Guida al flusso · Apertura posizione e selezione
Apertura posizione e selezione, passo per passo
Una posizione da coprire seguita dalla richiesta all'eliminazione dei CV, cambiando utente a ogni passaggio: chi chiede descrive la posizione; la direzione approva con CCNL, livello e fascia retributiva (una fascia incoerente torna in approvazione); l'ufficio personale registra la Richiesta di acquisto e il SIISL, pubblica l'annuncio con le quattro conferme di legge, tiene il registro delle candidature con i codici e i documenti dei candidati; due intervistatori registrano valutazioni indipendenti; la proposta nella fascia, l'offerta, l'avviso della risposta che tarda, la controproposta, l'accettazione; le risposte ai candidati, la chiusura con il numero di Ingresso e i mesi di conservazione. Accanto: la richiesta rimandata e reinviata, quella respinta, l'offerta fuori dalla fascia confermata dalla direzione, la sospensione e l'annullamento, l'avviso per eliminare i CV, l'eliminazione nell'archivio con il segnaposto nella pratica, la scheda, il registro delle posizioni, chi vede e lo Storico dell'intervistatore.
- Flusso
- Apertura posizione e selezione
- Versione
- 1.0 — diciassette stage
- Chi lo usa
- Chiunque chiede, direzione, ufficio personale, fino a tre intervistatori per posizione
- Azienda di fantasia
- Immobiliare Belvedere, Borgo Sereno
- Percorsi
- Richiesta, approvazione e fascia, rimanda e respingi, preparazione con i due cancelli, annuncio, registro delle candidature e documenti, colloqui e intervistatori, proposta e offerta, attesa e controproposta, risposte e chiusura, conservazione ed eliminazione dei CV, sospensione e annullamento, scheda e registro, chi vede
Azienda, persone, candidati e pratiche sono di fantasia. Le schermate sono vere: sono state catturate percorrendo il flusso, e ogni passaggio che la guida racconta è avvenuto davvero. Il flusso è registro e regia, non un software di selezione: non pubblica annunci, non riceve candidature, non fissa colloqui e non scrive ai candidati; registra chi ha chiesto, approvato, cercato, valutato, scelto e risposto, con le date, e dice quando eliminare i CV. Nessuna revisione legale: le parti sull'art. 5 D.Lgs. 96/2026, sull'informativa e la conservazione dei CV, sulla L. 68/1999, sul SIISL e sugli strumenti di IA sono decisioni del titolare su un'analisi preliminare; fai rivedere il flusso, l'informativa e la lettera di risposta al consulente del lavoro, al legale e al consulente privacy prima dell'uso.
Chi c'è dentro
Due ruoli da assegnare — ufficio personale e direzione, gli stessi degli altri flussi — più tre figure che non sono un ruolo: chi chiede (chiunque), gli intervistatori (fino a tre, indicati con la loro email quando si passa ai colloqui) e i candidati, che in Iterly non entrano mai con il nome: nella pratica hanno un codice, nome e CV stanno nel documento dell'archivio CV dei candidati, che aprono solo ufficio personale, direzione e amministratore.
| Persona | Ruolo | Cosa fa nel flusso |
|---|---|---|
| Mario Rossi | chi chiede | Chiunque può chiedere una posizione. Non ha un ruolo. Descrive il posto, il motivo, il contratto e, se la conosce, la fascia; corregge e reinvia se la direzione gliela rimanda, o la ritira. Poi tiene il registro delle candidature insieme all'ufficio personale, crea i documenti dei candidati, sceglie i finalisti e gli intervistatori, propone l'offerta e registra la risposta. Vede la propria pratica sempre: in «Da fare» quando tocca a lui, in «In osservazione» altrimenti, in «Archiviate» quando è chiusa. |
| Daria Neri | direzione | Approva sempre lei, con CCNL, livello e fascia retributiva, perché la fascia va nell'annuncio; dice se la ricerca usa servizi a pagamento e se si useranno agevolazioni contributive. Rimanda al richiedente o respinge. Conferma un'offerta fuori dalla fascia. Osserva tutte le pratiche; apre l'archivio «CV dei candidati». |
| Rita Marchi | ufficio personale | Prepara e governa la ricerca: registra il numero della Richiesta di acquisto e il SIISL, pubblica l'annuncio con le quattro conferme o avvia la ricerca senza annuncio, tiene il registro e i documenti, organizza i colloqui, invia l'offerta, registra la risposta, risponde ai candidati, chiude con il numero di Ingresso e i mesi di conservazione, elimina i CV dall'archivio alla scadenza. È lei a sospendere e ad annullare una posizione. |
| Nicola Gatti e Laura Conti | intervistatori | Non sono un ruolo: sono le persone scritte, con la loro email, quando si passa ai colloqui (fino a tre). Ricevono l'avviso e vedono solo i finalisti e le proprie valutazioni: non il registro completo, non le valutazioni degli altri, non l'offerta. Ciascuno registra la propria griglia: una riga per candidato e colloquio, giudizio sulle competenze richieste. Chi non ha un utente in Iterly non si scrive: le sue valutazioni le registra l'ufficio personale. |
| Anna Amministratrice | amministratore | Importa il flusso, assegna i ruoli, apre l'archivio «CV dei candidati» come amministratore e scarica ogni CV, anche senza i ruoli del flusso: sceglilo di conseguenza (un fornitore esterno passa da Richiesta di acquisto con l'accordo art. 28). Senza i ruoli del flusso vede nella pratica solo i dati della posizione: niente registro, niente finalisti, niente valutazioni, niente offerta; non ha scheda, PDF né export della pratica. |
| Tullio Basso | un collega | Non chiede, non approva, non intervista: non vede la pratica, non la trova con la ricerca e non scarica nessun CV, nemmeno conoscendone l'indirizzo. |
La mappa
Una pratica è una posizione da coprire: la richiesta, l'approvazione con la fascia, la preparazione con i due cancelli, la ricerca con il registro, i colloqui, la proposta e l'offerta, la risposta, le risposte ai candidati, la conservazione e l'eliminazione dei CV. Diciassette stage: uno è uno smistamento automatico senza persone, due sono avvisi che durano un'ora e servono a mandare un'email, tre sono attese «in gestione».
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NUOVA POSIZIONE chiunque
- Chiedi una nuova posizione: il nome del ruolo (neutro), il reparto, il motivo (sostituzione, sostituzione temporanea, nuova posizione), il contratto, l'orario, l'inizio desiderato, CCNL e livello e la fascia se li conosci, le competenze richieste, perché serve.
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APPROVAZIONE direzione
- **Approva la posizione**: contratto, CCNL e livello, minimo e massimo della fascia, lorda annua o mensile, servizi di selezione a pagamento sì o no, agevolazioni contributive sì, no o da valutare SMISTAMENTO FASCIA
- **Rimanda al richiedente**, con il motivo DA RIVEDERE
- **Respingi**, con il motivo RESPINTA, poi CHIUSA dopo un'ora
- Un sollecito ogni 3 giorni lavorativi alla direzione, finché la richiesta è in APPROVAZIONE.
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SMISTAMENTO FASCIA nessuno: passa subito
- il minimo della fascia non supera il massimo PREPARAZIONE
- ogni altro caso (minimo maggiore del massimo) di nuovo APPROVAZIONE, con l'email alla direzione
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DA RIVEDERE chi ha chiesto
- **Correggi e reinvia** APPROVAZIONE
- **Ritira la richiesta**, o 20 giorni lavorativi senza reinvio CHIUSA «Ritirata»
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PREPARAZIONE ufficio personale
- **Registra la richiesta di acquisto** (il numero della pratica) e **Registra agevolazioni e SIISL**: restano qui PREPARAZIONE
- **Pubblica l'annuncio e avvia la ricerca** (con le quattro conferme) o **Avvia la ricerca senza annuncio pubblico** (con le tre): compaiono solo quando i cancelli sono passati RICERCA
- **Annulla la posizione** CHIUSA «Annullata», senza conservazione
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RICERCA ufficio personale e chi ha chiesto
- **Aggiorna le candidature**: il registro con i codici, i documenti dei candidati, canale e stato RICERCA
- **Passa ai colloqui**: i finalisti e fino a tre intervistatori COLLOQUI
- **Nessun candidato idoneo: nuova ricerca** PREPARAZIONE
- **Sospendi** (ufficio personale), con la data della ripresa SOSPESA
- **Annulla la posizione** (ufficio personale) RISPOSTE AI CANDIDATI
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COLLOQUI ufficio personale, chi ha chiesto e gli intervistatori
- ogni intervistatore **Registra le tue valutazioni**; ufficio personale e richiedente cambiano finalisti, intervistatori e candidature COLLOQUI
- **Proponi l'offerta nella fascia** OFFERTA DA INVIARE
- **Proponi un'offerta fuori dalla fascia** CONFERMA DELLA DIREZIONE
- **Nessun finalista idoneo** RICERCA
- Nessun sollecito in RICERCA e in COLLOQUI: il lavoro dipende dai candidati, e un sollecito arriverebbe anche agli intervistatori.
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CONFERMA DELLA DIREZIONE direzione
- **Conferma l'offerta** OFFERTA DA INVIARE
- **Non confermare: torna ai colloqui** COLLOQUI
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OFFERTA DA INVIARE ufficio personale
- **Registra l'invio dell'offerta**: la data, il prossimo controllo della risposta, la conferma sulle clausole IN ATTESA DI RISPOSTA
- **Torna ai colloqui** COLLOQUI
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IN ATTESA DI RISPOSTA ufficio personale e chi ha chiesto, «in gestione»
- **Il candidato accetta** (con l'inizio concordato; se le agevolazioni sono «da valutare», prima si decide) RISPOSTE AI CANDIDATI
- **Il candidato rifiuta** COLLOQUI
- **Controproposta** nella fascia o fuori OFFERTA DA INVIARE o CONFERMA DELLA DIREZIONE
- il giorno del controllo la risposta non è registrata (alle 8) RISPOSTA DA REGISTRARE: l'avviso, poi dopo un'ora di nuovo in attesa con il controllo a +3 giorni lavorativi
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RISPOSTE AI CANDIDATI ufficio personale
- **Aggiorna le candidature** con gli stati e le date delle risposte RISPOSTE AI CANDIDATI
- **Chiudi: assunzione**, con il numero della pratica di Ingresso nuovo assunto e i mesi di conservazione dei CV CONSERVAZIONE
- **Chiudi senza assunzione** (annullata o chiusa senza assunzione), con i mesi di conservazione CONSERVAZIONE
- **Il candidato si ritira dopo aver accettato** COLLOQUI
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CONSERVAZIONE ufficio personale, «in gestione»
- i mesi scelti sono passati (alle 8 del giorno), oppure **Elimina i CV adesso** ELIMINAZIONE DEI CV
- **Correggi il numero di Ingresso**, **Aggiorna le candidature** CONSERVAZIONE
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ELIMINAZIONE DEI CV ufficio personale
- **Registra l'eliminazione dei CV**, dopo averli eliminati nell'archivio «CV dei candidati» CHIUSA
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SOSPESA ufficio personale, «in gestione»
- il giorno della ripresa (alle 8), oppure **Riprendi adesso** RICERCA
- **Sposta la ripresa** SOSPESA
- **Annulla la posizione** RISPOSTE AI CANDIDATI
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CHIUSA tutti la ritrovano in «Archiviate»
- L'esito: Assunzione, Chiusa senza assunzione, Annullata, Respinta, Ritirata. L'ufficio personale può ancora Correggere il numero di Ingresso se l'esito è «Assunzione».
Come leggerla
Ogni passo è una schermata vera, scattata nell'ordine in cui le cose sono successe a Immobiliare Belvedere. I numeri delle pratiche e le date sono quelli del giorno in cui le schermate sono state fatte: nella tua azienda saranno altri.
Il filo principale è la posizione di addetto/a alla contabilità chiesta da Mario: la segui dalla richiesta alla conservazione dei CV. Le altre pratiche (il magazziniere rimandato, l'assistente respinta, l'agente senior con l'offerta fuori dalla fascia, il front office in conservazione, il tecnico sospeso e annullato) mostrano le strade laterali.
Nelle schermate vedi codici, non nomi: 1234-C01, 1234-C02. È così che il flusso tratta i candidati nella pratica. Il nome, i contatti e il CV stanno nel documento dell'archivio «CV dei candidati», che si apre solo con il ruolo.
La fascia nell'annuncio e le conferme di legge
Dal 7 giugno 2026 (art. 5 D.Lgs. 96/2026) chi cerca personale indica la retribuzione iniziale o la fascia e il CCNL applicato nell'annuncio o, senza annuncio, per iscritto prima del primo colloquio; non chiede la retribuzione attuale o passata, nemmeno indirettamente; scrive annunci neutri. Gli annunci anonimi sono vietati (art. 9 D.Lgs. 276/2003), salvo quelli di un'agenzia autorizzata.
Per questo la direzione approva sempre, con CCNL, livello, minimo e massimo della fascia: sono le variabili che vanno nell'annuncio. Uno smistamento automatico rimanda in approvazione una fascia in cui il minimo supera il massimo. Prima di avviare la ricerca l'ufficio personale spunta quattro conferme (fascia e CCNL nell'annuncio, testo neutro, nome dell'azienda, rimando all'informativa senza richiesta della retribuzione passata); senza annuncio pubblico ne spunta tre, e si impegna a comunicare la fascia per iscritto prima del primo colloquio: nella griglia dei finalisti c'è la colonna «Retribuzione comunicata».
L'offerta si scrive nella stessa forma della fascia. Un'offerta fuori dalla fascia la dichiara chi propone, con una motivazione oggettiva (livello, mansioni, responsabilità), e la conferma la direzione. Iterly non confronta l'importo con la fascia: l'importo offerto, la richiesta del candidato e le motivazioni sono riservati e non escono mai nelle email.
Codici, documenti e intervistatori
Il registro delle candidature è una griglia della pratica: una riga per candidatura presa in considerazione o arrivata fuori dai portali, con il codice (il numero della pratica più C01, C02…), il documento del candidato, il canale, lo stato e la data della risposta. Le candidature gestite su un portale restano sul portale: una riga di riepilogo («Indeed: 23 candidature»). Le righe non si cancellano: si cambia lo stato.
Il documento del candidato si crea dalla riga della griglia, con nome, contatti, consenso a selezioni future e il CV. Il file viene salvato con il codice come nome (1234-C01.pdf): nella pratica, nella scheda, nel PDF e nell'API il nome originale non compare. Chi legge la riga scarica il file dalla pratica; l'archivio completo lo aprono solo ufficio personale, direzione e amministratore.
Gli intervistatori si scrivono con l'email quando si passa ai colloqui, fino a tre. Ciascuno vede solo i finalisti e la propria griglia di valutazioni: giudica le competenze richieste, non la persona. Il candidato può chiedere di leggere quelle righe: niente salute, famiglia, gravidanza, età, origine, religione, opinioni, sindacato, né la retribuzione attuale o passata. Chi cambia gli intervistatori rimanda l'email di COLLOQUI a tutti; cambiare i soli finalisti non manda email.
La richiesta
La scrivania di Mario
Mario non ha nessun ruolo: trova Apertura posizione e selezione fra le pratiche che può avviare. Chiunque in azienda la ha.
Chiedi una nuova posizione
Il nome del ruolo, neutro («Addetto/a alla contabilità»), il reparto, il motivo (nuova posizione), il contratto e l'orario, l'inizio desiderato, CCNL e livello e la fascia se li conosce (altrimenti li decide la direzione), le competenze richieste, che saranno il metro delle valutazioni, e perché serve. Niente nomi né motivi di salute: per una sostituzione temporanea basta scrivere «sostituzione temporanea».
L'email alla direzione
La richiesta è in APPROVAZIONE: Daria riceve l'email con i dati della posizione. Se non risponde, un sollecito ogni 3 giorni lavorativi.
L'approvazione e la fascia
La scrivania della direzione
Daria trova la richiesta in «Da fare». Nelle altre posizioni aperte è in «In osservazione»: la direzione vede tutte le pratiche.
Approva la posizione
Contratto, CCNL e livello, minimo e massimo della fascia, lorda annua o mensile: vanno nell'annuncio. Poi due scelte che diventano cancelli: servizi di selezione a pagamento (qui «Sì»: un'agenzia) e agevolazioni contributive (sì, no, da valutare con il consulente). Daria scrive per errore il minimo più alto del massimo.
La fascia incoerente torna in approvazione
Lo SMISTAMENTO FASCIA non ha persone: se il minimo supera il massimo rimanda la pratica in APPROVAZIONE, con una nuova email alla direzione. Lo Storico lo mostra. Daria corregge e approva di nuovo.
L'email all'ufficio personale
Approvata: la pratica è in PREPARAZIONE e Rita riceve l'email con la fascia, i servizi a pagamento e le agevolazioni. Un sollecito ogni 5 giorni lavorativi.
Rimanda e reinvia, respingi
Rimanda al richiedente
La richiesta del magazziniere non convince: Daria la rimanda con il motivo. Da ora la pratica è in DA RIVEDERE; se Simone non la reinvia entro 20 giorni lavorativi si chiude da sola come «Ritirata».
L'email di rinvio
Simone riceve l'email e trova la pratica in «Da fare». L'ufficio personale la osserva.
Correggi e reinvia
La form si riapre con i dati di prima: Simone cambia l'orario in part-time, scrive la fascia e il motivo, e reinvia. La richiesta torna in APPROVAZIONE.
Respingi
L'assistente di direzione non si farà quest'anno: Daria respinge con il motivo. La pratica passa da RESPINTA (l'avviso al richiedente) e dopo un'ora è CHIUSA «Respinta», senza conservazione: non ci sono candidati.
L'email del rifiuto
Simone riceve l'email con l'esito «Respinta». In archivio, la pratica resta leggibile a lui, alla direzione e all'ufficio personale.
La preparazione: i due cancelli e l'annuncio
La scrivania dell'ufficio personale
Rita trova in «Da fare» le posizioni da preparare, e in «In osservazione» quelle in approvazione: l'ufficio personale vede tutte le pratiche.
Senza il numero della Richiesta di acquisto la ricerca non parte
La direzione ha detto «servizi a pagamento: Sì»: i bottoni Pubblica l'annuncio e Avvia la ricerca senza annuncio non ci sono finché Rita non scrive il numero della pratica di Richiesta di acquisto (dove si apre il contratto con l'agenzia, con l'accordo art. 28 se tratta dati dei candidati). Lo stesso vale per il SIISL quando le agevolazioni sono «Sì».
Registra la richiesta di acquisto
Il numero è in alto nella pagina della Richiesta di acquisto. Si può registrare anche dopo, durante la ricerca.
Registra agevolazioni e SIISL
Qui l'ufficio personale decide con il consulente la risposta lasciata «da valutare», o scrive l'identificativo della posizione pubblicata sul SIISL. Con le agevolazioni a «Sì» senza SIISL la ricerca non parte, e senza SIISL non si registra l'accettazione: dal 1° dicembre 2026 la posizione va pubblicata sul SIISL prima dell'assunzione. Daria ha detto «No»: Rita conferma.
Pubblica l'annuncio e avvia la ricerca
Il testo pubblicato, con la fascia; il file dell'annuncio; la data; le quattro conferme (fascia e CCNL nell'annuncio, testo neutro, nome dell'azienda, informativa senza richiesta della retribuzione passata); i canali usati; la quota di riserva L. 68/1999 (la decide il consulente: qui l'azienda è sotto i 15); se un software o un'IA filtra o valuta i candidati. Senza annuncio pubblico l'altro bottone chiede tre conferme, fra cui l'impegno a comunicare la fascia per iscritto prima del primo colloquio.
L'email di avvio della ricerca
La pratica è in RICERCA: Mario e Rita ricevono l'email e la trovano in «Da fare». Qui nessun sollecito: il lavoro dipende dai candidati.
La ricerca: il registro con i codici e i documenti
Il documento del candidato
Nella riga del registro Mario scrive il codice (il numero della pratica più C01) e preme Carica il candidato: nome, contatti, consenso a selezioni future e il CV stanno nel documento, non nella pratica. Il file viene salvato con il codice come nome.
Aggiorna le candidature
Tre righe con il codice, il documento, il canale e lo stato (in colloquio, scartata allo screening), più la riga di riepilogo del portale («Indeed: 23 candidature»): le candidature gestite su un portale restano sul portale. Le righe non si cancellano: alla fine si cambia lo stato e si scrive la data della risposta. Chi crea un documento lo richiama; un documento creato da un altro lo richiama l'ufficio personale.
L'archivio «CV dei candidati»
Rita apre l'archivio della struttura dal menu Documenti: qui, e solo qui, si leggono nome, contatti e CV. Lo aprono l'ufficio personale, la direzione e l'amministratore; qui si eliminano i documenti alla fine della conservazione o quando un candidato lo chiede.
Passa ai colloqui
I finalisti: codice, documento scelto fra quelli della pratica, come è stata comunicata la retribuzione (nell'annuncio o per iscritto), la data del colloquio. Poi gli intervistatori, con l'email con cui accedono a Iterly: Nicola e Laura. Chi non ha un utente non si scrive.
L'email all'intervistatore
La pratica è in COLLOQUI: Nicola riceve l'email, come Laura, Mario e Rita. Nell'email ci sono le variabili della posizione, mai i codici, gli importi o le valutazioni.
I colloqui: ciò che vede l'intervistatore
La scrivania dell'intervistatore
Nicola non ha ruoli: trova in «Da fare» la pratica in cui è intervistatore, e nient'altro.
Ciò che vede l'intervistatore
La posizione, i finalisti con i codici e i file (che scarica), la propria griglia vuota. Non il registro completo, non le valutazioni dell'altro intervistatore, e lo Storico parte dai colloqui: «passaggi precedenti riservati». Il solo bottone è il suo.
Registra le tue valutazioni
Una riga per candidato e colloquio: data, competenze richieste (presenti, in parte, non adeguate), giudizio (idoneo, con riserva, non idoneo), note con i fatti osservati, usando il codice. Il candidato può chiedere di leggerle.
Cambia gli intervistatori
Laura non può più: Rita scrive Daria al suo posto. La persona nuova riceve l'avviso e la pratica, quella sostituita la perde; l'email di COLLOQUI riparte a tutti (ufficio personale, richiedente, intervistatori). Cambiare i soli finalisti non manda email.
La proposta, la conferma, l'offerta
Proponi l'offerta nella fascia
Il codice del candidato scelto, la retribuzione offerta nella stessa forma della fascia, l'inizio proposto, perché questo candidato (competenze e valutazioni). La decisione è di una persona, anche se avete usato un software. Importo e motivazione sono riservati: non escono nelle email, l'intervistatore non li legge.
Proponi un'offerta fuori dalla fascia
Per l'agente senior Mario propone 2.600, oltre il massimo approvato: la form chiede anche perché fuori dalla fascia, con criteri oggettivi (livello, mansioni, responsabilità), mai la retribuzione precedente. La pratica va in CONFERMA DELLA DIREZIONE.
L'email alla direzione
Daria riceve l'avviso: un sollecito ogni 2 giorni lavorativi. Lo stage si chiama CONFERMA DELLA DIREZIONE, non «offerta fuori fascia»: gli intervistatori che leggono lo Storico non sanno quanto è stato offerto.
Conferma l'offerta
Daria legge la proposta e la motivazione e conferma, con una nota; oppure la rimanda ai colloqui. La pratica va in OFFERTA DA INVIARE.
Registra l'invio dell'offerta
Tornando all'addetto/a alla contabilità: Rita registra la data dell'invio, il prossimo controllo della risposta e la conferma che la lettera non vieta di rendere nota la retribuzione né chiede quella attuale o passata. La lettera non si allega: resta nella posta inviata.
In attesa di risposta, «in gestione»
La pratica aspetta il candidato: compare in «In gestione», non in «Da fare», e non manda email. Alla data del controllo, alle 8, arriva l'avviso.
L'avviso: risposta da registrare
Il giorno del controllo la risposta non è registrata: Rita e Mario ricevono l'email, e dopo un'ora la pratica torna in attesa con il controllo spostato di 3 giorni lavorativi, finché qualcuno non registra la risposta o sposta il controllo. Una data di controllo già passata fa arrivare l'avviso subito.
Controproposta nella fascia
La candidata chiede il massimo della fascia: Rita registra la controproposta, con la richiesta del candidato (solo qui: mai quanto guadagna ora o guadagnava prima) e la nuova offerta, entro la fascia. La pratica torna in OFFERTA DA INVIARE; una controproposta fuori dalla fascia passa dalla direzione.
Il candidato accetta
La data d'inizio concordata. Da qui si apre subito la pratica di Ingresso nuovo assunto: il suo numero serve per chiudere, e là si gestiscono visita preventiva, contratto e fascicolo. Se le agevolazioni erano «da valutare», il bottone compare solo dopo aver deciso.
Le risposte ai candidati e la chiusura
Aggiorna le candidature con le risposte
In RISPOSTE AI CANDIDATI Rita aggiorna il registro: «Assunta» per chi ha accettato, «Non selezionata dopo il colloquio» e «Scartata allo screening» con la data in cui ha comunicato l'esito. Rispondere è buona prassi, non un obbligo: la conferma alla chiusura dice che l'ha fatto o che ha annotato perché non serve. Un modello di risposta è in «Prima di adottare».
Chiudi: assunzione
Il numero della pratica di Ingresso nuovo assunto, i mesi di conservazione dei CV (6, 12 o 24: gli stessi dell'informativa data ai candidati) e la conferma sulle risposte. La pratica calcola la data in cui eliminare i CV e va in CONSERVAZIONE.
Conservazione, «in gestione»
La selezione è conclusa: codici, stati, valutazioni e offerta restano nella pratica, i CV nell'archivio fino alla data scelta. La pratica è in «In gestione» per l'ufficio personale, in «In osservazione» per il richiedente e la direzione. Si può ancora correggere il numero di Ingresso o eliminare i CV prima della scadenza.
L'eliminazione dei CV
L'avviso: è ora di eliminare i CV
Per il front office i sei mesi sono passati: alle 8 la pratica va in ELIMINAZIONE DEI CV e Rita riceve l'email. Un sollecito ogni 5 giorni lavorativi finché non registra l'eliminazione.
La pratica in eliminazione
Il registro dice chi è stato assunto e chi no. Si eliminano i documenti dei non selezionati, tranne chi ha acconsentito a selezioni future (fino alla data indicata nel documento); quello dell'assunto si porta nell'Ingresso e poi si elimina o si tiene per il fascicolo.
Elimina il documento nell'archivio
Nell'archivio «CV dei candidati» Rita elimina il documento del candidato non selezionato: file e dati spariscono, resta una riga nel registro delle eliminazioni (chi, quando, quale documento, senza nome). Il flusso avvisa e registra, non elimina da solo. I backup seguono i loro tempi.
Il segnaposto nella griglia
Nella pratica la riga del candidato resta, con «Documento eliminato il …» al posto del documento: codice, stato e giudizi non sono più riconducibili a una persona. La griglia si può ancora aggiornare. Lo stesso succede quando un candidato chiede la cancellazione prima della scadenza: stato «Dati eliminati su richiesta» e documento eliminato nell'archivio.
Registra l'eliminazione dei CV
La conferma chiude la pratica con la data dell'eliminazione. Da qui in poi è in «Archiviate» per richiedente, direzione e ufficio personale.
Sospensione e annullamento
Sospendi
Il budget delle manutenzioni si decide a fine mese: Rita sospende la ricerca del tecnico con la data della ripresa. La pratica è «in gestione», senza email; quel giorno alle 8 la ricerca riparte da RICERCA e arrivano le email. La ripresa si può spostare o anticipare.
Annulla la posizione
Le manutenzioni restano in appalto: la posizione si annulla. Dopo l'avvio della ricerca l'annullamento passa da RISPOSTE AI CANDIDATI: anche senza assunzione si risponde a chi si è candidato e si conservano i CV per il tempo detto nell'informativa. Prima della ricerca, invece, l'annullamento chiude subito.
Chiudi senza assunzione
L'esito (annullata, o chiusa senza assunzione), i mesi di conservazione e la conferma sulle risposte. La pratica va in CONSERVAZIONE come le altre.
Scheda, registro e chi vede
La scheda della pratica
Tutto in una pagina, con il PDF: la posizione, l'annuncio e le conferme, il registro con i codici, i finalisti, le valutazioni, la proposta e l'offerta, le date. La hanno solo richiedente, direzione e ufficio personale: chi non legge tutte le form (intervistatori, amministratore senza ruoli) non ha scheda, PDF né export.
Il registro delle posizioni
L'elenco delle pratiche filtrato per flusso, con l'export CSV: numero, posizione, reparto, motivo, contratto, CCNL e fascia, servizi a pagamento, Richiesta di acquisto, agevolazioni e SIISL, tipo di ricerca, Ingresso, date e esito. Nessun candidato esce nell'export: le griglie non ci sono mai.
Lo Storico dell'intervistatore
Nicola ha agito, quindi conserva la pratica anche dopo i colloqui, ma legge solo ciò che gli spetta: i finalisti, le sue valutazioni, e uno Storico che comincia dai colloqui con «Passaggi precedenti: riservati». Gli stage e le azioni dopo i colloqui hanno nomi neutri: dallo Storico non si legge quanto è stato offerto.
Un collega non apre la pratica
Tullio non è nella pratica: 403. Non la trova con la ricerca, non la esporta e non scarica nessun CV, nemmeno conoscendone l'indirizzo.
L'amministratore senza ruoli vede solo la posizione
Anna apre la pratica, ma senza i ruoli del flusso legge solo le form libere: la posizione, l'annuncio, le date. Niente registro, finalisti, valutazioni né offerta; niente scheda né PDF. Scarica i file dall'archivio, come amministratore della struttura.
Cosa fa ciascuno
- Chi chiede (chiunque): descrive la posizione; corregge, reinvia o ritira; registra le candidature e crea i documenti dei candidati; sceglie finalisti e intervistatori con l'ufficio personale; propone l'offerta e registra la risposta del candidato.
- Direzione: approva con CCNL, livello e fascia, servizi a pagamento e agevolazioni; rimanda o respinge; conferma un'offerta fuori dalla fascia. Osserva tutte le pratiche; apre l'archivio «CV dei candidati».
- Ufficio personale: registra Richiesta di acquisto e SIISL; pubblica l'annuncio o avvia senza annuncio; tiene il registro e i documenti; passa ai colloqui; invia l'offerta e registra la risposta; risponde ai candidati; chiude con il numero di Ingresso e i mesi di conservazione; sospende e annulla; elimina i CV dall'archivio e lo registra; corregge il numero di Ingresso in archivio.
- Intervistatori (fino a tre, per email): vedono i finalisti e registrano le proprie valutazioni, ciascuno le sue.
- Amministratore: importa, assegna i ruoli, apre l'archivio «CV dei candidati»; senza i ruoli del flusso legge solo la posizione.
Che cosa il flusso non fa
- Non pubblica annunci, non riceve candidature, non fissa colloqui e non scrive ai candidati: le candidature gestite su un portale restano sul portale, con una riga di riepilogo.
- Non controlla il testo dell'annuncio né confronta l'offerta con la fascia: le conferme le dà chi pubblica, l'offerta fuori dalla fascia la dichiara chi propone.
- Non calcola la quota di riserva L. 68/1999, l'organico né la durata della selezione: la quota la dice il consulente, il flusso registra la risposta e il canale «Collocamento mirato».
- Non elimina i CV da solo: alla scadenza avvisa, l'ufficio personale elimina nell'archivio e lo registra. I backup seguono i loro tempi; la pratica non si cancella, restano codici, stati e giudizi non riconducibili a una persona.
- Non collega le pratiche fra loro: i numeri di Richiesta di acquisto, Ingresso nuovo assunto, Cessazione del rapporto e della posizione precedente si copiano a mano.
- Non valuta uno strumento di selezione con IA (DPIA, informative, formazione) e non gestisce le richieste di accesso o cancellazione dei candidati: registra se l'IA è usata e permette l'eliminazione anticipata del documento.
- Non segue tirocini né candidature spontanee non legate a una posizione aperta; una posizione chiusa non si riapre: se ne apre una nuova con «Riapre la posizione n.».
Prima di adottare
I ruoli. Servono utenti in ufficio personale e in direzione: senza, le richieste restano senza destinatari. Chi chiede e gli intervistatori non sono ruoli. I due ruoli sono anche i ruoli della struttura «CV dei candidati»: l'import li assegna alla struttura, e sono loro, con l'amministratore, ad aprire l'archivio, cercare, scaricare ed eliminare i documenti. Chi non ha il ruolo scarica dalla pratica solo i file richiamati in una griglia che legge. Chi è amministratore dell'azienda può aprire l'archivio «CV dei candidati» e scaricare ogni CV, anche senza i ruoli del flusso: sceglilo di conseguenza. Se l'amministratore è un fornitore esterno, il rapporto passa da Richiesta di acquisto con l'accordo art. 28.
L'informativa per i candidati (artt. 13-14 GDPR). Un modello, da far rivedere al consulente privacy, da pubblicare sul sito e da richiamare nell'annuncio: «Immobiliare Belvedere tratta i dati che ci invii (curriculum, contatti) per valutare la tua candidatura alla posizione indicata, in base al tuo interesse legittimo a candidarti e al nostro a selezionare il personale. Non chiediamo né trattiamo la tua retribuzione attuale o passata, dati sulla salute, sulla famiglia, sulle opinioni o sull'appartenenza sindacale: non inviarceli. Conserviamo il curriculum e le valutazioni per [6/12/24] mesi dalla chiusura della selezione, poi li eliminiamo; con il tuo consenso lo conserviamo fino alla data che indichi, per selezioni future. Puoi chiedere accesso, rettifica e cancellazione scrivendo a privacy@…; il titolare è … .» I mesi scritti qui sono quelli da scegliere alla chiusura di ogni posizione.
La risposta ai non selezionati. Non è un obbligo, ma il flusso la ricorda e la registra. Un modello, da adattare: «Gentile …, la ringraziamo per aver partecipato alla selezione per la posizione di … . Abbiamo scelto un altro profilo più vicino ai requisiti indicati nell'annuncio. Conserveremo il suo curriculum per [n] mesi come indicato nell'informativa, salvo sua richiesta di cancellazione; se desidera essere considerato per selezioni future ce lo comunichi. Cordiali saluti, Ufficio personale.» Non scrivere giudizi sulla persona né il nome di chi è stato scelto.
La conservazione e i backup. Alla chiusura si scelgono 6, 12 o 24 mesi, uguali all'informativa (la guida suggerisce 12); alla scadenza arriva l'avviso e l'ufficio personale elimina i documenti nell'archivio, tranne l'assunto e chi ha acconsentito. Il documento eliminato resta nei backup per i loro tempi, e la pratica conserva codici, stati e valutazioni: dillo nell'informativa. Un ripristino da backup rilegge il registro delle eliminazioni e rielimina ciò che era già stato eliminato.
I limiti dichiarati. Chi è amministratore dell'azienda apre l'archivio «CV dei candidati» e scarica ogni CV anche senza i ruoli del flusso. Il flusso è registro e regia: non pubblica, non riceve, non scrive ai candidati; non controlla l'annuncio né confronta l'offerta con la fascia; non calcola la quota L. 68 né l'organico. Un cambio di intervistatori rimanda l'email di COLLOQUI a tutti; chi non ha agito perde la pratica dopo i colloqui; una data di controllo della risposta già passata produce subito l'avviso; l'ufficio personale può cambiare la risposta sulle agevolazioni, i servizi a pagamento li decide solo la direzione; le email degli intervistatori e le date sono visibili a chi ha la pratica; note, motivi e proposte mostrano l'ultimo invio; sotto i 760 px di finestra le griglie mostrano una scheda per riga.
Le decisioni del titolare su cui il flusso è costruito, da far rivedere ai consulenti: la fascia va sempre nell'annuncio o per iscritto prima del primo colloquio; nessun campo per la retribuzione passata né per le aspettative prima dell'offerta; un'offerta fuori dalla fascia solo con la conferma della direzione e una motivazione oggettiva; conservazione per posizione di 6, 12 o 24 mesi uguali all'informativa; la quota L. 68 la decide il consulente; la scelta finale è sempre un'azione di una persona anche con un software di selezione.
Per usarlo nella tua azienda
Come adottarlo
Sette passi, da Amministrazione e dallo Store, fatti da chi amministra l'azienda. Se hai già adottato Ingresso nuovo assunto, Richiesta di acquisto, Ferie e permessi o Nota spese mensile, i ruoli ufficio personale e direzione e le anagrafiche Reparti e Dipendenti ci sono già e l'import li riusa; la struttura documentale CV dei candidati è nuova e nasce con i due ruoli già assegnati.
- Importa il flusso dallo Store
- Assegna i ruoli
- Aggiungi le voci di Reparti e Dipendenti
- Controlla la struttura «CV dei candidati»
- Pubblica il flusso
- Pubblica l'informativa e prepara la lettera di risposta
- Parti
Importa il flusso dallo Store
Sulla scheda premi Importa. Il piano mostra due anagrafiche — Reparti (la fonte del campo Reparto; il flusso la riusa se c'è) e Dipendenti (la chiede la Relazione «preposto» di Reparti: il flusso non la legge, nasce vuota se non c'è) —, la struttura documentale CV dei candidati «con i ruoli: ufficio personale, direzione» e il campo codice che dà il nome ai file, e i due ruoli ufficio personale e direzione. Con Crea ciò che manca e importa il flusso arriva come bozza. Se la struttura esistesse già, l'import non ne cambierebbe i ruoli: il piano lo dice e li assegni dalla pagina della struttura.
Assegna i ruoli
Metti almeno un utente in ufficio personale (chi prepara la ricerca, tiene il registro, invia l'offerta ed elimina i CV) e in direzione (chi approva e conferma). Chi chiede e gli intervistatori non sono ruoli: li dicono la pratica e le email scritte ai colloqui. Gli stessi due ruoli aprono l'archivio CV dei candidati.
Aggiungi le voci di Reparti e Dipendenti
Reparti arriva senza voci: scrivi i tuoi, sono il menu del campo Reparto della richiesta. Dipendenti nasce vuota se non l'avevi: questo flusso non la legge (gli intervistatori si scrivono per email), serve ai flussi che la usano e al campo «Preposto dell'area» di Reparti; se ce l'hai già resta com'è.
Controlla la struttura «CV dei candidati»
In Documenti apri CV dei candidati: nella sezione Riservatezza l'import ha spuntato ufficio personale e direzione e ha scelto il campo codice come nome dei file. Sono loro, con l'amministratore, ad aprire l'archivio ed eliminare i documenti; un file caricato da una pratica prende il nome del codice. Non cambiare i campi della struttura: li usano la griglia delle candidature e la finestra «Nuovo candidato».
Pubblica il flusso
Apri la bozza nel designer e premi Salva e pubblica. Se un ruolo non ha ancora utenti, la pubblicazione lo segnala: assegnali prima.
Pubblica l'informativa e prepara la lettera di risposta
Prima della prima ricerca metti sul sito l'informativa per i candidati (modello in «Prima di adottare») con gli stessi mesi di conservazione che sceglierai alla chiusura, e tieni pronta la lettera di risposta ai non selezionati. Fai rivedere entrambe al consulente privacy e al legale.
Parti
Chiunque trova Apertura posizione e selezione fra le pratiche che può avviare. La prima richiesta arriva alla direzione.
Da sapere
- Codici, non nomi. Il codice è il numero della pratica più C01, C02…; il nome sta solo nel documento. Se un candidato chiede la cancellazione, lo stato diventa «Dati eliminati su richiesta» e il documento si elimina nell'archivio: nella pratica resta «Documento eliminato il …».
- L'amministratore e i CV. Chi è amministratore dell'azienda può aprire l'archivio «CV dei candidati» e scaricare ogni CV, anche senza i ruoli del flusso: sceglilo di conseguenza. Se l'amministratore è un fornitore esterno, il rapporto passa da Richiesta di acquisto con l'accordo art. 28.
- Chi richiama un documento. Chi lo ha creato lo sceglie sempre; un documento creato da un altro lo sceglie l'ufficio personale (o la direzione), che vede tutto l'archivio. Il richiedente sceglie fra i documenti della propria pratica e i suoi.
- I cancelli costano un numero. Servizi a pagamento: la ricerca parte con il numero della Richiesta di acquisto. Agevolazioni: con «Sì» serve l'id SIISL prima della ricerca e prima dell'accettazione; con «da valutare» la ricerca parte, l'accettazione no finché l'ufficio personale non decide. Assunzione: la chiusura vuole il numero di Ingresso.
- Tempi. Sollecito alla direzione ogni 3 giorni lavorativi in approvazione e ogni 2 sulla conferma; all'ufficio personale ogni 5 in preparazione, risposte ed eliminazione, ogni 2 sull'invio dell'offerta; una richiesta rimandata si ritira da sola dopo 20 giorni lavorativi; l'avviso della risposta ogni 3 giorni lavorativi dal controllo. Gli avvisi a data scattano alle 8 del giorno, al primo giro del cron (ogni 15 minuti più la coda delle email).
- Date e importi. La fascia si scrive come 1600 o 1.600,00; esce con il punto e due decimali nelle email, nella scheda e nell'API, con la virgola nel CSV. Le date dei controlli e delle riprese si scrivono nel calendario; una data già passata fa scattare subito l'avviso.
- Sotto i 760 px di finestra le griglie (candidature, finalisti, valutazioni) mostrano una scheda per riga.
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