Guida al flusso · Fascicolo sicurezza del dipendente
Fascicolo sicurezza, passo per passo
Il fascicolo di una lavoratrice seguito dall'assunzione alla cessazione, cambiando utente a ogni passaggio, e un secondo fascicolo lasciato scadere apposta per vedere che cosa succede quando nessuno rinnova un corso.
- Flusso
- Fascicolo sicurezza del dipendente
- Versione
- 1.0 — quattordici stage
- Riferimenti normativi
- aggiornati a ottobre 2026
- Azienda di fantasia
- Immobiliare Belvedere, Borgo Sereno
- Schermate
- 34
Azienda, persone e documenti sono di fantasia. Le schermate sono vere: sono state catturate percorrendo il flusso, e ogni passaggio che la guida racconta è avvenuto davvero. Riferimenti normativi aggiornati a ottobre 2026: D.Lgs. 81/2008, Accordo Stato-Regioni del 17 aprile 2025, DM 388/2003, DM 2 settembre 2021. La guida è pubblica e la normativa cambia: prima di adottare il flusso controlla periodicità e durate con il tuo RSPP e il medico competente, che restano gli unici a decidere classe di rischio, gruppo di primo soccorso, livello antincendio e frequenza delle visite.
Chi c'è dentro
Due ruoli, la lavoratrice di cui si parla e l'amministratore dell'azienda. Il ruolo non è un'etichetta: decide chi riceve il compito, chi guarda e chi può invocare un'azione.
| Persona | Ruolo | Cosa fa nel flusso |
|---|---|---|
| Teresa Referente | referente sicurezza | Apre il fascicolo e lo tiene aggiornato: corsi, visite, cambi di incarico. Ogni fascicolo è suo, ma il compito le arriva in Da fare, con la mail, solo quando serve: mancano dei dati, o una scadenza si avvicina. |
| Dario Datore | datore di lavoro | Vede tutti i fascicoli e li trova in In osservazione. Non riceve compiti finché le cose vanno bene: interviene, insieme al referente, quando una scadenza è già superata. Con il compito in mano può registrare un corso o una visita al posto del referente. |
| Elisa Ferri | la lavoratrice | Il fascicolo è suo, ma non è un utente: non accede e non riceve email. Cambia la sua mansione, cambiano i suoi incarichi, e il referente lo registra. |
| Anna Amministratrice | amministratore azienda | Designer, utenti, ruoli, anagrafiche. Nel flusso non ha nessun ruolo: non riceve compiti e non può invocare le azioni dei fascicoli. |
La mappa
Il fascicolo sta quasi sempre sul Fascicolo attivo. Da lì lo spostano da sole le scadenze: ogni adempimento ha il suo stage «In scadenza», e tutti hanno la stessa uscita finale.
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APERTURA FASCICOLO referente · datore
- La sola form che si compila prima che il fascicolo esista: lavoratore, mansione, incarichi di sicurezza.
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DATI DA COMPLETARE referente · il datore osserva
- Mancano dei corsi, o la visita di chi è soggetto a sorveglianza sanitaria: il fascicolo non resta muto, dice che cosa manca.
- ogni 3 giorni lavorativi sollecito al referente, finché i dati non ci sono
- fascicolo completo FASCICOLO ATTIVO da sé, appena l'ultimo dato è registrato
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FASCICOLO ATTIVO referente · il datore osserva
- In regola. Qui il fascicolo è in gestione: è del referente, ma non gli chiede niente e non gli manda email. Sta in In gestione, non in Da fare.
- scadenza − 60 gg (RLS e visita: 30) IN SCADENZA: … il promemoria porta il fascicolo sullo stage dell'adempimento che scade
- mancano dati DATI DA COMPLETARE
- a mano CESSATO alla cessazione del rapporto
- Nove stage «In scadenza», uno per adempimento: Formazione lavoratore, Preposto, Dirigente, Primo soccorso, Antincendio, RLS, Visita medica e due corsi aggiuntivi. Sono uguali fra loro: cambia solo di quale scadenza parlano.
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IN SCADENZA: <ADEMPIMENTO> referente · il datore osserva
- Il compito è del referente, con la mail. Il fascicolo ora è in Da fare.
- ogni 7 giorni sollecito, finché il corso non è rinnovato
- rinnovato FASCICOLO ATTIVO da sé, appena la nuova data sposta la scadenza oltre il preavviso
- un giorno dopo la scadenza SCADENZA SUPERATA
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SCADENZA SUPERATA datore · referente
- Entra il datore di lavoro: da qui il compito è anche suo.
- ogni 7 giorni sollecito a tutti e due, finché non c'è il rinnovo
- rinnovo registrato FASCICOLO ATTIVO
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CESSATO
- Il rapporto è finito, il fascicolo si archivia: nessun timer lo riapre.
Come leggerla
Dove sta un fascicolo in regola. Sulla scrivania del referente, nel riquadro In gestione: il fascicolo è suo, ma non c'è niente da fare. In Da fare compare solo quando lo chiede qualcosa — un dato mancante, un promemoria, un sollecito — e solo allora arriva la mail. Così Da fare non si riempie di decine di fascicoli in regola, e un fascicolo che compare lì è un fascicolo che va guardato.
Che cosa fa il datore di lavoro. Vede tutti i fascicoli, in In osservazione, e non ha bottoni finché le cose vanno bene: l'azione si invoca solo con il compito, e il compito è del referente. Entra nel compito, insieme al referente, nello stage Scadenza superata: è lì, e solo lì, che può e deve intervenire.
Perché nove stage «In scadenza». Uno per adempimento: così l'email e il riquadro Da fare dicono subito quale corso o visita sta scadendo, senza aprire la pratica. Sono uguali fra loro: cambia solo di quale scadenza parlano.
Personalizzare. Di solito basta il catalogo: nell'anagrafica Catalogo sicurezza ogni corso ha la sua periodicità e le sue durate. Se un corso cambia frequenza, o ne manca uno per la tua attività, lo correggi o lo aggiungi lì, e il flusso resta com'è. Si modifica solo per cambiare la logica, per esempio i giorni di preavviso.
Atto I — l'assunzione di Elisa
Dal primo giorno al fascicolo
Elisa Ferri è appena stata assunta come impiegata amministrativa, e farà anche l'addetta al primo soccorso e all'antincendio. Il referente apre il fascicolo prima che inizi.
La scrivania di Teresa
Tre riquadri di lavoro e uno per avviare. Il fascicolo di Paolo Gallo, già in regola, è in In gestione, non in Da fare: è suo, ma non gli chiede niente.
La form di apertura, compilata
È la sola form che si compila prima che il fascicolo esista: lavoratore, mansione, e i sei incarichi — preposto, dirigente, primo soccorso, antincendio, RLS, sorveglianza sanitaria. Per primo soccorso e antincendio si sceglie la riga del catalogo: gruppo B/C e livello 1.
Il fascicolo è nato, e dice che cosa manca
Senza nessun corso registrato il fascicolo non finisce sul fascicolo attivo: nasce su Dati da completare, e il compito è già del referente.
Il flusso avvisa il referente
L'oggetto porta il numero della pratica in testa, dove i programmi di posta non lo tagliano. L'avviso di Dati da completare parte subito, e ripartirà ogni tre giorni lavorativi finché mancano dati.
Il quadro, e quattro bottoni
Il quadro riassume lavoratore e incarichi. In fondo ci sono le quattro azioni — Registra formazione, Registra visita, Aggiorna incarichi, Cessazione — sempre disponibili finché il fascicolo non è archiviato.
Atto II — i corsi e la visita
Dal fascicolo incompleto al fascicolo attivo
Il flusso non chiede di calcolare nessuna scadenza: ogni volta che si registra un corso o una visita le ricalcola da sole, dal catalogo.
Si registrano i corsi
Formazione generale, specifica, primo soccorso e antincendio con l'attestato in allegato. Le date lasciate vuote non contano come registrate.
Manca la visita
I corsi non bastano: Elisa è soggetta a sorveglianza sanitaria e la visita non c'è. Il fascicolo resta su Dati da completare, e non lo nasconde.
La visita medica
Data, giudizio di idoneità e periodicità decisa dal medico: la durata della prossima visita non viene dal catalogo, la sceglie chi ha fatto la visita. L'allegato è il giudizio, non una diagnosi.
Il fascicolo è attivo
Completo: il fascicolo passa da solo su Fascicolo attivo. Le scadenze, calcolate, sono nel quadro.
E sparisce dal «Da fare»
Il fascicolo attivo è nel riquadro In gestione: è tuo, ma non devi fare niente. Il compito torna in Da fare solo quando una scadenza si avvicina.
Atto III — le scadenze si avvicinano
Il promemoria arriva prima della scadenza
Per vedere i promemoria senza aspettare anni, la guida avvicina le date dell'antincendio e della visita di Elisa e lascia girare il controllo giornaliero.
Il promemoria dell'antincendio
Sessanta giorni prima della scadenza il flusso porta il fascicolo su In scadenza: Antincendio e avvisa il referente. La mail dice quale adempimento: non c'è niente da decifrare.
Ora è in «Da fare»
Il fascicolo ha lasciato In gestione e compare in Da fare: adesso chiede qualcosa. Gli altri fascicoli in regola restano dove stavano.
Che cosa scade
Lo stage è nel titolo della modale. Le azioni sono le stesse: si registra il rinnovo da dove si è.
Si registra il rinnovo
Solo la data dell'antincendio e l'attestato. Il resto del fascicolo non si tocca: la nuova scadenza si ricalcola da sola.
Rinnovato un corso, tocca alla visita
Il fascicolo non torna attivo: la visita medica è già in preavviso, e passa direttamente a In scadenza: Visita medica. Un solo stage per volta, quello della prima cosa da fare.
E la mail lo dice
Un'altra mail, con l'adempimento successivo nell'oggetto.
Tutto rinnovato, di nuovo attivo
Registrata anche la visita, il fascicolo torna su Fascicolo attivo: In gestione, in silenzio, fino alla scadenza successiva.
Atto IV — quando nessuno rinnova
La scadenza passa, e il compito sale
Il fascicolo di Marco Bellini, responsabile di sede, ha il corso da preposto scaduto da un mese. Nessuno l'ha rinnovato.
Un giorno dopo la scadenza
Il fascicolo passa a Scadenza superata, e questa volta la mail va anche al datore di lavoro. Il sollecito non finisce finché non c'è il rinnovo: ripete ogni sette giorni.
La scrivania di Dario
Fino a ieri Dario non aveva niente da fare: vedeva i fascicoli in In osservazione. Ora il fascicolo di Marco compare in Da fare. Il compito è sceso a lui.
Il compito, e i bottoni
Nello stage Scadenza superata il datore ha tutte le azioni del referente. Il quadro mostra la data scaduta.
Il datore registra il rinnovo
Può farlo al posto del referente: l'azione è la stessa, e il fascicolo torna su Fascicolo attivo con la scadenza ricalcolata.
Atto V — la mansione cambia, poi il rapporto finisce
Incarichi che cambiano, cessazione
I corsi si aggiornano da soli ma gli incarichi no: quando Elisa passa al magazzino documenti, il referente lo scrive.
Aggiorna incarichi
Nuova mansione e un corso aggiuntivo scelto dal catalogo: carrelli elevatori. Una nota spiega il motivo.
Il corso non è ancora stato fatto
Il fascicolo torna su Dati da completare: chi guida il carrello deve avere l'abilitazione, e il flusso lo ricorda finché non è registrata.
La cessazione
Alla fine del rapporto: la data, e il fascicolo va in archivio. Da lì non si muove più e nessun promemoria lo riapre.
Lo storico
Ogni registrazione, con chi l'ha fatta e quando. È ciò che si mostra in una verifica: la formazione di Elisa dal primo giorno all'ultimo.
Per usarlo nella tua azienda
Come adottarlo
Cinque passi, tutti da Amministrazione e dallo Store, fatti da chi amministra l'azienda. Le schermate vengono da un'Immobiliare Belvedere al suo primo giorno: nessun flusso, nessun ruolo, nessuna anagrafica.
- Importa il flusso dallo Store
- Metti almeno un utente in ogni ruolo
- Rivedi il Catalogo sicurezza
- Pubblica la tua versione
- Parti
Importa il flusso dallo Store
Sulla scheda di Fascicolo sicurezza del dipendente premi Importa. Prima di scrivere qualsiasi cosa l'import mostra il suo piano: l'anagrafica Catalogo sicurezza, con 8 campi e 19 voci iniziali, e i due ruoli referente sicurezza e datore di lavoro. Con Crea ciò che manca e importa li crea lui, e il flusso arriva come bozza. I ruoli nascono vuoti; il catalogo arriva già compilato, perché la casella Inserisci le voci iniziali proposte dal file è già spuntata.
Metti almeno un utente in ogni ruolo
Da Amministrazione › Utenze apri ciascun collega e scegli il suo ruolo. Un ruolo senza utenti non dà il compito a nessuno: il fascicolo sarebbe aperto e nessuno riceverebbe l'avviso. Di norma il referente sicurezza è una persona dell'ufficio personale o l'RSPP interno, il datore di lavoro è il datore (o il dirigente delegato). Amministrazione › Ruoli conta le persone di ciascuno: nessuno deve restare a zero. Il lavoratore non è un ruolo e non ha bisogno di un accesso.
Rivedi il Catalogo sicurezza
Il catalogo è la parte che cambia nel tempo: diciannove corsi con norma di riferimento, durata iniziale, durata dell'aggiornamento e periodicità in mesi. Sono le scelte dei menu Gruppo primo soccorso, Livello antincendio e dei due Corsi aggiuntivi, e le periodicità da cui il flusso calcola ogni scadenza. Controllale con il tuo RSPP: se una periodicità cambia o manca un corso della tua attività, correggi o aggiungi la riga. Per personalizzare il fascicolo di solito basta questo, senza toccare il flusso.
Pubblica la tua versione
Apri il flusso nel designer: è una copia tutta tua, e prima di pubblicarla puoi cambiare preavvisi, testi e form. Poi Salva e pubblica. Finché resta una bozza nessuno può avviarlo; in Designer il flusso risulta Pubblicato.
Parti
Il referente trova il flusso nel suo riquadro «Creazione» con il bottone Avvia: il primo fascicolo si apre da lì. Per i lavoratori già in azienda apri un fascicolo per ciascuno e registra i corsi che hanno già fatto, con le loro date: il flusso ricalcola le scadenze da quelle, e i promemoria partono solo per ciò che sta per scadere.
Da sapere
- Riferimenti normativi aggiornati a ottobre 2026: D.Lgs. 81/2008, Accordo Stato-Regioni del 17 aprile 2025, DM 388/2003 e DM 2 settembre 2021. Il catalogo ne porta la citazione riga per riga: se la norma cambia, cambiano le righe.
- Il flusso registra date, giudizi di idoneità e attestati, non diagnosi, e non sostituisce RSPP e medico competente: classe di rischio, gruppo di primo soccorso, livello antincendio e periodicità delle visite le decidono loro.
- Le consegne dei DPI e l'addestramento al loro uso (art. 37 c. 5) stanno in Consegna DPI, una scheda per dipendente: qui restano i corsi, compreso «Lavori in quota e DPI di III categoria» del catalogo, che è formazione, non la consegna. Se il corso comprende la prova pratica sul DPI consegnato, registrala anche in Consegna DPI con Registra l'addestramento (Addestratore: l'ente del corso): la scheda aspetta quella registrazione.
- I promemoria partono dalle date scritte nel fascicolo — l'ultimo corso, la visita — e non da quando qualcuno ha chiuso l'azione. Un promemoria scatta una volta per ogni scadenza; quando la scadenza si sposta perché il corso è rinnovato, ripartirà alla prossima.
- Un adempimento che non si applica (per esempio un preposto che non lo è più) non scatta mai: togli l'incarico da Aggiorna incarichi e il fascicolo torna attivo.
- Le schermate sono prese nella vista Riquadri. La vista Classica mostra gli stessi dati come un gestionale a due colonne, e la scelta resta memorizzata per ciascun utente.
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