redige il contratto e non tocca le paghe. Registra che sono state fatte e ne conserva le ricevute. Comunicazione obbligatoria, contratto, inquadramento, cedolino, INAIL, fondo pensione, incentivi e prospetto del collocamento obbligatorio restano al consulente del lavoro.
- Chi entra non è un utente. I suoi documenti li carica l'Ufficio personale: nessuno lo vede.
- Dipendenti va aggiornata a mano. Il flusso controlla che la persona ci sia e non prosegue senza; va compilata almeno con i responsabili prima di adottare il flusso.
- Il Fascicolo sicurezza va aperto a mano: il flusso chiede solo la conferma.
- La scheda DPI si apre a mano in Consegna DPI: il flusso non la crea e non la controlla.
- La non idoneità alla mansione si gestisce fuori dal flusso, con il consulente. La fine di un contratto a termine, le proroghe e le dimissioni dopo la prova non passano da qui.
- I documenti di chi rinuncia restano nella pratica: cancellarli è un compito manuale dell'Ufficio personale. La scadenza del permesso di soggiorno non ha un promemoria (sarebbe un dato riservato in una variabile).
- I promemoria arrivano a tutti i destinatari dello stage: in Inserimento anche il responsabile e la Sicurezza ricevono i promemoria su TFR e informazioni. Un'azione fatta rimanda di un giorno i solleciti «dopo l'ingresso nello stage», come Non adibire alla mansione.
- All'apertura l'Ufficio personale riceve una mail per la pratica che ha appena creato.
- L'esportazione CSV è riservata all'Ufficio personale: una pratica compare solo a chi vede tutte le sue schede.
- Chi ha il ruolo di amministratore aziendale vede tutto, dossier compreso: va dato solo a chi è autorizzato al trattamento.
- Patrono e chiusure aziendali non contano nei giorni lavorativi dei solleciti, che usano il calendario nazionale.
- TFR e formazione seguono la normativa in vigore a oggi (L. 199/2025; Accordo Stato-Regioni del 17 aprile 2025). Se l'adesione automatica al fondo valga per ogni nuovo assunto o solo per chi è alla prima assunzione, verificalo con il consulente: il flusso conta 60 giorni per tutti.
Vuoi usare questo flusso nella tua azienda?
Iterly è attualmente disponibile su invito. Richiedi l'accesso indicando il flusso che ti interessa: potrai importarlo, adattarlo alla tua azienda e gestirlo in autonomia.
Richiedi accesso a Iterly