Guida al flusso · Autorizzazione trasferta
Autorizzazione trasferta, passo per passo
Una dipendente chiede due trasferte, cambiando utente a ogni passaggio: chi autorizza, cosa registra al rientro e cosa passa l'amministrazione al consulente del lavoro. La seconda trasferta ha un anticipo, da chiudere fino a zero.
- Flusso
- Autorizzazione trasferta
- Versione
- 1.0 — quattordici stage
- Chi lo usa
- dipendenti, responsabili, direzione, amministrazione
- Azienda di fantasia
- Immobiliare Belvedere, Borgo Sereno
- Schermate
- 25
Azienda, persone e importi sono di fantasia. Le schermate sono vere: sono state catturate percorrendo il flusso, e ogni passaggio che la guida racconta è avvenuto davvero. Il flusso autorizza e registra: non calcola la diaria, non raccoglie spese né chilometri (restano nella Nota spese mensile) e non prenota viaggi. I regimi e i limiti di esenzione dell'anagrafica sono di riferimento e vanno confermati con il consulente del lavoro: questa guida non è una consulenza legale.
Chi c'è dentro
Tre ruoli da assegnare — dipendente, direzione e amministrazione — più il responsabile di ciascuno, che non è un ruolo: lo indica l'anagrafica Dipendenti.
| Persona | Ruolo | Cosa fa nel flusso |
|---|---|---|
| Martina Neri | chi chiede | Chiede l'autorizzazione indicando date, dove va (nel comune, fuori comune, estero), scopo, auto propria e anticipo. Se parte per urgenza prima di avere l'ok, chiede la ratifica. Dopo la decisione può modificare, prolungare o annullare; al rientro registra le date effettive e i giorni per ambito. |
| Franco Villa | il suo responsabile (da Dipendenti) | Riceve la richiesta con una mail e un sollecito ogni giorno lavorativo. Autorizza scegliendo il regime di rimborso e l'eventuale anticipo, chiede una modifica o rifiuta con una motivazione. |
| Giorgio Rizzi | direzione | Decide al posto del responsabile quando non c'è: dipendente non in anagrafica, senza responsabile, responsabile disattivato o responsabile di sé stesso. Chi ha questo ruolo autorizza anche le proprie trasferte. |
| Paola Ferri | amministrazione | Eroga l'anticipo, ne segue la chiusura fino a residuo zero e, al rientro, trasmette al consulente del lavoro regime, giorni per ambito, notti e vitto o alloggio a carico dell'azienda. Chi ha questo ruolo registra anche il proprio anticipo. |
La mappa
La richiesta passa per uno smistamento che non si ferma mai: in base alle date, all'auto propria e al responsabile la manda a chi deve decidere.
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CREAZIONE chi ha il ruolo dipendente
- Date, dove, destinazione, scopo, auto propria, anticipo richiesto, ratifica.
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SMISTAMENTO automatico
- data di fine prima dell'inizio DA CORREGGERE
- auto propria non ancora dichiarata DATI VEICOLO
- ha un responsabile attivo, e non è sé stesso DA AUTORIZZARE
- in tutti gli altri casi DA AUTORIZZARE (DIREZIONE)
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DA AUTORIZZARE · DA AUTORIZZARE (DIREZIONE) il responsabile, o la direzione · chi ha chiesto osserva
- Mail a chi decide e un sollecito ogni giorno lavorativo.
- trasferta già conclusa (ratifica) RIENTRO
- anticipo autorizzato ANTICIPO
- autorizza senza anticipo AUTORIZZATA
- chiede una modifica DA CORREGGERE
- rifiuta RIFIUTATA con la motivazione; se un anticipo era già stato erogato, prima passa da RECUPERO ANTICIPO
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ANTICIPO l'amministrazione
- anticipo erogato, o non erogato con un motivo AUTORIZZATA
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AUTORIZZATA chi ha chiesto · il responsabile e l'amministrazione osservano
- modifica o prolunga SMISTAMENTO ogni modifica torna a chi autorizza
- annulla, fino al giorno di partenza compreso ANNULLATA con un anticipo erogato passa da RECUPERO ANTICIPO
- il giorno dopo la fine, o «Sono rientrato prima» RIENTRO
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RIENTRO chi ha chiesto
- Date effettive, giorni per ambito, notti, vitto o alloggio a carico dell'azienda. Sollecito ogni 2 giorni lavorativi.
- rientro registrato CHIUSURA
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CHIUSURA l'amministrazione · chi ha chiesto osserva
- L'anticipo si chiude registrando i totali compensato, restituito e trattenuto, fino a residuo zero.
- i dati non tornano RIENTRO «Rimanda al dipendente», con una nota
- residuo zero, dati trasmessi al consulente CHIUSA
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RECUPERO ANTICIPO l'amministrazione
- residuo zero ANNULLATA o RIFIUTATA, se è la conseguenza di un rifiuto
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CHIUSA · RIFIUTATA · ANNULLATA archivio
- La pratica resta nelle Archiviate di chi ci ha agito.
Atto I — una trasferta senza anticipo
Dalla richiesta alla trasmissione al consulente
Due giorni fuori comune, con pernottamento, nessun anticipo.
La scrivania di Martina
Il riquadro Creazione ha un solo flusso, Autorizzazione trasferta: lo può avviare chi ha il ruolo dipendente.
Chiede l'autorizzazione
Dove va, rispetto alla sede del contratto e non a casa sua; le date, viaggio compreso; destinazione e scopo; l'auto propria e l'anticipo (0 se non serve). La destinazione e lo scopo restano nella pratica ma non sono variabili: non compaiono nelle email né nelle colonne.
La mail al responsabile
Una sola, a Franco, con le date e il dove. Poi un sollecito ogni giorno lavorativo finché non decide.
Franco apre la richiesta
Riepilogo e tre bottoni: Autorizza, Chiedi una modifica e Rifiuta. Il responsabile è quello che l'anagrafica Dipendenti indica per Martina.
Franco sceglie il regime
Il regime di rimborso è uno solo per tutta la trasferta e dice cosa va in nota spese e cosa copre la diaria. Le cinque voci arrivano dall'anagrafica Regimi di rimborso delle trasferte. L'anticipo autorizzato è 0.
Martina trova la trasferta autorizzata
La pratica resta nel suo Da fare fino al rientro: può modificarla o prolungarla (torna a chi autorizza), annullarla fino al giorno di partenza, o dire che è rientrata prima.
Il giorno dopo la fine, il rientro
Alla fine della trasferta la pratica arriva da sola al rientro, con una mail. Martina conferma le date effettive e scrive i giorni per ambito, ciascuno una volta sola, le notti fuori sede e se vitto o alloggio li ha pagati o forniti l'azienda. Sono numeri interi, da 0 in su.
Paola controlla i giorni
Il flusso confronta i giorni con le date effettive e lo dice, senza bloccare: Giorni coerenti sì o no. Se non tornano, Rimanda al dipendente con una nota.
Paola trasmette al consulente
Con il residuo dell'anticipo a zero (qui non c'era), Chiudi e trasmetti chiede la data e la conferma di aver passato al consulente regime, giorni per ambito, notti e vitto o alloggio aziendali. La diaria in euro la calcola lui.
Atto II — con un anticipo
L'anticipo, da chiudere a zero
Una giornata a Milano, 300 € di anticipo. Il credito si chiude solo quando compensato, restituito e trattenuto in busta fanno l'importo erogato.
Tocca all'amministrazione
Autorizzato un anticipo, la pratica va in ANTICIPO e la mail arriva a chi ha il ruolo amministrazione.
Paola eroga l'anticipo
Importo, data e modalità. Il bonifico o la carta sono da preferire: vitto, alloggio, taxi e NCC pagati in contanti in Italia diventano reddito del dipendente e non sono deducibili. Una seconda erogazione si somma alla prima.
Il residuo da chiudere
Al rientro la pratica arriva in CHIUSURA con 300 € erogati e un residuo di 300: Chiudi e trasmetti non è offerta, solo Registra la chiusura dell'anticipo.
Paola registra i totali
I tre campi sono totali a oggi, non l'ultimo movimento: 240 € compensati con la nota spese e 60 € restituiti. La trattenuta in busta si registra soltanto, e solo se concordata con il dipendente e con il consulente.
Residuo zero
Ora la registrazione non è più offerta e Chiudi e trasmetti sì. Se i totali superano l'erogato, il residuo è negativo e resta offerta solo la registrazione.
Le Archiviate del responsabile
Il responsabile ritrova in Archiviate le trasferte che ha autorizzato e che sono chiuse.
Cosa fa chi chiede
Chiede l'autorizzazione prima di partire. Se è partita per urgenza spunta Ratifica di trasferta già iniziata: se la trasferta è già conclusa, chi autorizza la ratifica e la pratica va dritta al rientro.
Con l'auto propria dichiara modello e targa e conferma patente, assicurazione RCA e veicolo in regola: i chilometri si contano dalla sede di lavoro e si rimborsano con la Nota spese. Se cambia idea sceglie Non uso l'auto propria.
Per modificare o prolungare una trasferta autorizzata usa Modifica o prolunga: la richiesta torna a chi autorizza. In Anticipo richiesto scrive solo quanto le serve in più: la cifra della richiesta precedente è consumata dalla decisione, e la form si riapre a 0.
Può annullare fino al giorno di partenza compreso; dopo, registra il rientro con le date effettive.
Cosa fa chi autorizza
Sceglie un regime per tutta la trasferta e l'eventuale anticipo. In una trasferta già conclusa scrive anticipo 0. Se la richiesta torna da una modifica, l'anticipo autorizzato riparte da 0: scrive solo quello aggiuntivo, e senza anticipo in più la pratica va direttamente in AUTORIZZATA.
Per una trasferta già iniziata con un anticipo erogato usa Chiedi una modifica invece di Rifiuta: un rifiuto con un anticipo da recuperare passa dal RECUPERO ANTICIPO.
Chi ha il ruolo direzione autorizza anche le proprie trasferte: le guardie del flusso non conoscono chi sta agendo. Non dare il ruolo a chi viaggia, oppure accetta che la decisione sia sua.
Cosa fa l'amministrazione
Eroga l'anticipo (o scrive perché non lo eroga) e lo chiude con i totali compensato, restituito e trattenuto. La chiusura è bloccata finché il residuo non è zero.
Al rientro guarda Giorni coerenti e Oltre un mese: se i giorni non tornano rimanda al dipendente; se la trasferta supera un mese ne parla con il consulente (il CCNL può ridurre la diaria, e una trasferta senza fine può essere un trasferimento).
Con Chiudi e trasmetti al consulente dichiara di aver passato regime, giorni per ambito, notti e vitto o alloggio aziendali. Chi ha il ruolo amministrazione registra anche il proprio anticipo.
Cosa resta al consulente e alla contabilità
- La diaria in euro, la quota imponibile, il cedolino e il LUL: il flusso registra regime, giorni, notti e vitto o alloggio aziendali, e nessuna variabile contiene euro di diaria.
- Estero: A1 e notifiche per le trasferte in UE, e il conteggio dei giorni di viaggio fra Italia ed estero, li valuta il consulente. Il flusso lo dice solo in guida.
- Credito dell'anticipo, deducibilità e IVA: sono della contabilità. La trattenuta in busta dell'anticipo non restituito si registra soltanto.
- Trasfertisti, distacchi e trasferimenti sono fuori dal flusso: una trasferta senza data di rientro tende a essere un trasferimento.
- I limiti di esenzione delle voci di regime sono quelli dell'art. 51 c. 5 TUIR come letti nelle fonti: la parte oltre il limite è imponibile, e CCNL e policy aziendale possono stabilire importi diversi. Sono voci di riferimento: nessuna regola le applica e vanno confermate con il consulente del lavoro.
Con la Nota spese
Le spese e i chilometri della trasferta si raccolgono nella Nota spese mensile, non qui. Il legame è un dato scritto da una persona e non verificato: nel rientro, Mese della nota spese indica il mese in cui chi viaggia metterà le spese di questa trasferta (vuoto se non ne ha); nella nota (dalla versione 2.1) ogni spesa e ogni percorso hanno la colonna facoltativa Trasferta n., dove si scrive il numero di questa pratica, che sta nell'oggetto delle sue email.
Il regime scelto dice cosa va in nota (con la diaria forfetaria, per esempio, solo viaggio e trasporto: vitto e alloggio li copre la diaria). Con il numero della trasferta in nota l'amministrazione apre questa pratica e controlla che le spese lo rispettino; il controllo non è automatico.
L'anticipo si compensa registrando il rimborso della nota con la modalità Compensato con anticipo: le spese si scalano dall'anticipo, e la differenza (restituzione o trattenuta) si chiude qui, nella chiusura dell'anticipo. La nota non calcola il residuo e non sa a quale trasferta appartiene una spesa senza il numero scritto da chi la compila.
Per usarlo nella tua azienda
Come adottarlo
Sei passi, tutti da Amministrazione e dallo Store, fatti da chi amministra l'azienda.
- Importa il flusso dallo Store
- Assegna i ruoli
- Scegli i regimi con il consulente
- Compila Dipendenti con i responsabili
- Decidi la policy dell'auto propria e la polizza
- Pubblica e prova
Importa il flusso dallo Store
Sulla scheda di Autorizzazione trasferta premi Importa. Il piano mostra due anagrafiche — Dipendenti (senza voci: è tua) e Regimi di rimborso delle trasferte (5 voci iniziali) — e tre ruoli: dipendente, direzione e amministrazione. Se hai già Ferie e permessi, Dipendenti è la stessa e l'import la riusa; se la tua ha altri campi che nome, email e responsabile lo smistamento per responsabile viene disattivato e tutte le richieste vanno alla direzione.
Assegna i ruoli
Da Amministrazione › Utenze dai dipendente a chi può chiedere una trasferta, amministrazione a chi eroga e chiude gli anticipi e direzione a chi decide dove non c'è un responsabile. Prima di pubblicare, la pubblicazione può segnalare che un ruolo non ha ancora utenti: assegnalo. Direzione e amministrazione agiscono anche sulle proprie pratiche: non darli a chi viaggia, o accetta la regola.
Scegli i regimi con il consulente
Le cinque voci di Regimi di rimborso delle trasferte riportano i limiti dell'art. 51 c. 5 TUIR e sono informative. Rivedile con il consulente del lavoro: togli quelle che la tua policy non usa, correggi i limiti con quelli del tuo CCNL, scrivi in Cosa va in nota spese cosa chiedi ai dipendenti.
Compila Dipendenti con i responsabili
Per ogni dipendente scrivi nome, email (la stessa dell'utente in Iterly) e responsabile. Chi non è in anagrafica, non ha un responsabile, ha un responsabile disattivato o è responsabile di sé stesso va alla direzione.
Decidi la policy dell'auto propria e la polizza
Il flusso fa dichiarare patente, RCA e veicolo, ma non verifica la polizza né i danni: la copertura (anche la kasko) e le franchigie le stabilisce la tua policy. I chilometri si rimborsano con la tariffa ACI nella Nota spese.
Pubblica e prova
Pubblica la bozza e fai partire una trasferta di prova con un dipendente che ha un responsabile, e una con uno che non lo ha: la prima va al responsabile, la seconda alla direzione.
Da sapere
- Il flusso non calcola la diaria: registra regime, giorni, notti e vitto o alloggio aziendali, e li passa al consulente.
- I giorni li scrive il dipendente: il flusso controlla che tornino con le date e lo segnala, senza bloccare. Un numero non intero è respinto.
- Il responsabile si legge all'invio e a ogni modifica: se l'anagrafica cambia dopo, la pratica resta a chi c'era.
- Una trasferta = un dipendente: le trasferte di gruppo si chiedono una per persona.
- Una sovrapposizione con ferie o permessi approvati non è segnalata.
- Il flusso non prenota viaggi né alberghi, non converte valute e non verifica A1 e notifiche per l'estero.
- Direzione e amministrazione agiscono anche sulle proprie pratiche: un limite del flusso, non un'omissione.
- Iterly tiene una copia dei dati, non fa conservazione a norma.
Vuoi usare questo flusso nella tua azienda?
Iterly è attualmente disponibile su invito. Richiedi l'accesso indicando il flusso che ti interessa: potrai importarlo, adattarlo alla tua azienda e gestirlo in autonomia.
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