Guida al flusso · Infortunio e malattia professionale
Infortunio e malattia professionale, passo per passo
Un dipendente si fa male al lavoro o nel tragitto (o si sospetta una malattia professionale): segnala, o lo registrano per lui un preposto, l'Ufficio personale o la sicurezza. Il flusso decide dalle date del certificato se serve la denuncia o la comunicazione all'INAIL e porta la pratica all'Ufficio personale con una scadenza interna al giorno dopo (alle 9 passa alla direzione), poi la sicurezza registra l'analisi, la pratica segue l'assenza e il rientro, e in archivio restano l'esito INAIL e il regresso. Mai diagnosi né allegati.
- Flusso
- Infortunio e malattia professionale
- Versione
- 1.0 — ventidue stage
- Chi lo usa
- Dipendenti, responsabili, preposti, Ufficio personale, sicurezza, direzione
- Azienda di fantasia
- Immobiliare Belvedere, Borgo Sereno
- Percorsi
- Segnalazione, certificato, invio all'INAIL, caso grave, malattia professionale, analisi, proroghe, rientro oltre 60 giorni, rientro, chiusura
- Schermate
- 56
Azienda, persone e numeri di certificato sono di fantasia. Le schermate sono vere: sono state catturate percorrendo il flusso, e ogni passaggio che la guida racconta è avvenuto davvero. Il flusso è regia, non paghe né medicina né legale: dice chi sa cosa ed entro quando, ma non calcola e non trasmette niente. Scadenza interna, comporto, privacy dell'RLS e sanzioni vanno fatti rivedere da un consulente del lavoro e da un legale prima dell'uso.
Chi c'è dentro
Quattro ruoli da assegnare — ufficio personale, referente sicurezza, direzione e preposto (nuovo, nasce vuoto) — più due persone che non sono un ruolo: il dipendente che si fa male e il suo responsabile, che il flusso legge dall'anagrafica Dipendenti. I colleghi non vedono nulla: non c'è nessuna bacheca degli infortuni, e l'RLS non vede le pratiche (lo informa la sicurezza).
| Persona | Ruolo | Cosa fa nel flusso |
|---|---|---|
| Paola Conti | ufficio personale | Registra per chi telefona, registra certificati e proroghe, invia la denuncia o la comunicazione all'INAIL (o la registra, se la invia il consulente), gestisce i rientri e le registrazioni riservate e tiene il registro per la chiusura del mese. Legge tutto: da sola passa tutte le restrizioni. Le pratiche concluse le ritrova nelle Archiviate. |
| Sergio Ferri | referente sicurezza | Raccoglie la dinamica, registra l'analisi delle cause (RSPP, medico competente, preposto, RLS, DVR, azioni e data di verifica), verifica le azioni e prepara la visita al rientro dopo più di 60 giorni. Non legge certificato, invio all'INAIL ed esiti. |
| Daria Neri | direzione | Entra nei casi gravi, quando la scadenza interna per l'INAIL è superata e nelle registrazioni riservate di fine pratica; osserva analisi e azioni. Legge certificato, invio ed esiti, non la dinamica. |
| Piero Galli | preposto | Registra l'infortunio di un collaboratore che glielo ha detto. Conserva la pratica che ha registrato — la ritrova in Pratiche — e vede date, luogo, situazione e i nomi degli stage e delle azioni, non i dati riservati. |
| Nicola Gatti | responsabile (da Dipendenti) | Non ha un ruolo: è il responsabile scritto in Dipendenti accanto a Mario. Riceve l'avviso senza bottoni, osserva la pratica durante l'assenza e al rientro conferma — o segnala che il dipendente non è rientrato. Non legge dinamica, certificato né analisi. Nel caso grave non riceve email: vedi più avanti. |
| Mario Rossi | dipendente (da Dipendenti) | Segnala l'infortunio, racconta come è successo (non cosa si è fatto), comunica i certificati e le proroghe. Legge la dinamica e il numero del proprio certificato, non l'invio all'INAIL né l'analisi. |
La mappa
Una pratica è un infortunio sul lavoro (in itinere compreso) o una possibile malattia professionale, con i certificati successivi; una ricaduta apre una pratica nuova e il quasi-infortunio non passa da qui. Si apre in tre modi — il dipendente la segnala, un preposto, l'Ufficio personale o la sicurezza la registrano per lui, Ufficio personale e sicurezza registrano la malattia professionale — e finisce in due: Chiusa (comunicazione all'INAIL fatta quando dovuta, analisi registrata, assenza conclusa, azioni verificate) o Annullata (segnalata per errore, prima che esista un certificato).
-
NUOVA SEGNALAZIONE chiunque segnala · UP, sicurezza e preposto registrano per un altro · UP e sicurezza per la malattia professionale
- Mi sono fatto male al lavoro o nel tragitto: giorno, dove, situazione. Registra per un dipendente aggiunge chi e una dinamica breve. Possibile malattia professionale: chi e quando l'ha comunicata.
-
AVVIO · AVVIO DA UFFICIO · AVVIO MP nessuno: stage attraversati da soli
- ambulanza, ricovero o peggio GRAVE
- altrimenti SEGNALATO
- malattia professionale MALATTIA PROFESSIONALE
-
SEGNALATO responsabile (senza bottoni), UP, sicurezza, dipendente
- certificato comunicato o registrato: serve la denuncia o la comunicazione DA COMUNICARE ALL'INAIL
- certificato che non chiede niente all'INAIL, o solo medicazione SMISTAMENTO
- segnalato per errore ANNULLATA
- un giorno lavorativo senza certificato ATTESA DEL CERTIFICATO
-
ATTESA DEL CERTIFICATO UP, sicurezza, dipendente · il responsabile osserva
- Le stesse cinque azioni di SEGNALATO, con un promemoria ogni giorno lavorativo.
-
GRAVE direzione, UP, sicurezza · responsabile e dipendente osservano
- denuncia inviata entro 24 ore SMISTAMENTO
- non serve la denuncia entro 24 ore ATTESA DEL CERTIFICATO
- Un promemoria ogni 2 ore, anche di notte.
-
MALATTIA PROFESSIONALE UP e sicurezza · il dipendente osserva
- certificato registrato (la denuncia è sempre dovuta) DA COMUNICARE ALL'INAIL
- nessun certificato ANNULLATA
-
DA COMUNICARE ALL'INAIL Ufficio personale
- denuncia o comunicazione inviata SMISTAMENTO
- scadenza interna già passata, o alle 9 del giorno di scadenza COMUNICAZIONE URGENTE
- dati del certificato corretti DA COMUNICARE ALL'INAIL (di nuovo) o SMISTAMENTO
-
COMUNICAZIONE URGENTE direzione e Ufficio personale
- invio o correzione SMISTAMENTO o DA COMUNICARE ALL'INAIL
- Un promemoria ogni 4 ore a direzione e Ufficio personale.
-
DATI DA CORREGGERE Ufficio personale
- dati corretti SMISTAMENTO o DA COMUNICARE ALL'INAIL
- Un certificato con «Fino al» prima del giorno dell'evento non è un'assenza: l'ufficio lo corregge, con un promemoria ogni giorno lavorativo.
-
SMISTAMENTO nessuno: decide da solo, in ordine
- date incoerenti DATI DA CORREGGERE
- analisi mancante ANALISI
- ancora assente IN INFORTUNIO
- azioni da verificare AZIONI IN CORSO
- altrimenti CHIUSA
-
ANALISI sicurezza e UP · direzione e dipendente osservano
- analisi registrata SMISTAMENTO
- fine della prognosi, anche già passata RIENTRO
- nuovo certificato che chiede l'INAIL DA COMUNICARE ALL'INAIL
-
IN INFORTUNIO dipendente e UP · responsabile e sicurezza osservano · «in gestione»
- fine della prognosi RIENTRO
- nuovo certificato oltre i 3 giorni, senza denuncia DA COMUNICARE ALL'INAIL
- oltre 60 giorni, cinque giorni lavorativi prima della fine RIENTRO DA PREPARARE
- rientro anticipato RIENTRO
- chiusura senza rientro SMISTAMENTO
-
RIENTRO DA PREPARARE sicurezza · l'Ufficio personale osserva
- visita fissata, non necessaria o nessuna sorveglianza IN INFORTUNIO
-
RIENTRO responsabile, UP, dipendente · la sicurezza osserva
- rientrato (o un giorno lavorativo dopo, in silenzio) SMISTAMENTO
- non è rientrato RIENTRO DA VERIFICARE
- oltre 60 giorni e visita non preparata RIENTRO DA PREPARARE SUBITO
- nuovo certificato IN INFORTUNIO
-
RIENTRO DA PREPARARE SUBITO sicurezza · l'Ufficio personale osserva
- visita fissata, non necessaria o nessuna sorveglianza RIENTRO
-
RIENTRO DA VERIFICARE Ufficio personale · la sicurezza osserva
- rientro registrato o chiusura senza rientro SMISTAMENTO
- nuovo certificato IN INFORTUNIO
-
AZIONI IN CORSO sicurezza · la direzione osserva · «in gestione»
- azioni verificate CHIUSA
- alla data di verifica VERIFICA DELLE AZIONI
-
VERIFICA DELLE AZIONI sicurezza · la direzione osserva
- azioni verificate CHIUSA
- rinvio a una nuova data AZIONI IN CORSO
-
CHIUSA Archiviate di UP, direzione, sicurezza e dipendente
- L'esito INAIL e il regresso si registrano qui (UP e direzione), e l'analisi si aggiorna (sicurezza): la pratica resta archiviata.
-
ANNULLATA archivio
- Segnalata per errore, non successa al lavoro, doppione: solo prima di ogni certificato.
Come leggerla
Regia, non paghe né medicina né legale. All'INAIL restano denuncia e comunicazione sul suo portale, riconoscimento, in itinere, indennità, postumi e regresso. Al consulente del lavoro l'invio se incaricato, carenza, anticipo e integrazione, busta e comporto. All'RSPP l'analisi tecnica e il DVR; al medico competente la visita e l'idoneità, che si registra nel Fascicolo sicurezza. Al legale riserve, contestazioni, regresso, penale e 231. Iterly non calcola giorni, indennità né il termine legale, e non trasmette niente.
Nessuna strada salta l'INAIL. Non c'è un bottone «nessuna comunicazione dovuta»: la decidono le date del certificato. Con la prognosi oltre il terzo giorno dopo l'evento serve la denuncia; da 1 a 3 giorni, la comunicazione a fini statistici; un certificato con «Fino al» uguale al giorno dell'evento non è un'assenza. Si annulla solo prima che esista un certificato; i dubbi dell'azienda vanno nella denuncia (riserve), mai al posto della denuncia.
Niente diagnosi, per costruzione. Nessun allegato in tutto il flusso, nemmeno una foto: il certificato INAIL contiene la diagnosi, e un file sostituito resterebbe nello Storico. La diagnosi si legge solo sul portale INAIL. Il dipendente scrive come è successo, non cosa si è fatto: è l'unico testo libero, in una form che leggono solo lui, l'Ufficio personale e la sicurezza.
Chi ritrova la pratica legge, nello Storico, i nomi tecnici delle azioni e degli stage dalla riga in cui gli è arrivata (e COMUNICAZIONE URGENTE, se la scadenza interna è stata superata); vede che c'è stata una «registrazione riservata», non cosa contiene.
Atto I
La segnalazione
Mario scivola sul pavimento bagnato e lo segnala da dove si trova, anche dal telefono. Un preposto, l'Ufficio personale o la sicurezza possono registrarlo per lui.
La scrivania di Mario
Mario Rossi non ha un ruolo, e Infortunio e malattia professionale è fra le pratiche che può avviare: la segnalazione è aperta a tutti.
Mi sono fatto male al lavoro o nel tragitto
Il giorno (anche se lo segnala giorni dopo), dove è successo e la situazione. Gli aiuti dei campi dicono come scegliere: nel dubbio fra medico e ambulanza si sceglie l'ambulanza, l'ufficio corregge. «Fuori sede» e «nel tragitto» si segnalano comunque: se siano coperti lo decide l'INAIL.
La pratica è segnalata
La pratica è in SEGNALATO. Mario può raccontare come è successo, comunicare il certificato, dire che è bastata la medicazione.
Racconta come è successo
Dove eri, cosa facevi, cosa è accaduto. Non cosa ti sei fatto, né la diagnosi, e niente colpe. Servono alla denuncia: ora, attività, persone presenti (solo i nomi), mezzo se era nel tragitto, primo soccorso. Lo leggono Mario, l'Ufficio personale e la sicurezza.
Il preposto registra per un collega
Piero Galli, preposto, registra per un dipendente: sceglie Anna dall'elenco di Dipendenti, scrive una dinamica breve e il resto come Mario. Non può aprire «Possibile malattia professionale»: è solo dell'Ufficio personale e della sicurezza.
La pratica che hai registrato la trovi in Pratiche
Chi ha registrato una pratica la conserva, ma non è né in «Da fare» né in «Osservazione»: la ritrova in Pratiche, con numero, stage e stato. Non ha il collegamento alla scheda (non la legge intera): la apre dal numero. Vede date, luogo e situazione e la sua dinamica breve, mai certificato, invio o analisi.
Atto II
Il responsabile ha l'avviso e basta
Il responsabile del dipendente, letto da Dipendenti, riceve l'avviso e non ha bottoni.
L'avviso
In SEGNALATO il responsabile è nel ToDo senza nessuna azione: riceve l'email d'ingresso con i nomi e le date. L'email elenca le variabili della pratica — anche quelle di stato, con il loro «No» — ma non cosa contiene il certificato. Se il dipendente non ha un responsabile in anagrafica, l'avviso va a Ufficio personale e sicurezza.
La scrivania di Nicola
La pratica è in «Da fare» anche se non può fare niente: è il modo di avere un avviso. Dopo un giorno lavorativo la pratica passa in ATTESA DEL CERTIFICATO e Nicola resta solo in osservazione, senza più email.
Nicola apre la pratica
Vede il nome, le date, il luogo e la situazione. Non vede dinamica, numero del certificato, invio all'INAIL né analisi: non ci sono bottoni e quei campi non ci sono su nessun canale.
Atto III
Il certificato
Quando in azienda arriva il numero del certificato il tempo comincia a correre — anche se lo scrive il dipendente in Iterly. Le date del certificato decidono cosa va fatto.
Mario comunica il certificato
Il numero del certificato che gli dà il pronto soccorso e l'ultimo giorno di prognosi. Scrive il numero appena lo ha, e non manda foto. Se la prognosi è riservata scrive il giorno dell'evento più 30 giorni. Da quel momento ricevuto_il è oggi e l'email all'Ufficio personale parte subito.
L'Ufficio personale ha la denuncia
La pratica è in DA COMUNICARE ALL'INAIL: la prognosi supera il terzo giorno dopo l'evento, quindi serve la denuncia. L'Ufficio personale la invia sul portale INAIL (o la fa inviare al consulente) e la registra qui.
L'Ufficio personale registra il certificato
Quando il certificato arriva all'ufficio (una telefonata, il consulente, l'INAIL), registra il numero, il giorno in cui l'azienda l'ha ricevuto — anche in passato — e la fine della prognosi. Se l'azienda non sapeva nulla fino a una richiesta dell'INAIL, il giorno è quello della richiesta.
Solo medicazione
Se è bastata la medicazione, Nessun certificato: solo medicazione porta la pratica all'analisi senza passare dall'INAIL. Non chiude: un certificato arrivato dopo si registra in ANALISI e porta comunque a DA COMUNICARE ALL'INAIL.
Il tempo
La scadenza interna e il termine legale
Iterly non calcola il termine legale. Usa una scadenza interna: il giorno dopo la ricezione del numero, sempre prima del termine.
La scadenza interna
La scheda «Comunicazione all'INAIL» dice il giorno in cui il numero è stato ricevuto e la scadenza interna, il giorno dopo. Alle 9 di quel giorno, se l'invio non c'è, la pratica passa alla direzione (COMUNICAZIONE URGENTE). Nel giorno della ricezione l'Ufficio personale riceve un promemoria ogni 4 ore, anche di sera.
Giorno per giorno: la scadenza interna e il termine legale
Il termine legale per la denuncia è di 2 giorni, contati dal giorno dopo la ricezione del numero; un festivo lo sposta, un sabato no. Esempi (il termine esatto lo conferma il consulente):
- Numero ricevuto di lunedì: scadenza interna martedì (escalation alle 9) · termine legale mercoledì.
- Di giovedì: scadenza interna venerdì — anche se il venerdì è festivo, alle 9 — · termine legale sabato, perché il sabato è feriale. Per questo la scadenza interna non usa i giorni lavorativi: sarebbe in ritardo.
- Di venerdì: scadenza interna sabato alle 9 · termine legale domenica, quindi lunedì.
- Un caso grave (morte o pericolo di morte): la denuncia va fatta entro 24 ore dall'evento. Il flusso non ha un'ora dell'evento: i solleciti contano dall'apertura della pratica.
- Malattia professionale: 5 giorni di termine legale; la scadenza interna è a 3 giorni dalla comunicazione del dipendente con il certificato.
- Se il consulente è chiuso: la denuncia si può inviare dal portale INAIL con le credenziali dell'azienda (Ufficio personale o direzione); in «Inviata da» si sceglie Azienda. Se il portale non è disponibile, PEC o raccomandata con il modello 4-bis R.A. Nei dubbi si invia comunque, e si scrivono le riserve nella denuncia con il legale.
- Se la scadenza è già passata (numero registrato in ritardo), la pratica va subito in COMUNICAZIONE URGENTE, con direzione e Ufficio personale nel ToDo.
Atto IV
L'invio all'INAIL
L'Ufficio personale invia sul portale INAIL (o lo fa il consulente) e registra qui cosa è stato inviato e quando. Iterly non trasmette niente.
Denuncia inviata
Il giorno dell'invio, il protocollo INAIL, chi ha inviato (consulente o azienda) e le riserve dell'azienda: la denuncia si fa anche se l'azienda dubita che sia un infortunio sul lavoro, e i dubbi si scrivono nella denuncia, con il legale. Poi la pratica va in ANALISI.
Comunicazione a fini statistici
Se l'assenza è da 1 a 3 giorni oltre quello dell'evento, serve solo la comunicazione a fini statistici, e la pratica la offre insieme alla denuncia. Se la prognosi si allunga oltre i 3 giorni dopo la comunicazione, si usa la denuncia (la «conversione»).
Comunicazione urgente
Se la scadenza interna è superata, la pratica passa alla direzione (e all'Ufficio personale): un promemoria ogni 4 ore finché non c'è l'invio. Il nome dello stage resta nello Storico di chi ritrova la pratica.
Correggi i dati del certificato
Se i dati registrati erano sbagliati (numero, giorno di ricezione, fine della prognosi) si correggono: la scadenza interna si ricalcola e, se non c'è più nulla da comunicare, la pratica prosegue. Non esiste un'uscita senza invio: in questo stage si esce solo con un invio o con una correzione dei dati.
Il caso grave
Ambulanza, ricovero o peggio
Se il dipendente sceglie «Ambulanza, ricovero o peggio» la pratica va subito in GRAVE, con la direzione nel ToDo. La denuncia va fatta entro 24 ore dall'evento.
La direzione apre il caso grave
Direzione, Ufficio personale e sicurezza ricevono l'email e un promemoria ogni 2 ore, anche di notte. Il responsabile del dipendente non riceve email: lo vede in «In osservazione». Chi apre la pratica telefona anche al responsabile, e chiama il 112 se serve.
La denuncia del caso grave
Una sola form con i dati del certificato e dell'invio: Denuncia inviata (entro 24 ore dall'evento). Se in realtà non serve la denuncia entro 24 ore, Non serve la denuncia entro 24 ore riporta la pratica in ATTESA DEL CERTIFICATO.
Il caso grave: cosa si fa fuori da Iterly
- Il 112 e i soccorsi, prima di tutto. Iterly non è un sistema di emergenza: l'email arriva al primo giro della coda.
- Non alterare i luoghi dopo un evento grave, finché non l'hanno visto l'RSPP e, se serve, gli organi di vigilanza.
- RSPP e consulente vanno avvisati subito: l'RSPP per l'analisi, il consulente per la denuncia. Il legale per riserve, contestazioni e responsabilità penale (art. 590 c.p., D.Lgs. 231/2001): una lettera di regresso o una contestazione va subito a lui.
- L'autorità di pubblica sicurezza la avvisa l'INAIL, per prognosi oltre 30 giorni o morte. Il decesso si chiude con Chiudi senza rientro (motivo «Rapporto cessato») e si segue in Cessazione del rapporto.
La malattia professionale
Una possibile malattia professionale
La registrano solo l'Ufficio personale e la sicurezza, quando il dipendente la comunica. Il responsabile non entra: nessuna email e nessuna osservazione.
Possibile malattia professionale
Il dipendente (dall'elenco di Dipendenti), il giorno in cui ha comunicato la malattia all'azienda e una nota. Mai la diagnosi: l'aiuto del campo lo dice.
Il certificato
Numero, giorno di ricezione e fine della prognosi. La denuncia è sempre dovuta: la pratica va in DA COMUNICARE ALL'INAIL con la scadenza interna a 3 giorni.
Da comunicare, a 3 giorni
Si invia la denuncia e basta: Correggi i dati del certificato e la comunicazione a fini statistici non sono offerte, per non perdere la regola «sempre dovuta». Dopo l'invio la pratica segue l'analisi come un infortunio.
Atto V
Analisi, DVR e RLS
Dopo l'INAIL, la sicurezza registra l'analisi delle cause. Non è un giudizio: è ciò che serve a evitare che accada di nuovo.
L'analisi
Sergio ha la pratica in ANALISI (come l'Ufficio personale), con la direzione e il dipendente in osservazione. Per un'assenza breve l'analisi si fa mentre il dipendente è ancora a casa: ANALISI contiene la fine della prognosi, e se arriva un certificato nuovo lo si registra da qui.
L'analisi delle cause
La data, con chi è stata fatta (RSPP, medico competente, preposto, RLS), la causa principale, i fatti accertati — luogo, attrezzatura, procedura, condizioni; niente colpe né ipotesi: ciò che scrivi può essere letto da un ispettore —, se il DVR va rielaborato (entro 30 giorni dopo un infortunio significativo), quando è stato informato l'RLS (riceve l'evento e le misure, non i dati sanitari), se corsi o DPI vanno rivisti (i corsi nel Fascicolo sicurezza, una nuova consegna o l'addestramento in Consegna DPI), le azioni decise e la prossima verifica (per più azioni con incaricati e date diversi, una Non conformità e azioni correttive con fonte «Infortunio» e il numero di questa pratica: qui si scrive il suo numero nel testo delle azioni).
Azioni in corso
Con una data di verifica la pratica aspetta in AZIONI IN CORSO, uno stage «in gestione»: la sicurezza ha i suoi bottoni ma non ne gonfia il «Da fare» né riceve email. Senza data di verifica la pratica si chiude. Le azioni correttive sono un testo e una data, senza incaricati. Chi vuole incaricati, promemoria e verifica dell'efficacia apre una Non conformità e azioni correttive con fonte «Infortunio» e scrive qui il suo numero: la data di verifica di questa pratica resta il promemoria della sicurezza.
La verifica delle azioni
Alle 8 del giorno di verifica la pratica passa in VERIFICA DELLE AZIONI, con un'email alla sicurezza: Azioni verificate chiude, Rinvia la verifica sceglie una nuova data. Un rinvio a una data già passata torna subito qui.
Atto VI
L'assenza e le proroghe
Finché il dipendente è assente la pratica sta in IN INFORTUNIO, uno stage «in gestione»: nessun promemoria, solo i certificati nuovi.
In gestione
Dipendente e Ufficio personale hanno i loro bottoni, ma la pratica compare in «In gestione» e non in «Da fare»: non c'è niente da fare finché la prognosi non finisce. Responsabile e sicurezza osservano.
Il dipendente comunica la proroga
Un certificato nuovo lo comunica Mario, o lo registra l'Ufficio personale. Se la denuncia c'è già, la pratica resta qui; se la prognosi supera i 3 giorni dopo una comunicazione, torna in DA COMUNICARE ALL'INAIL.
Convertire in denuncia
Anna aveva una comunicazione a fini statistici e una proroga a 6 giorni: ora serve la denuncia, e la comunicazione non è più offerta. La scadenza interna riparte dal nuovo giorno di ricezione.
Atto VII
Oltre 60 giorni: la sicurezza prepara il rientro
Dopo più di 60 giorni continuativi il medico competente può ritenere necessaria una visita prima della ripresa del lavoro (art. 41 c. 2 e-ter D.Lgs. 81/2008).
Rientro da preparare
Cinque giorni lavorativi prima della fine della prognosi la pratica passa alla sicurezza (RIENTRO DA PREPARARE) con un'email; l'Ufficio personale osserva. Tre risposte: Visita fissata, Il medico competente non la ritiene necessaria, Non soggetto a sorveglianza sanitaria.
Visita fissata
La data della visita, che va fatta prima che il dipendente riprenda le sue mansioni. Il giudizio di idoneità, anche con limitazioni, si registra nel Fascicolo sicurezza, non qui.
Rientro da preparare subito
Se la prognosi è già finita (un certificato registrato tardi) la pratica va in RIENTRO DA PREPARARE SUBITO, con un promemoria al giorno. Dopo la risposta, la pratica prosegue in RIENTRO.
Atto VIII
Il rientro
A fine prognosi il dipendente rientra senza certificato di chiusura (circ. INAIL 17/2026): il rientro è tacito. Anticipato solo con un nuovo certificato che accorci la prognosi.
L'avviso di rientro
Alle 8 del giorno di rientro la pratica passa in RIENTRO e l'email arriva a responsabile, Ufficio personale e dipendente. La sicurezza osserva, senza bottoni.
Nicola conferma il rientro
Il responsabile conferma — o segnala che il dipendente non è rientrato. Se nessuno risponde, il giorno lavorativo dopo la pratica prosegue da sola: nessuna email, perché non serve.
Rientrato
Basta il bottone: il rientro effettivo è il rientro previsto. La pratica va in SMISTAMENTO, che manda ancora in ANALISI se l'analisi non c'è, in AZIONI IN CORSO se ci sono azioni da verificare, altrimenti in CHIUSA.
Rientro anticipato
Prima della fine della prognosi si rientra solo con un nuovo certificato che la accorci: la casella è obbligatoria e l'ufficio la spunta dopo aver visto il certificato. La prognosi si chiude il giorno prima del rientro.
Atto IX
Gli altri casi
Segnalazioni per errore, mancati rientri, date sbagliate.
Segnalato per errore
Solo prima di ogni certificato (in SEGNALATO e in ATTESA) l'Ufficio personale o la sicurezza possono annullare. Se esiste un certificato di infortunio non si annulla: si comunica all'INAIL. La malattia professionale senza certificato si chiude con Nessun certificato: chiudi.
Rientro da verificare
Se il responsabile segnala che il dipendente non è rientrato, la pratica passa all'Ufficio personale (RIENTRO DA VERIFICARE; la sicurezza osserva). Il responsabile che ha agito conserva l'accesso, senza bottoni né «Da fare». Si registra un nuovo certificato, il rientro, o la chiusura senza rientro.
Chiudi senza rientro
Quando il dipendente non rientra più — rapporto cessato o altro — si chiude la parte dell'assenza e la pratica prosegue con ciò che manca (analisi, verifica). Il decesso si chiude qui, con il motivo «Rapporto cessato», e si segue in Cessazione del rapporto.
Date da correggere
Un certificato con «Fino al» prima del giorno dell'evento non è un'assenza: invece di chiudere senza INAIL, la pratica va in DATI DA CORREGGERE, con un promemoria ogni giorno lavorativo. L'ufficio corregge le date. Una proroga con date incoerenti non è intercettata: per controllarla serve l'occhio dell'ufficio.
Atto X
La chiusura
La pratica è CHIUSA ma non finita: due registrazioni restano possibili, e la pratica resta in «Archiviate».
Archiviate
L'Ufficio personale ritrova qui le pratiche concluse: sono il registro per il consulente. Anche direzione, sicurezza e dipendente le hanno in archivio.
Registrazione riservata
L'esito INAIL (non ancora noto, riconosciuto, con postumi, non riconosciuto), la data, il regresso o le contestazioni e quando è stato informato il consulente. Solo Ufficio personale e direzione la leggono. Un regresso o una contestazione va subito al legale; se l'INAIL non riconosce l'infortunio, chiedi al consulente se aprire una pratica di Malattia. Nello Storico di chi ritrova la pratica compare solo il nome neutro dell'azione.
Aggiorna l'analisi
La sicurezza può aggiornare l'analisi a pratica chiusa (un'informazione nuova, una data di verifica). La pratica resta archiviata e non manda promemoria: la data di verifica scritta in archivio non arma niente.
Atto XI
Chi legge cosa, e la chiusura del mese con il consulente
Lo Storico mostra i nomi tecnici delle azioni e degli stage; scheda, PDF ed export li ha solo l'Ufficio personale.
Lo Storico di chi ritrova la pratica
Nicola ha agito (Rientrato) e quindi la ritrova anche chiusa. Vede lo Storico dalla riga in cui la pratica è arrivata a lui, con i nomi delle azioni e degli stage, mai i valori. Chi non l'ha mai avuta, prima di quella riga, legge solo «Passaggi precedenti: riservati».
L'elenco delle chiuse
Il registro del mese: processo, stage CHIUSA (lo Stato «Conclusa» non le prende) e Esporta in CSV. I filtri «Create dal / al» guardano la data di apertura, non il mese dell'assenza né della chiusura: un infortunio aperto il 28 e chiuso il 3 sta nel mese precedente. Il CSV porta le variabili (date, rientri, stati, scadenza interna, comunicata, denunciata).
La scheda della pratica
I dati riservati — numero del certificato, invio e protocollo, riserve, analisi, esito INAIL — stanno nella scheda e nel PDF, che solo l'Ufficio personale legge intero (anche un admin aziendale senza il ruolo non li ha). Per il consulente si prepara il registro da qui.
In itinere, trasferta e lavoro agile
- In itinere. Il normale percorso casa-lavoro, fra luoghi di lavoro e verso il pasto; il mezzo privato solo se necessitato, la bicicletta sempre; le deviazioni sono escluse salvo necessità. Se sia coperto lo decide l'INAIL: si segnala comunque, con «Nel tragitto casa-lavoro» e il mezzo nella dinamica.
- Trasferta. Con «Fuori sede per lavoro» si può scrivere il numero della pratica di Autorizzazione trasferta: i due flussi non si collegano da soli.
- Lavoro agile. Il tragitto verso il luogo scelto è coperto se la scelta è ragionevole (L. 81/2017 art. 23); «In lavoro agile» è una delle opzioni di «Dove».
- Ricaduta. Una ricaduta apre una pratica nuova; cosa comunicare all'INAIL lo dice il consulente.
Cosa fa ciascuno
- Il dipendente segnala, racconta come è successo (non cosa si è fatto), comunica il numero del certificato e le proroghe. Non manda foto né diagnosi: il numero basta.
- Il preposto registra per un collaboratore, scrive una dinamica breve, e ritrova la pratica in Pratiche. Non legge il resto.
- Il responsabile (da Dipendenti) riceve l'avviso senza bottoni, osserva e, al rientro, conferma o segnala. Non riceve email nel caso grave né nella malattia professionale.
- L'Ufficio personale, episodio per episodio: registrazione per chi telefona, certificato e proroga, invio (denuncia o comunicazione), correzione dei dati, rientro, registrazione riservata, registro del mese.
- La sicurezza raccoglie la dinamica, registra l'analisi, verifica le azioni e prepara la visita al rientro. La direzione entra nei casi gravi e nella comunicazione urgente e registra esito e regresso con l'Ufficio personale.
Con Malattia, Fascicolo sicurezza, Consegna DPI, Non conformità, Autorizzazione trasferta, Cessazione e Scadenzario
- Malattia. L'assenza per infortunio non passa da Malattia: il comporto distinto o assente lo conta il consulente. La pratica di Malattia deviata («Gestita come infortunio») non si collega: l'Ufficio personale apre questa a mano. Se l'INAIL non riconosce l'infortunio, l'assenza può diventare malattia: chiedi al consulente.
- Fascicolo sicurezza e Consegna DPI. Il giudizio di idoneità e i corsi si registrano nel Fascicolo; una consegna nuova o l'addestramento all'uso in Consegna DPI. «Formazione o DPI da rivedere» lo ricorda: questo flusso non scrive in nessuno dei due.
- Non conformità e azioni correttive. Le azioni con più incaricati, i solleciti e la verifica dell'efficacia stanno là, con fonte «Infortunio» e il numero di questa pratica; qui «Azioni decise» riporta il numero della NC. Nessuna scrittura fra le due.
- Autorizzazione trasferta. Il numero della pratica si scrive a mano in «Trasferta n.».
- Cessazione del rapporto. Recesso e decesso si seguono lì; qui il decesso si chiude con Chiudi senza rientro.
- Scadenzario adempimenti ricorrenti. La riunione periodica (art. 35, oltre i 15 lavoratori) e il quasi-infortunio (art. 15 DL 159/2025: al 15/10/2026 le linee guida non sono pubblicate) stanno fuori da questo flusso.
Per usarlo nella tua azienda
Come adottarlo
Sette passi, da Amministrazione e dallo Store, fatti da chi amministra l'azienda. Se hai già adottato Malattia, Cessazione del rapporto, Ferie e permessi o Fascicolo sicurezza, i ruoli e l'anagrafica Dipendenti ci sono già e l'import li riusa; il ruolo preposto è nuovo e nasce vuoto.
- Importa il flusso dallo Store
- Assegna i ruoli
- Compila l'anagrafica Dipendenti
- Accordati con il consulente
- Dì a tutti cosa non scrivere
- Dì ai preposti dove ritrovano le pratiche
- Pubblica la tua versione e parti
Importa il flusso dallo Store
Sulla scheda di Infortunio e malattia professionale premi Importa. Il piano dell'import mostra un'anagrafica, Dipendenti (senza voci: è tua), e quattro ruoli: ufficio personale, referente sicurezza, direzione e preposto. Con Crea ciò che manca e importa il flusso arriva come bozza. Se hai già un'anagrafica dipendenti senza i campi nome, email e responsabile, il piano la segna come conflitto: aggiungili prima di importare.
Assegna i ruoli
Metti almeno un utente in ufficio personale (chi tratta i dati dei dipendenti e legge tutto: pochi, autorizzati al trattamento), in referente sicurezza e in direzione. Il ruolo preposto nasce vuoto: mettici i preposti che registrano per i loro collaboratori. Chi ha il ruolo di amministratore aziendale apre la pratica ma non legge le form riservate: per leggerle deve avere anche ufficio personale.
Compila l'anagrafica Dipendenti
Apri Dipendenti e scrivi, per ognuno, nome, email (la stessa dell'utente) e responsabile. Il responsabile è una relazione: scrivi prima i responsabili, poi i loro collaboratori. Senza record, o senza responsabile, il flusso funziona lo stesso: l'avviso e il rientro vanno all'Ufficio personale.
Accordati con il consulente
Decidi con il consulente del lavoro chi invia la denuncia e la comunicazione all'INAIL (l'Ufficio personale la registra in ogni caso), chi la invia quando il consulente è chiuso, e come gli passi il registro del mese. Il flusso ricorda ma non trasmette niente.
Dì a tutti cosa non scrivere
Niente diagnosi, niente foto del certificato, niente colpe. Il numero del certificato basta; la dinamica dice come è successo, non cosa si è fatto. Per un caso grave si telefona al 112, e si telefona anche al responsabile: Iterly non è un sistema di emergenza e il responsabile non riceve email nel caso grave.
Dì ai preposti dove ritrovano le pratiche
Chi registra per un collaboratore non ha la pratica sulla scrivania: la ritrova in Pratiche, dal numero. Vede date, luogo e situazione, non i dati riservati.
Pubblica la tua versione e parti
Apri il flusso dal designer, controlla che non resti nessun avviso (se un ruolo è vuoto il designer lo dice) e pubblica. Poi chiunque può segnalare un infortunio. Fai rivedere la scadenza interna, il comporto, la privacy dell'RLS e le sanzioni a un consulente del lavoro e a un legale.
Da sapere
- Il flusso non trasmette niente all'INAIL e non legge il suo portale. Chi invia registra data e protocollo. Non conta giorni, carenza, indennità, integrazioni né comporto e non decide se un in itinere è coperto. Non è una revisione legale: scadenza interna, comporto, privacy dell'RLS e sanzioni vanno fatti rivedere da un consulente del lavoro e da un legale.
- La scadenza interna è il giorno dopo la ricezione del numero, anche se lo scrive il dipendente in Iterly, sempre prima del termine legale. L'escalation alla direzione parte alle 9 di quel giorno, anche di sabato o in un giorno festivo, al primo giro del cron (pochi minuti dopo).
- Casi gravi: i solleciti contano dall'apertura della pratica, non dall'ora dell'evento. Il responsabile non riceve email nel caso grave né nella malattia professionale; nel caso grave lo si chiama.
- Le email di stage elencano le variabili della pratica, ogni booleano compreso (anche «No»): chi le riceve legge se la denuncia è stata fatta, non cosa contiene.
Situazioneè una variabile pubblica, letta da tutti quelli che hanno la pratica. - Scheda, PDF ed export li ha solo l'Ufficio personale. Sicurezza e direzione leggono le loro parti; l'API risponde solo «parziale» a chi non legge tutto. Il CSV dell'elenco serve per date, rientri e stati; i filtri guardano la data di apertura.
- La sicurezza osserva RIENTRO e RIENTRO DA VERIFICARE. Se la pratica arriva in RIENTRO prima dell'analisi (prognosi già finita) la apre ma non agisce; l'analisi comincia quando torna in ANALISI.
- Il preposto che ha registrato la pratica non la ha sulla scrivania: la ritrova in Pratiche e la apre dal numero.
- Date incoerenti: un certificato con «Fino al» prima dell'evento va in DATI DA CORREGGERE; una proroga con date incoerenti non è intercettata. Chi ritrova la pratica legge nello Storico il nome COMUNICAZIONE URGENTE se la scadenza interna è stata superata.
- Il rientro previsto salta il sabato: chi lavora il sabato rientra un giorno prima. Patrono e chiusure aziendali non entrano nei giorni lavorativi. Iterly non cancella le pratiche da solo: i tempi di conservazione li decide il titolare.
- L'aiuto del campo «Formazione o DPI da rivedere» dice ancora «consegne nel Fascicolo»: vale Consegna DPI. L'aiuto sta nel flusso, non nella guida, e cambia con la prossima versione di Infortunio.
Vuoi usare questo flusso nella tua azienda?
Iterly è attualmente disponibile su invito. Richiedi l'accesso indicando il flusso che ti interessa: potrai importarlo, adattarlo alla tua azienda e gestirlo in autonomia.
Richiedi accesso a Iterly